С 1 марта 2022 года обновили форму транспортной накладной и у большинства бухгалтеров возник вопрос:
Как же правильно заполнить новую форму транспортной накладной?
Обычно накладную выписывает грузоотправитель, но в ее оформлении участвуют также перевозчик и грузополучатель. Каждому транспортному средству, перевозящему груз, должна соответствовать своя отдельная накладная.
Для начала приведем образец заполнения новой транспортной накладной.
Корректировки касаются, например, раздела о стоимости. Он необходим, если транспортную накладную используют как первичку.
В нем указывают: стоимость перевозки без налога, налоговую ставку, сумму НДС, предъявляемого покупателю, стоимость перевозки с налогом.
В старой версии формы нужно было указывать только стоимость услуги в рублях и детализировать размер провозной платы, расходы на платные дороги, погрузо-разгрузочные работы, перевозку опасных грузов и т.п. В новой форме такой детализации нет.
Если транспортную накладную используют как бумажную первичку, то нужно составлять четвертый экземпляр накладной (для грузоотправителя).
Общие правила заполнения транспортной накладной
Общих правил, которых должны придерживаться все лица, заполняющие накладную, немного.
Все разделы транспортной накладной нужно заполнять обязательно, за исключением случаев, когда раздел имеет отметку "(при необходимости)" или "(при наличии)". Что касается накладной, составленной на бумаге, то правило такое: если нет информации или основания для заполнения отдельных строк (граф) накладной, в них могут быть поставлены прочерки.
Заверять транспортную накладную печатью не надо. Это не предусмотрено ее формой.
Отсутствие печати в транспортной накладной налоговых рисков не влечет. Но и наличие печати ошибкой не будет.
Накладную подписывают грузоотправитель (лицо, осуществляющее погрузку), грузополучатель (уполномоченное им лицо) и перевозчик (водитель). Водитель не может действовать от имени двух сторон договора перевозки. Если формируется электронный документ, то необходимо подписать его усиленными квалифицированными электронными подписями.
В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении бумажной транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим путем:
- ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
- вносят корректную запись;
- делают оговорку "исправлено" и указывают дату исправления;
- заверяют исправления подписями составивших накладную лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).
Что касается электронной транспортной накладной, то исправления в ее разделы вносят в соответствии с установленным Правительством РФ порядком, предусмотренным ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта.
Изменение условий перевозки груза, произошедшее в пути, в том числе переадресовка груза, не является ошибкой. Такие изменения может внести перевозчик в разд. 9.
Как грузоотправителю заполнять транспортную накладную
Грузоотправитель заполняет разд. 1 - 5, разд. 8, разд. 11 и разд. 12. Также можно заполнить разд. 6.
Транспортную накладную оформляют в следующем порядке.
- В ячейках "Дата" и "N" (относящихся к транспортной накладной) - дату и номер накладной;
- В ячейке "Экземпляр N" - номер экземпляра накладной;
- В ячейках "Дата" и "N" (относящихся к заказу (заявке) - дату и номер заказа (заявки).
В разд. 1 "Грузоотправитель" транспортной накладной укажите:
- фамилию, имя, отчество (при наличии), ИНН и номер телефона физлица-грузоотправителя;
- полное наименование, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона организации-грузоотправителя.
Если кроме договора перевозки присутствует также договор транспортной экспедиции, то в этом разделе укажите :
- сведения об исполнителе услуг экспедиции (экспедиторе), если он принимает груз во владение для перевозки, одновременно проставьте отметку "является экспедитором". В таком случае в разд. 1а приведите сведения о заказчике по договору транспортной экспедиции и реквизиты этого договора;
- сведения о заказчике услуг экспедиции, если отсутствует факт передачи груза экспедитору, в том числе если заказчик самостоятельно осуществляет погрузку груза либо погрузка осуществляется по его поручению.
В разд. 2 "Грузополучатель" транспортной накладной укажите:
- фамилию, имя, отчество (при наличии), ИНН и номер телефона грузополучателя - в случае доставки груза физическому лицу;
- полное наименование, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона - в случае доставки груза организации;
- адрес места доставки груза.
В разд. 3 "Груз" можно указать как точную номенклатуру, так и обобщенное отгрузочное наименование всей партии груза.
Определите массу груза и впишите ее в специально выделенную в разд. 3 строку с указанием метода ее определения.
Если масса груза определяется взвешиванием, то после определения общей массы груженого транспортного средства может составляться акт взвешивания, который прилагается к транспортной накладной (по требованию одной из сторон договора перевозки). Исключение - перевозка груженого контейнера или съемного кузова. В этом случае акт составляется в обязательном порядке.
Если груз штучный либо находится в таре или упаковке, укажите количество грузовых мест, массу нетто и брутто грузовых мест в килограммах, габаритные размеры в метрах, объем грузовых мест в кубических метрах.
В случае погрузки груженого или порожнего контейнера в разд. 3 "Груз" указывается наименование груза "Контейнер", его идентификационный номер, а также количество контейнеров. При этом оформление сопроводительной ведомости производится с обязательным указанием в ней характеристик и наименования груза, погруженного в контейнер, или с указанием об отсутствии груза в контейнере.
В случае перевозки опасного груза приведите отгрузочное наименование и информацию о каждом опасном веществе, материале или изделии в соответствии с ДОПОГ.
При необходимости определите объявленную стоимость (ценность) груза и впишите ее в специально выделенную в разд. 3 строку. Объявленная ценность не должна превышать действительной стоимости груза.
По нашему мнению, вопрос о том, нужно ли при определении объявленной стоимости учитывать НДС, необходимо решать в каждом конкретном случае исходя из того, повлечет ли неполучение этих сумм реальный ущерб. Как правило, объявленная стоимость указывается с НДС.
В разд. 4 "Сопроводительные документы на груз (при наличии)" укажите:
- перечень прилагаемых к накладной документов, предусмотренных ДОПОГ, санитарными, таможенными (при наличии), карантинными, иными правилами в соответствии с законодательством РФ, либо регистрационные номера этих документов, если такие документы (сведения о таких документах) содержатся в государственных информационных системах;
- перечень прилагаемых к грузу сертификатов, паспортов качества, удостоверений и других документов, наличие которых установлено законодательством РФ, либо регистрационные номера этих документов, если такие документы (сведения о таких документах) содержатся в государственных информационных системах;
- реквизиты, позволяющие идентифицировать документы (при их наличии), подтверждающие отгрузку товаров, реквизиты сопроводительной ведомости (при перевозке груженых контейнеров или порожних контейнеров).
В разд. 5 "Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки" приведите:
- маршрут перевозки, дату и время (сроки) доставки груза (при необходимости);
- указания, необходимые для выполнения фитосанитарных, санитарных, карантинных, таможенных и прочих требований, установленных законодательством РФ;
- контактную информацию о лицах, по указанию которых может осуществляться переадресовка груза;
- рекомендации о температурном режиме перевозки, сведения о запорно-пломбировочных устройствах (в случае их предоставления), информацию о запрете на перегрузку груза.
Раздел 8 "Прием груза" грузоотправитель заполняет в своей части, в частности проставляет подпись с расшифровкой.
В разд. 11 "Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)" внесите, в частности, сведения о коммерческих актах, если вы составляли такие акты.
Раздел 12 заполняется грузоотправителем (в своей части) в случае использования транспортной накладной в качестве первичного учетного документа.
Как перевозчику заполнять транспортную накладную
Перевозчик при рассмотрении заказа (заявки) по согласованию с грузоотправителем определяет условия перевозки груза и заполняет в транспортной накладной разд. 6 - 12.
При погрузке перевозчик в своей части заполняет разд. 8, а при выгрузке - разд. 10 (тоже только в своей части). При необходимости перевозчик заполняет разд. 9 "Переадресовка (при наличии)", 11 "Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)".
В разд. 6 "Перевозчик" отразите реквизиты, если их не заполнил грузоотправитель. В этом разделе укажите свои реквизиты и фамилию, имя, отчество (при наличии) водителя, его ИНН или серию, номер, дату выдачи его водительского удостоверения.
В разд. 7 "Транспортное средство" внесите:
- тип, марку, грузоподъемность (в тоннах), вместимость (в кубических метрах) и регистрационный номер ТС;
- тип владения транспортным средством (по кодам, указанным в разделе);
- реквизиты документов, подтверждающих основание владения грузовым автомобилем (тягачом, а также прицепом (полуприцепом)), - если транспортное средство находится в аренде, лизинге, получено в безвозмездное пользование;
- при наличии - номер, дату и срок действия специального разрешения, установленный маршрут движения тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства или транспортного средства, перевозящего опасный груз.
В разд. 8 "Прием груза" водитель перевозчика после сверки соответствия представленного груза, упаковки, тары с данными, указанными в разд. 3 "Груз", а также после внесения оговорок и замечаний перевозчика при приеме груза заверяет своей подписью информацию, которую указал работник грузоотправителя при погрузке.
Раздел 9 "Переадресовка (при наличии)" водитель заполняет в случае изменения в пути следования адреса доставки груза, изменения грузополучателя.
Раздел 10 "Выдача груза" перевозчик заполняет в своей части. Указанную в данном разделе информацию (в том числе внесенную грузополучателем) водитель перевозчика заверяет своей подписью. При необходимости внесите в этот раздел оговорки и замечания (при наличии) о дате и времени прибытия или убытия, о состоянии груза, тары, упаковки, маркировки и т.п.
В разд. 11 "Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)" внесите сведения об актах о нарушении со стороны грузоотправителя или грузополучателя, если вы составляли такие акты.
Раздел 12 заполняется перевозчиком в своей части в случае использования транспортной накладной в качестве первичного учетного документа.
Как грузополучателю заполнять транспортную накладную
Грузополучатель заполняет в транспортной накладной разд. 10, 11.
В разд. 10 "Выдача груза" грузополучатель в присутствии перевозчика (водителя) отмечает:
- фактические дату и время подачи транспортного средства под выгрузку;
- состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования;
- массу груза. Определять ее нужно тем же способом, что и при сдаче груза перевозчику;
- количество грузовых мест.
Если есть причины, по которым вы отказываетесь принять груз, проинформируйте об этом перевозчика.
По нашему мнению, данную информацию вы можете привести в разд. 11 "Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)".
Сведения, приведенные в разд. 10 транспортной накладной, заверяются подписями грузополучателя или уполномоченного им лица и водителя, сдавшего груз.
В разд. 11"Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)" внесите сведения об актах о нарушении со стороны грузоотправителя или перевозчика, если вы составляли такие акты. Отметку о составлении акта делает должностное лицо, уполномоченное на его составление.
Информация предоставлена с помощью СПС "КонсультантПлюс"
Получить пробный доступ http://www.consultant.ru/about/purchase/demo/