При всем многообразии доступных для аренды помещений оказывается на деле не так просто найти площадку для проведения конференций в Москве. Сложность поиска решения обусловлена разнообразием поставленных задач, целей, материальными ресурсами, имеющимися у заказчиков мероприятий. Лофт The Great Hall Yakimanka в этом смысле – одно из лучших мест для проведения конференции и аренды помещения на любой срок. Стоит заметить, что вместимость трех залов, расположенных на двух уровнях, может достигать до 400 человек: все зависит от формата мероприятия.
Как выбирать зал для проведения конференций в Москве
Создать оптимальные условия для проведения делового и/или научно-практического мероприятия и сложно, и просто одновременно. Сложность заключается в необходимости создать перечень требований и мероприятий для организации семинаров и конференций. Если есть такой чек-лист, то дело значительно упрощается, и тогда ничего не стоит разделить сферы ответственности, определить логистику и составить смету.
Следующим пунктом за составлением чек-листа идет поиск конференц-зала в Москве и его аренда с учетом тех условий, которые перечислены в контрольном списке. При поиске следует исходить из:
- размеров помещения,
- удобства его местоположения,
- наличия удобных транспортных подъездов и автостоянок,
· возможности организовать пресс- или научно-техническую конференцию в определенных масштабах и с заданным уровнем комфорта с обязательными частями – официальные и неофициальные мероприятия.
Техническое оснащение для проведения конференций в Москве также важно, а потому стоит убедиться в том, что все звуковое, световое, транслирующее и видеооборудование есть на площадке. Если таковое отсутствует, то необходимо будет позаботиться о его аренде. Стоит предусмотреть возможность выделения и подготовки пространства для ведения видеозаписи мероприятия.
Не надо забывать и о естественном желании людей делать паузы и перерывы, в течение которых они могут перекусить, выпить воды, чаю, кофе, а потому организация кейтеринговых услуг – обязательный компонент подобных встреч.
Вместимость и удобство положения
Лофт «Якиманка» - одна из лучших площадок для проведения суточных конференций в Москве, потому что расположен в центре, рядом со станцией метро, имеет удобный подъезд и рядом автостоянку. При особых требованиях к рассадке комфортно и безопасно можно разместить от 50 человек. При проведении масштабных мероприятий параметры зала позволяют расставить кресла и оборудовать зону для докладов с вместимостью до 400 персон. При этом на втором уровне может быть организован бар с подачей холодных и горячих напитков, закусок.
Техническое оснащение
Поскольку эффективность организации мероприятий, в то числе конференций, зависит от технического оборудования, то следует позаботиться о наличии, настройке и проверке таких элементов, как:
- системы освещения. В данном случае реализована смарт-система освещения, которая легко настраивается на любой сценарий;
- устройств усиления звука – микрофоны, усилители, динамики;
- проекторов для демонстрации важных моментов доклада и иллюстрирования примеров;
- сети интернет, которая должна быть устойчивой и иметь возможность ведения онлайн-трансляции выступлений докладчиков;
- системы контроля микроклимата в помещениях.
Доверьте подбор, проверку и настройку профессионалам, чтобы быть уверенными в отличном качестве работы и отсутствии технических проблем во время проведения мероприятия.
Дополнительные услуги
Не забудьте, что участникам понадобятся такие услуги, как парковка, гардероб, санитарные помещения, услуги кейтеринга или бариста. Проверьте, есть ли в месте проведения в Москве международной или российского масштаба конференции подобные возможности. Лофт «Якиманка» обладает всеми необходимыми ресурсами и возможностями: просто оговорите с руководством тонкости организации и проведения конференций, составьте техническое задание и делегируйте часть полномочий в рамках сметы.