При принятии решений внутри организации важно
- Иметь возможность обсуждать и вносить правки в документ
- Видеть комментарии и замечания участников
- Сформировать итоговый лист согласования
Как организовать такое обсуждение в Б24?
Задачи — в процессе согласования создаётся задача, в которой происходит диалог между всеми участниками. Отличный вариант, его недостаток — у задачи нет результата и если обсуждение затягивается, то сложно найти окончательное решение от каждого участника. А значит, не получится сформировать лист согласований, который можно будет потом приложить к согласованному договору.
Задания — в бизнес-процессе участникам ставится задание Утвердить документ. Можно организовать голосование, ограничить время для принятия решения, все ответы приходят в структурированном виде. Недостаток этого способа: нет единой точки для коммуникации. Если у кого-то возникают вопросы по согласованию, их надо задавать за пределами задания бизнес-процесса. Хотя в интерфейсе под заданием выводится блок комментариев, но доступ к нему есть только у одного пользователя. Организовать в нём обсуждение не получится. Из комментариев к заданию Утверждение документов удобно формировать Лист согласований в формате pdf
Совместное редактирование документа
Чаще всего возникает вопрос, можно ли организовать многопользовательское редактирование одного документа. Все вносят правки в один файл и видно, кто и что добавил.
Технически так сделать можно, в облаке эта возможность есть по умолчанию, а в коробке зависит от того, с каким приложением у вас интеграция для работы с документами.
Однако сложность в том, что участники согласования часто высказывают пожелания к формулировкам или пишут, что необходимо учесть. Любая мелочь и неточность в договоре может привести к серьёзным и печальным последствиям. Поэтому все правки должны проходить верификацию юристом или другим компетентным сотрудником.
На самом деле запрос, происходит подмена проблематики и запрос на многопользовательское редактирование возникает из-за того, что при согласовании по почте каждый вносит правки в свою версию файла и это приводит к путанице, так как все читают разные версии документа (кто-то с правками предыдущих участников, кто-то без). А если возникают противоречащие или пересекающиеся по смыслу правки, то документ превращается в письмо Дяди Фёдора.
Алгоритм успешного согласования
- Файл должен быть доступен всем участникам, но без возможности его отредактировать. Все могут только прочитать.
- Сразу необходимо предусмотреть точку коммуникации, где участники смогут обсуждать документ — комментарии к задаче, к файлу, чат, живая лента. Зависит от организации и используемых инструментов.
- Итоговые решения по документу хранятся в едином месте и доступны всем участникам. Должно быть легко посмотреть, какие правки уже были предложены.
- За внесение правок в итоговый документ отвечает один сотрудник, обладающий соответствующей квалификацией.
- Версию после внесения правок необходимо ещё раз согласовать с участниками.
- Из комментариев к итоговой версии формируется лист согласования, который потом хранится внутри организации.
Если согласование происходит через пошаговый бизнес-процесс, то все могут написать свои правки в комментарии к задаче или заданию, а дальше ответственный сотрудник собирает их в итоговую версию.
Формирование листа согласования
Если вам нужен лист согласования с мнением каждого участника, то штатно есть только один вариант: использовать задание Утверждение документа, а в конце вывести все комментарии в лист согласования. К сожалению, придётся смириться с проблемами форматирования и потом вывести их в файл.
Для коробки мы дорабатывали два варианта:
- Модуль итоговые комментарии к задаче, когда участники могут отметить свой комментарий, как итоговое решение.
- Активити Утверждение документа с последующим запуском бизнес-процесса. После голосования каждого из участников будет запущен отдельный БП, в котором можно записать результат, отправить оповещение и т.д.
#битрикс24 #автоматизация бизнес-процессов #bitrix24