Как только мы появляемся на свет, мы сразу начинаем обрастать документами. И хоть у нас и идет эпоха цифровизации, бумажная документация по прежнему важна.
Вопрос хранения бумажных документов, затрагивал хоть раз каждого человека. Ведь когда тратишь уйму времени на поиск того или иного документа, теряется драгоценное время. И это время может сыграть злую шутку, во время форс-мажора, когда необходимо срочно покинуть жилое помещение (наводнение, пожар или другая неприятная ситуация). Утеря или порча документов оборачивается длительным процессом восстановления, неоднократным посещений разных инстанций, и на это можно потратить недели, а то и месяцы. А так же кучу времени, нервов и средств.
Давайте разбираться в документах, и наводить порядок вместе.
Для начала предлагаю достать все документы, и разложить их так, чтобы было видно к какому виду документов они относятся (например: чеки к чекам, договора к договорам, свидетельства к свидетельствам и т.д.).
Затем начинаем просматривать КАЖДУЮ бумажку, ведь на самой неказистой может оказаться важный документ.
Сроки давности бумаг могут варьироваться от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл просмотреть и срок действия документа и определить его дальнейшее месторасположение.
Подготовим мусорный мешок, ненужные документы будем выбрасывать, а нужные снова отсортируем по стопочкам.
1) Документы на машину, недвижимость, банковские счета (пока вы являетесь их владельцем).
2) Нотариально заверенные бумаги (договора, доверенности, завещания и т.д.)
3) Документы касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и пенсии
4) Свидетельства: СНИЛС, о рождении, браке, разводе, смерти и т.п.
5) Документы касающиеся здоровья (справки, снимки, заключения врачей), квитанции об оплате из частных клиник, так как для страховых выплат их сберегают в течении 2 лет.
6) Займы, расписки и т.п. если таковые имеются.
7) Квитанции и чеки.
Чеки есть смысл хранить, пока действует гарантия указанная в гарантийном талоне, как правило этот срок не превышает 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг - если Вы их храните, то срок хранения таких квитанций составляет порядка 3 лет, после чего их уже можно утилизировать.
Хранение документов.
После того как Вы разобрали все свои документы по стопочкам, выбросили все ненужное, самое время определится со способом хранения.
Есть несколько способов, выбирайте тот, который Вам подходит. Определитесь будете вы хранить документы семьи вместе, или каждый выберет свой способ хранения.
Давайте рассмотрим примеры хранения документов.
1) ПО ПАПКАМ: Разложить все по отдельным папкам (Каждая папка должна быть ясно подписана, и на ней должны быть указаны четкие сведения, что в ней хранится)
2) ИСПОЛЬЗУЯ ЯЩИКИ, КОРЗИНЫ, КОРОБКИ (на них так же должно быть четко отображено что внутри)
3) ПОРТФЕЛЬ ИЛИ СПЕЦИАЛЬНАЯ СУМКА ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ СО ВКЛАДЫШАМИ (именно этот способ я предпочитаю использовать, при хранении документов таким образом, их проще всего перемещать при потребности или экстренном случае).
4) ОРГАНАЙЗЕР
5) СЕЙФ
6) НАСТОЛЬНЫЕ МИНИ КОМОДЫ
7) В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ (но не стоит забывать, что многие документы требуются ТОЛЬКО в оригинале.
Помните: вся семья (кроме маленьких детей) должна знать где хранятся документы. И иметь к ним доступ.
Удачи в разборе)