Перед началом регистрации потребностей ДЗО (дочернее и зависимое общество), необходимо выполнить настройки, который в дальнейшем будут влиять на форму документа "Операционный план". Стоит отметить, что механизм настройки планирования и лимитирования одинаков не только для бюджета закупок, но и для бюджета движения денежных средств (БДДС) и бюджета доходов и расходов (БДР).
Важно выполнить настройку до начала использования функций программы. Если потребуется изменить настройки уже после создания операционных планов, то часть настроек будет не доступна, т.к. влияет на структуру документов.
Форма настроек расположена в подсистеме «Планирование и контроль» и доступна по ссылке «Параметры планирования и лимитирования» (см. Рисунок 1).
Форма настроек содержит (см. Рисунок 2):
- Командную панель для вызова настроек (1).
- Табличную часть с видами бюджетов (2).
- переключатель "Использовать заявки на корректировку лимитов" (3).
Командная панель состоит их 4-х разделов, а именно:
- Параметры плана.
- Структура плана.
- Варианты настроек.
- Параметры лимитирования.
Раздел "Параметры плана" содержит параметры (см. Рисунок 3):
- "Вид бюджета" - устанавливается по умолчанию тем значением, которое указано в табличной части с видами бюджетов на форме настроек (1).
- переключатель "Использовать" - с помощью которого включается или отключается планирование (2).
- "Периодичность планирования" - указывается периодичность планирования. Для выбора доступны предопределённые значения из выпадающего списка (3).
Раздел «Структура плана» содержит перечень аналитик планирования, которые задают структуру плана. Перечень аналитик фиксирован и отличается в зависимости от выбранного вида бюджета. Пользователь управляет полнотой использования аналитик и обязательностью заполнения аналитики (см. Рисунок 4).
Для настройки элемента структуры плана, необходимо спозиционироваться на нужном элементе и двойным кликом левой кнопки мыши открыть настройку элемента (см. Рисунок 5).
На форме настройки доступны следующие настройки:
- "Вид бюджета" - устанавливается по умолчанию тем значением, которое указано в табличной части с видами бюджетов на форме настроек.
- "Аналитика" - элемент структуры, к которому будут применены настройки.
- "Обязательно" - переключатель, с помощью которого включается или выключается обязательность использования аналитики в документе "Операционный план".
- "Возможно" - переключатель, с которым пользователь не взаимодействует. Состояние переключателя информирует о том, возможно ли лимитирование в разрезе указанной аналитики. Дополнительно можно ориентироваться на справочник "Аналитики оперативного планирования", в котором перечислены все аналитики и в т.ч. указан признак возможности лимитирования. Справочник доступен через функции технического специалиста.
- "Включено" - переключатель, с помощью которого пользователь включает или выключает лимитирование в разрезе указанной аналитики. Переключатель можно включить в том случае, если лимитирование по указанной аналитике возможно (см. описание настройки "Возможно").
Выбранные аналитики отображаются на форме документа «Оперативный план» и участвуют при планировании, лимитировании и в создании резервов.
В разрезе установленных (заданных) аналитик будет возможно фиксировать планы, лимиты и резервы, а также выполнять контроль использования и остатков лимитов.
Как и упомянал выше, устанавливать полноту использования аналитик необходимо до начала работы в системе. Если по виду бюджета будут зарегистрированы документы в системе, то скорректировать структуру будет возможно только при удалении объектов.
Раздел «Варианты настроек» содержит параметры, отвечающие за размещение и отображение аналитик в интерфейсе документа «Операционный план». Имеется возможность завести разные настройки под виды операций, что позволяет улучшить эргономику формы документа для пользователей.
При нажатии на кнопку «Варианты настроек» открывается список элементов справочника «Варианты настроек операционного плана» с отбором по выбранному виду бюджета. Элементы этого справочника определяют состав и порядок аналитик операционного плана, периодичность планирования и точность отображения данных (см Рисунок 6).
При включении переключателя «Не использовать» вариант настройки становится недоступен для выбора в документах «Операционный план». Недоступный вариант для выбора влияет только на документы, в которых он был выбран ранее (см. Рисунок 7).
Реквизит «Наименование» - служит для присваивания произвольного наименования варианту настроек.
Реквизит «Вид бюджета» позволяет выбрать один из предопределенных видов бюджета, на который будет распространяться устанавливаемый вариант настройки.
Реквизит «Использовать для» ограничивает виды операций документа «Операционный план», для которых применим данный вид настройки.
На закладке «Аналитики» размещен список всех аналитик, которые могут использоваться в операционном плане. Для каждой аналитики задаются следующие параметры:
- «Использование» (см. Рисунок 8) – определяется, где будет выводиться данная аналитика. Использование возможно указать не для всех аналитик, к примеру аналитика «Период» имеет уникальный вариант использования «В колонке» (1), т. к. колонки таблицы «Аналитики планирования» всегда содержат данные планирования по периодам.Доступны следующие варианты использования аналитики в документе:
- Значение «В шапке» (2) означает, что аналитика будет выводиться в шапке документа, соответственно, при планировании, для разных аналитик будет необходимо внести разные документы Оперативный план – отдельный для каждой аналитики;
- Значение «В строке» (3) означает, что аналитика будет выводиться в строке таблицы «Аналитики планирования», и в одном документе Оперативный план будет возможность (но не обязательно) вводить информацию по нескольким разным аналитикам;
- Значение «В расшифровке» (4) означает, что она будет отображаться во вспомогательной таблице, расшифровывающей строки таблицы Аналитики планирования.
- «Группа» – позволяет управлять размещением аналитик, указывая имя группы, в которую будет помещен соответствующей элемент формы. Группу можно назначить аналитикам, которые используются «В строке» или «В расшифровке».
Использование групп влияет только на визуальное оформление документа «Операционный план» (см. Рисунки 9 и 10).
- «Значение аналитики» – определяет значение аналитики по умолчанию. Т.е. в документы «Операционный план» по умолчанию будет подставляться указанное значение с возможностью изменения.
- Параметры «Обязательно» и «Возможно лимитирование» отображаются информационно и наследуются из ранее заданной структуры плана.
На закладке «Горизонт планирования» указывается длительность и периодичность планирования, осуществляемого при помощи документов «Операционный план». Закладка содержит следующие поля:
- «Вид горизонта» – определяет длительность периода планирования и способ управления периодом. Возможны следующие варианты:
- «Свободный» – границы периода задаются пользователем в операционном плане.
- «Фиксированный» – планирование осуществляется интервалами с фиксированным количеством периодов. Отсчет ведется от периода, указанного в варианте настройки в поле Первый период фиксированного горизонта. Например, если в варианте настройки указаны количество периодов, равное 3, периодичность планирования Месяц и первый период Январь 2020 г., то операционные планы с таким вариантом настройки можно вводить на периоды с января по март 2020 г., с апреля по июнь 2020 г. и т. д..
- «Скользящий» – планирование осуществляется на фиксированное количество периодов, однако, первый период может быть произвольным. если в варианте настройки указаны количество периодов, равное 3 и периодичность планирования Месяц, то операционные планы с таким вариантом настройки можно вводить на периоды с января по март 2020 г., с февраля по апрель 2020 г., с марта по май 2020 г. и т. д.
- «Периодичность» – периодичность планирования. Заполняется из параметров планирования, изменению не подлежит.
- «Количество периодов» (см. Рисунок 15)– задает длительность планирования документами Операционный план, выраженную в периодах, указанных в параметрах планирования. Применимо только для видов горизонта Фиксированный и Скользящий.
- «Начиная с» – период, от которого осуществляется отсчет интервалов, если выбран вид горизонта «Фиксированный».
На закладке «Ресурсы» определяется формат ввода и вывода плановых значений. Отдельно настраиваются данные для суммовых и для количественных значений. Реквизиты «Вводить в» и «Выводить в» управляют масштабом отображения значений (Единицы, Тысячи, Миллионы) при вводе и отображении данных соответственно, реквизит «Сумма» после запятой определяет число выводимых разрядов после запятой.
Раздел «Параметры лимитирования» содержит периодические настройки, которые задаются на год (см. Рисунок 11). Форма содержит следующие реквизиты:
- «Вид бюджета» - устанавливается по умолчанию тем значением, которое указано в табличной части с видами бюджетов на форме настроек.
- «Действует с» - дата, с начала которой действуют настройки. Всегда устанавливается на начало календарного года
- «Периодичность» - периодичность лимитирования должна быть крупнее периодичности планирования или совпадать с периодичностью планирования.
- «Количество периодов» - количество периодов лимитирования по факту разбивает год на более мелкие периоды. В году 12 месяцев, 4 квартала, 2 полугодия. Цифру нужно выставлять кратную периоду.
- «Валюта» - валюта лимитирования определяет валюту, в которой лимиты устанавливаются и контролируются
- «Действие, при превышении лимита» - Возможно запретить работу с документами при превышении, информировать при превышении или не использовать контроль.
- «Действие, при превышении резерва» - Возможно запретить работу с документами при превышении, информировать при превышении или не использовать контроль.
Дополнительно стоит отметь то, что реквизит «Валюта» может принимать значения:
- "В валюте управленческого учета" - валюта управленческого учета задается в общих настройках системы. Это валюта, в которой проводится анализ деятельности всей компании, к которой приводятся все операции. По умолчанию для России это рубли. Но может отличаться, если анализ финансовой деятельности компании выполняется в другой валюте (доллары, евро, и т.д.);
- "В функциональной валюте ЦФО"- валюта задается в форме элемента конкретной организации (юридического лица). В рамках холдинговой структуру одна или несколько компаний могут вести учет в валюте другой страны. Соответственно, удобнее работать и контролировать лимиты в родной валюте. При вводе данных в любой другой валюте, данные пересчитываются в функциональную валюту по курсу на день операции. Аналогичный пересчет выполняется при контроле лимитов. Важно понимать, что если валюты операции и функциональной валюты отличаются от управленческой валюты, то пересчет выполняется сначала в валюту управленческого учета по курсу, а потом в функциональную валюту.
- "В валюте операции" - валюта записывается и контролируется в валюте операции. В этом варианте никаких пересчетов в другие валюты не выполняется. Например, у нас есть договор с поставщиком нерезидентом РФ. Все платежи данному поставщику у нас проходят в валюте поставщика. Составляем план платежей в валюте поставщика. При подготовке платежей поставщику будет выполнен контроль лимитов в валюте поставщика. То есть не важно какой курс на дату операции, лимит проверяется по валюте операции.
Переключатель «Использовать заявку на корректировку» расположен в нижней части формы настроек.
Отвечает за использование заявок на корректировку которые регистрируют намерение пользователя (инициатора платежа / держателя бюджета) запросить изменение лимита в силу изменившихся внешних или внутренних условий.
