Эксперты сервиса GeoTarget, который позволяет организовать контроль за работой выездных сотрудников, провели опрос, где попросили представителей рекламных агентств в нише оффлайн ответить на 10 простых вопросов, чтобы узнать, насколько круто у них в компаниях налажено управление выездными командами.
Задача исследования состояла в том, чтобы узнать из первых уст про способы управления выездным персоналом (распространители, расклейщики, промоутеры и пр.) и инструментах их контроля, которые помогают мониторить качество работы.
В опросе приняло участие 189 рекламных агентств из Беларуси, России и Украины. Согласно результатам опроса большинство из них (79%) имеют до 20 полевых сотрудников.
В отчете о результатах опроса специалисты сервиса GeoTarget предоставляют данные и выводы по следующим ключевым моментам:
- Каналы связи с полевыми сотрудниками в компании.
42% процента респондентов используют для коммуникаций с полевым персоналом более одного канала связи, что свидетельствует о недостаточном закрытии потребностей отдельным каналом связи.
Вторыми по популярности использования (30%) являются программы мгновенного обмена сообщениями (обычные и корпоративные мессенджеры). Среди которых преобладают бесплатные приложения, обладающие минимальными функциями.
Телефония, социальные сети и электронная почта используются в меньшей степени. Данные виды являются не эффективными для построения рабочих коммуникаций, и их применение может быть обусловлено индивидуальными особенностями компании
2. Контроль местоположения полевых сотрудников.
Треть респондентов не контролируют местоположение сотрудников исходя из тех или иных причин.
45% респондентов вынуждены контролировать местонахождение своих работников более 3 раз в день, что приводит к неэффективной трате времени в течение рабочего дня. А с увеличением количества сотрудников ситуация только усугубляется.
Так же еще почти треть респондентов (30%) использует мало эффективные или затратные способы контроля местоположения полевых сотрудников, а именно телефонные звонки, "личный" контроль на месте выполнения задач.
3. Контроль качества выполняемых работ.
73% участников опроса используют отчет, как форму контроля выполнения задач. Следует отметить, что такая форма в полной мере позволяет только обозначить факт выполнения задачи, а качество и своевременность остаются не подтвержденными в полной мере.
Более половины участников опроса (52%) не знают сколько времени уходит на контроль качества и своевременности выполнения поставленных задач. А еще 45% тратят на это более 5 минут на сотрудника. А если у вас более 5 сотрудников, вы уже теряете более получаса, а это 6% вашего рабочего времени.
Только 3% респондентов тратят минимальное количество времени , что позволяет им повышать эффективность использования рабочего времени.
4. Организация работы с документами.
Более половины участников опроса (54%) для хранения информации по работе используют переписки в мессенждерах. Поиск необходимой информации при этом со временем затруднится.
7% участников опроса используют облачные сервисы, а 17 % жесткий диск . Данные способы удобны для длительного хранения документации, однако доступ к ним может быть затруднен вне офиса.
Только 9% респондентов используют более специализированные программные решения для хранения и структурирования информации, необходимой для организации работы полевых сотрудников.
Выводы
Большинство респондентов используют либо несколько каналов для общения с полевыми сотрудниками, либо используют отдельные инструменты, которые не полностью закрывают все потребности организации выездных работ. Что в свою очередь ведет к усложнению процессов обмена информацией между сотрудниками, а значит снижению ее полноты и своевременности ее передачи. Также у многих респондентов вызывает сложности отслеживание местоположения полевых сотрудников во время рабочего дня, маршрутов передвижения между объектами, что также связано с использованием видов связи, не позволяющих в реальном времени отслеживать местонахождение. При внедрении трекинга поддерживается дисциплина в коллективе, а история перемещений помогает в случае спорных ситуаций. Постановка задач, проверка их фактического и своевременного выполнения должны производиться максимально оперативно. Для этого документированная информация любого формата должна быть максимально структурирована и легкодоступна. Что, в свою очередь, также позволит отслеживать статистику и эффективность работы каждого сотрудника при необходимости установления KPI.
Комментарий компании GeoTarget:
Ирина Синкевич руководитель сервиса GeoTarget выделяет 3 основных элемента при организации работы полевых сотрудников:
- Мобильность. Использование методов контроля должно быть оптимальным для взаимодействия с сотрудниками, находящимися вне офиса.
- Структурированность. Упорядоченность в постановке задач и отчетности их выполнения, хранении информации позволяет максимально оптимизировать вашу работу
- Технологии. Специализированные приложения экономят ваше время, деньги и позволяют повысить эффективность бизнес процессов.
Работы, которые сотрудники выполняют с выездом на объект, можно контролировать без траты времени, денег и нервных клеток. У каждого из них есть мобильный телефон, который станет верным помощником руководителю. Например, для этого нужно всего лишь установить приложение GeoTarget для сотрудников, которое поможет контролировать их работу в режиме реального времени. GeoTatrget это:
- простой и понятный интерфейс
- возможность хранить данные без доступа к интернету
- подробные отчеты в онлайн-режиме с фото и датами выполнения работ
- отслеживание движений сотрудников с точностью GPS
- экономия времени и сокращение бумажной волокиты
- полезно руководителю, удобно сотруднику