Стоимость бумажного делопроизводства выросла в 1,5 раза: вместо 6 рублей за каждый лист напечатанного документа, компании тратят 9. К такому выводу приводит исследование компания HRlink.
В компании сложили все расходы на бумажный документооборот — покупка бумаги, печать, доставка. И сравнили с расходами на поддержку электронной документации — безбумажная система оказалась дешевле бумажной в 3 раза.
В Оренбургской области давно внедряется электронный документооборот. Еще в ноябре 2020 года Минцифра Оренбургской области выпустила приказ о внедрении электронного документооборота.
Администрация Илекского района одна из первых в регионе перешла на электронный документооборот и поделилась опытом: как происходит переход от кип бумаги до аккаунтов в системе, для чего он нужен и как это повлияет на жизнь граждан.
Зачем переходить на электронный документооборот
АСЭД — это автоматизированная система электронного документооборота. Она внедрена в федеральных и региональных органах власти. С ее помощью все входящие и исходящие документы регистрируются и хранятся в единой базе.
Раньше создавались десятки бумажных версий документа, которые «жили своей жизнью»: в одном отделе внесли правки, а в другом о них узнают через неделю.
При бумажном документообороте на согласование и обработку уходили часы или даже дни, документы терялись, а копии множились, расходуя бумагу пачками.
АСЭД позволяет оставить один файл, который хранится в системе. Все исполнители имеют к нему доступ и могут вносить правки в реальном времени — все изменения автоматически подгружаются у коллег. Работа ускоряется, расходы снижаются.
Все документы в электронной системе обладают полной юридической силой, поэтому здесь можно настраивать режимы доступа: определять, какие сотрудники могут видеть, редактировать и удалять отдельные файлы. Это особенно удобно при работе с документами, содержащими персональные данные — никто, кроме ответственных лиц, не сможет узнать лишнюю информацию даже случайно.
С АСЭД документооборот организации становится «прозрачным»: в любой момент руководство может узнать, в каком состоянии находится определенный документ, какой сотрудник за него отвечает, кто вносил правки и когда документ был зарегистрирован.
Как прошло внедрение системы
До выхода приказа администрация Илекского района частично использовала электронный документооборот. Централизованного обучения на тот момент не было, поэтому далеко не все сотрудники администрации знали, как пользоваться системой. В результате лишь малая часть документооборота проходила в электронной форме, большинство документов хранилось в бумажном виде.
Чтобы внедрить новую версию АСЭД и подключить к системе всех работников, администрация провела масштабную работу.
Все рабочие места были проверены на соответствие требованиям АСЭД. За две недели все недоработки были устранены, и настроен доступ к системе на всех автоматизированных рабочих местах.
Вся активная документация была оцифрована и перенесена в электронную базу. Остальные документы отправились в архив.
Сотрудники администрации прошли дистанционное обучение по программам «Делопроизводство» и «Обращения граждан» на портале WebTutor: изучили и закрепили на практике особенности и алгоритмы работы с документами в системе.
Минцифра Оренбургской области также помогла с освоением АСЭД: предоставила инструкции по работе в системе и проводила постоянное консультирование.
За несколько месяцев все сотрудники научились использовать систему, весь цикл работы с документами от регистрации до подписания был перенесен в систему. Администрация Илекского района успешно презентовала результаты Минцифре Оренбургской области.
Эффект от внедрения — мнение главы района
После нескольких месяцев активного использования АСЭД глава администрации района отметил сокращение времени на коллективную работу и поиск нужной информации. Оказалось, что многие документы можно согласовывать удаленно, а найти файл в базе проще, чем сходить за ним в соседний кабинет.
Сроки исполнения входящей документации и обращений граждан теперь нарушаются реже. Система электронного документооборота автоматически контролирует исполнение документов и отображает контрольные сроки для каждого исполнителя.
Уменьшился риск потери информации при межведомственном взаимодействии. Теперь можно моментально найти документ, зная минимальную информацию: название или дату подписания.
Также сократились затраты на расходные материалы, связанные с бумажным документооборотом.