Закон о персональных данных является одним из самых суровых для работодателей. Так как некоторые нарушения могут вызвать наложение штрафа в несколько миллионов рублей.
К защите информации в нашей стране сейчас установлено повышенное внимание. На практике многие организации хранят в делах своих работников , в т. ч. уволенных, копии их личных документов: паспорт, диплом, ИНН, СНИЛС и т. д.
Мнение Роструда по данному факту
Хранить документы в деле работника можно, но только с письменного согласия самого работника.
То есть копию паспорта, трудовой книжки и т. д. можно держать в шкафу, если человек не против. Позиция ведомства с тех пор не менялась.
Но с учетом практики все таки не стоит хранить такие документы а личных делах, встает вопрос почему?
1. письма Роструда не являются правовыми актами, они носят только рекомендательный характер
2. Роскомнадзор заявляет, что хранение избыточной информации это всегда риск.
Что говорит законодательство
Обработка информации может проводиться только для того, чтобы обеспечить соблюдение законов и иных нормативных актов, содействовать в трудоустройстве, получении образовании и по ряду других причин. Их перечисляет ст. 86 Трудового кодекса
Также содержание и объем данных должны соответствовать целям обработки, о чем говорится в ст. 5 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных"
Не должно быть избыточных персональных данных по отношению к заявленным целям. Иначе говоря, закон ничего не говорит о требовании и возможности снимать копии документов, хранить их.
Какая цель может быть, например, свидетельства о рождении детей можно передать в бухгалтерскую службу. Такая информация нужна на законных основаниях — для определения налоговых вычетов работника.