В целом под электронным кадровым документооборотом (ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе.
ЭКДО касается документов, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме.
ЭКДО не распространяется на:
- трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ (распоряжение) об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Единые требования к составу и форматам электронных документов будут применяться с 01.03.2023.
Правила осуществления ЭКДО в соответствии вы также вправе распространить и на взаимодействие с дистанционными работниками.
Для ЭКДО потребуется информационная система, например:
- цифровая платформа "Работа в России";
- собственная информационная система.
Доступ к цифровой платформе "Работа в России" получают в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации.
Собственная информационная система должна обеспечивать подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений. Расходы на ее создание и (или) эксплуатацию несете вы.
Работник для взаимодействия с вами посредством электронного документооборота использует информационную систему, которую применяете вы.
Введение ЭКДО - право работодателя
Если решили использовать ЭКДО, примите локальный нормативный акт о введении электронного кадрового документооборота.
Кроме того, потребуется:
- утвердить порядок осуществления ЭКДО;
- уведомить каждого работника о переходе на взаимодействие с вами посредством электронного документооборота и его праве дать согласие на такое взаимодействие.
Для перехода работника на взаимодействие с вами посредством электронного документооборота нужно его письменное согласие, которое он может предоставить в любое время.
Чтобы упорядочить процесс перехода на #ЭКДО, рекомендуется назначить ответственного за этот переход.