Автор: Фалкин Дмитрий Владимирович
Уже несколько лет я на вебинарах разбираю управление архивом, резервным копированием (РК) и ведение технических записей. В процессе обсуждения со слушателями я понимаю, что у многих эти процедуры переплетаются, а в результате не достигается цель каждой из них, не выполняются простые правила и создается впечатление нецелесообразности. Предлагаю список критичных отличий.
- Сроки
Архив для длительного хранения документов, а резервная копия живет как правило до следующей копии, которая перезаписывает предыдущую.
- Местонахождение
Документы, размещаемые в архиве, меняют свое местонахождение с рабочего места исполнителя в архив (оборудованное для этой задачи помещение/ часть помещения и пр.), а резервная копия представляет собой дубликат, как правило электронный.
- Условия хранения
В СМ должны быть прописаны условия хранения документов в архиве, к резервному копированию таких требований нет.
- Управление
С данными в архиве можно работать (запросить, изъять, вернуть), к резервной копии обращение будет только в случае утраты оригинала.
- Утверждение
Документы, хранимые в архиве в электронном виде, должны быть подписаны ЭЦП, таких требований к РК нет (для лабораторий некоторых типов).
- Адрес
Архив должен находиться по адресу, указанному в РАЛ, к резервному копированию таких требований нет (для лабораторий некоторых типов).
- Бумажный или электронный?
Архив может быть как в бумажном, так и в электронном виде. Осуществление резервного копирования в бумажном виде нецелесообразно, так как скан-копии не имеют юридической силы.
Коллеги, помните, что помимо требований критериев аккредитации и ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, есть еще требования клиентов, а также разумная необходимость обезопасить свой собственный труд. Об этом нужно помнить при написании процедур резервного копирования и архива. Также, очень важно понять цель, смысл каждого раздела своей СМ. Именно тогда будут понятны действия, которые необходимо описать и выполнять.
Курс: "Архив, резервное копирование, электронные журналы, технические записи в соответствии с ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, Приказами МЭР № 707 и № 34. Ошибки в ведении технических записей и оформлении протоколов" поможет Вам разобраться в этом и во многих других вопросах.
