Все знают, что грамотное планирование помогает закрывать проекты в срок и не упускать важные задачи. Но только список дел для этого не работает.
Рассказываем, какие приемы планирования помогут вам быть еще эффективнее.
Не смотрите вниз
Распространенный феномен, с которым каждый сталкивается — прокрастинация. Она возникает из-за того, что в планере накопилось слишком много задач: они кажутся бесконечными, и человек просто не знает, за что взяться.
Но даже если в список дел становится страшно взглянуть, важно не останавливаться. Смиритесь с тем, что ваши возможности ограничены — но продолжайте работать с задачами, на которые хватает времени и сил.
Выполнять план частично всегда лучше, чем не сделать совсем ничего.
Формируйте приоритеты
Время, в отличие от количества задач, ограничено — качественный карьерный рост невозможен без навыка приоритизации.
Если времени не хватает, попробуйте начать с вопроса, действительно ли то или иное занятие требует ровно столько вовлеченности и ресурсов, сколько вы можете предложить? Возможно, удовлетворительный результат можно получить, заметно сокращая количество усилий?
Дополните список дел пометками, в которых будет информация о том, сколько усилий и времени требуется для выполнения той или иной задачи. Так вам будет легче сориентироваться, с чего начать и чем наполнить рабочий день.
Говорите «нет» и делегируйте
Если вы привели чек-лист в порядок, но времени на качественное выполнение задуманного все равно недостаточно, то, вероятно, предстоит сделать самый сложный шаг: исключить какую-то задачу или передать ее другому исполнителю.
Большинство молодых руководителей испытывает сложности с делегированием. Более того, они могут попадать в ловушку «обратного делегирования», неосознанно принимая от коллег задачи и ответственность.
Всегда проверяйте, не выполняете ли вы по инерции задачи, которыми занимались до повышения. Возможно, вы на самом деле являетесь в них ведущим экспертом — но новая должность предполагает новые полномочия и обязанности. Дайте себе расти. В том, в чем вы уже достаточно хороши, помогите расти другим.
Структурируйте и визуализируйте задачи
На смену стикерам и ежедневникам давно пришли виртуальные доски: удобный инструмент, который помогает формировать и отслеживать не только собственные задачи, но и работу команды.
В #битрикс24 планирование становится удобнее благодаря целому набору инструментов и функций:
- Персональную доску с задачами можно сформировать на странице «Мой план»: она поможет оптимизировать работу, контролировать сроки и не упустить ничего важного. При этом коллеги не увидят детализацию — в открытом доступе появится только название разделов, которые вы заводите (например, «Задачи от Семена», «Срочное» и так далее).
- Сложно представить работу без установленных сроков — сделать дедлайны наглядными помогает диаграмма Ганта. Это визуализация внутри календаря: благодаря диаграмме можно оценить время, оставшееся на выполнение работы, освежить все установленные сроки и заметить, сколько задач перешло в статус просроченных.
- #битрикс24 помогает не только ставить персональные задачи, но и следить за статусом команды и передавать работу коллегам. Добавить новое событие можно прямо в Календаре: администратор выбирает, кому из сотрудников предоставить доступ к созданию мероприятий, и после этого все могут самостоятельно приглашать коллег на общие события или сообщать о новых целях и планах.
#планирование #эффективность #бизнес #битрикс24