"Если ты не умеешь использовать минуту, ты зря проведешь и час, и день, и всю жизнь"
© Александр Исаевич Солженицын
Тайм-менеджмент — это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями.
Построение собственной системы тайм-менеджмента (ТМ).
Шаг 1. Отдых
Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Владимир Маяковский выразил принцип максимального переключения в простом лозунге: «Товарищ, запомни правило простое: работаешь сидя — отдыхай стоя!»
Шаг 2. Мотивация
Метод «якоря».
Этот метод помогает переключиться с отдыха на работу и не тратить время на раскачку. «Якорь» это любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, движение, ритуал), связанная для нас с определенным эмоциональным состоянием, которое настраивает на работу.
«Метод швейцарского сыра»
Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки — наиболее простые, приятные и т.д.
Таблица регулярных дел.
Слева выпишите все ваши ежедневные дела. Справа вы ежедневно отмечаете их выполнение или невыполнение.
Шаг 3. Цели
Попробуйте представить себе один день из вашей жизни через 3–5 лет.
Следующим шагом попробуйте определить ваши базовые ценности, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели.
Следующий шаг — формулирование личной миссии.
Цели — это то, что мы берем от жизни, завоевываем, получаем.
Миссия — то, что мы отдаем, приносим в этот мир.
Шаг 4. Рабочий день
Непреложная истина тайм-менеджмента: план дня должен быть. План — это способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
«жесткие» — привязанные к конкретному моменту времени;
«гибкие» задачи — не привязанные к жесткому времени;
«бюджетируемые» задачи — крупные приоритетные задачи, не имеющие жесткого срока исполнения, но требующие большого ресурса времени.
Шаг 5. Планирование Для того, чтобы держать задачи под контролем, нужны всего три основных раздела в вашей системе планирования.
- День: задачи на сегодня — план дня в ежедневнике.
- Неделя: среднесрочные задачи — выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.
- Год: долгосрочные задачи — все прочие.
Шаг 6. Приоритеты
Определив сравнительную приоритетность долгосрочных целей, проанализируйте ваш ежедневник и определите, сколько примерно процентов времени в вашем еженедельном бюджете вы выделяете на каждую из этих целей. Часто оказывается, что расходы времени на разные цели совершенно не совпадают с их приоритетностью: наиболее значимому достается меньше всего времени.
Шаг 7. Информация
Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения. Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения.
- Обеспечьте себе возможность возвращаться к нужной мысли.
- Применяйте сразу. Внедряйте в практику, прочитанное.
- Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны.
Шаг 8. Поглотители
Хронометраж, учет и анализ расходов времени — инструменты для борьбы с поглотителями. Используйте блокнот либо специальные приложения по учету времени. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. — общественный транспорт или автомобиль.
Шаг 9. «ТМ-бацилла»
Как «заразить» ваших подчиненных «ТМ-бациллой»?
Первое — покажите личный пример.
Второе — создайте мотивацию на применение ТМ-техник. Третье — двигайтесь маленькими шагами, но ритмично. Предлагайте подчиненным новые техники регулярно.
Шаг 10. ТМ-манифест
В основе идеологии тайм-менеджмента лежат простые факты и аксиомы.
Жизнь дана человеку один раз.
Время — это материал, из которого «сделана жизнь».
Время и поступки человека в нем — необратимы.
Кратко я бы выразил ТМ-идеологию следующим образом: «Вдумчиво и осмысленно использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами».