Процесс обработка заказов с помощью специальных систем учета можно описать посредством проведения алгоритма последовательных действий.
Создание сделки на сайте
Этот этап подразумевает наличие четких целей, за выполнение которых будет нести ответственность менеджер. Дополнительно менеджер уточняет детали заказа (характеристики товара, особенности доставки и оплаты). В зависимости от наличия оплаты и интереса клиента к предложению, заказ приобретает статус «Оплачен», «Не оплачен» или «Отменен».
Далее бизнес процесс подразумевает действие для каждой из представленных групп заказов.
Заказ был оплачен
В таком случае заказ поступает на обработку, где ответственный бухгалтер выполняет проверку поступления оплаты, выписывает платежный ордер и резервирует товар для его дальнейшей отгрузки.
Дальнейшее проведение заказа поручается кладовщику, который проверяет наличие товаров. Если все товары для сбора заказа есть в наличии, задача передается логисту, в сферу деятельности которого входит забор груза со склада и составление специальной накладной с последующей передачей посылки курьеру. Когда курьер получает посылку и становится ответственным за его сохранность, статус заказа меняется на «Груз сдан курьеру».
Заказ не оплачен
Если заказ будет оплачиваться наложенным платежом, алгоритм действий практически не отличается, однако составляется отдельный счет, который заказчику необходимо будет оплатить при получении.
Заказ отменен
Бизнес процесс по отмененным заказам полностью останавливается.
Отдельно следует описать алгоритм действий в случае, если заказанного товара не оказалось в наличии. Итак, если кладовщик подтверждает, что заказанного продукта пока нет в наличии, ставится ряд задач. Менеджер должен связаться с клиентом, уведомить его о ситуации и предложить замену. Если замена устраивает клиента, осуществляется изменение товарных позиций в заказе с его дальнейшей обработкой по обычному сценарию, в противном случае – заказ отменяется.
Бизнес процессы периодически останавливаются при передаче заказа тем или иным должностным лицам, но удобная система учета позволяет уменьшить срок отгрузки и оптимизировать работу всей команды.
