В каждой стране свои законы и свои правила оформления и выдачи правовых документов. Чтобы договоры, справки, официальные акты одного государства были признаны и имели юридическую силу в другом, используется процедура легализации.
К примеру, для аккредитации зарубежного филиала в России документы иностранной компании нужно первоначально легализовать. То же самое необходимо будет сделать российской организации перед предоставлением своего устава, выписки из ЕГРЮЛ и иных документов в зарубежные органы для регистрации товарного знака.
Как правило, предприниматели сталкиваются с необходимостью легализации следующей документации:
· учредительные документы;
· разрешения и лицензии на осуществление какого-то вида деятельности;
· доверенности, которые позволяют представителям юрлица вести дела фирмы за границей;
· различные сертификаты на продукцию (ветеринарные, фитосанитарные, на происхождение товаров и др.);
· выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
· ИНН;
· контракты на осуществление производства или поставки продукции;
· выписки из банка;
· доверенности на распоряжение недвижимостью;
· доверенности на представление интересов в суде и др.
Суть и способы легализации документации
Суть процедуры легализации в том, что уполномоченный орган ставит на документе печать, подтверждающую подлинность и юридическую силу акта.
Если нужно легализовать документ иностранного государства для предоставления его в России, то нужно обращаться к российским консулам в соответствующий отдел российского посольства за рубежом, в генеральное консульство или в консульство.
Если нужно легализовать российский документ для предоставления в иностранное государство, то процедура и уполномоченный орган зависят от конкретной зарубежной страны и вида документа.
Среди способов легализации выделяют: проставление апостиля и консульскую легализацию. Последнюю осуществляют консулы России за рубежом и Консульский департамент МИД в РФ (находится в Москве).
Апостиль могут проставить представители МВД, Минобороны, Прокуратуры, органы архивного дела, ЗАГС, Минюст и др.
Справка. Для проставления апостиля на документах, которые необходимы для осуществления предпринимательской деятельности, нужно обращаться в органы Министерства юстиции РФ.
Апостиль
В 1961 году рядом государств было подписана Гаагская конвенция, которая упрощает международный оборот документов, в частности, их легализацию. Более 110 стран, среди которых есть и Россия, договорились, что для удостоверения подлинности документа достаточно проставить на нем специальную печать — апостиль.
Апостиль проставляется на оригинале акта или отдельном листе, который прикрепляется к документу. Обычно информация на нем представлена на официальном языке выдающего органа.
В российском апостиле содержатся:
· слово «APOSTILLE» и ссылка на Гаагскую конвенцию;
· страна выдачи;
· ФИО, должность лица, выдавшего апостиль;
· удостоверяющий орган;
· дата выдачи;
· номер;
· печать;
· подпись.
Консульская легализация
Этот способ легализации более сложный и бюрократизированный. Он применяется для удостоверения документов в отношениях между странами, не являющимися участницами Гаагской конвенции. К примеру, бизнесмену из России придется обратиться к консулу, если он будет вести дела с партнерами из Таиланда, Канады или решит выйти со своим товаром на рынок Сингапура, ОАЭ и ряда других стран.
Консульская легализация проходит в несколько этапов.
1. Сначала документы, выданные российским органом власти, заверяются в Министерстве юстиции РФ и в Министерстве иностранных дел РФ. Исключение: ОГРН, выписка из реестра юрлиц/индивидуальных предпринимателей и внешнеэкономические соглашения удостоверяются в торговой палате (ТПП).
Документ, выданный в иностранном государстве, заверяется в органах иностранных дел страны выдачи акта.
2. Затем документы заверяются в консульстве той страны, для которой выдан документ.
Например, если предприниматель хочет легализовать правовой документ, выданный органами Таиланда, то сначала он идет в МИД Таиланда, а затем к российскому консулу в Таиланде.
Важно! Перед тем, как подавать документы на легализацию, нужно подготовить их нотариальный перевод на официальный язык той страны, в которую он будет предоставляться.
Когда легализация не нужна?
С некоторыми странами у России есть отдельные соглашения, упрощающие международный документооборот между участниками путем отмены требования о легализации.
· В большинстве из таких договоров есть условие, которое придает зарубежным документам тот же правовой статус, что и внутренним актам РФ.
· В некоторых соглашениях документы приравниваются по юридической силе при условии предоставления их нотариального перевода.
Например, документация стран-участниц Минской конвенции принимается в Беларуси, России, Киргизии, Узбекистане и др. без какого-либо специального удостоверения.
Также у России есть подобные договоры, упрощающие легализацию, с Албанией, Алжиром, Болгарией, Индией, Венгрией и др. странами.
Общие требования к документам при легализации
Вне зависимости от того, какой способ легализации используется в конкретном случае, не получится легализовать акты, которые:
· ламинированы;
· являются ветхими;
· повреждены;
· содержат исправления;
· содержат нечитабельный текст или штампы/печати;
· истекли по сроку действия.
#легализация бизнеса #легализация доходов #бизнес и финансы #налоговая инспекция #налоговая оптимизация