Печально, но факт — бизнесу на какое-то время снова придётся затянуть пояса. Сейчас для некоторых от этого зависит не только эффективность бизнеса, но само его существование. Собрали идеи, как можно в кризис сократить траты и остаться на плаву.
Рассчитайте точку безубыточности
Даже в кризисных условиях нельзя допускать долгой работы с убытком. Иначе можно лишиться оборотных средств и в итоге прийти к банкротству.
Здесь вам поможет расчёт точки безубыточности, т.е. того минимального объема продаж, при котором вы работаете «в ноль».
Подробно о расчёте точки безубыточности читайте здесь.
Для определения уровня безубыточности разделите все расходы бизнеса на переменные и постоянные. Переменные изменяются вместе с выручкой, а постоянные остаются примерно на одном уровне вне зависимости от оборотов.
Например, сдельная зарплата рабочих или процент менеджеров по продажам относится к переменным расходам, а оклады офисных сотрудников — к постоянным.
Разность между выручкой и переменными расходами называется маржинальным (предельным) доходом.
Точка безубыточности — это такой объем реализации, при котором маржинальный доход будет равен постоянным расходам.
Чем меньше постоянные расходы, тем на более низком уровне находится точка безубыточности, и тем больший запас прочности у компании. Поэтому в период кризиса в первую очередь нужно снижать постоянные расходы.
Оптимизируйте расходы на персонал
Переведите сотрудников на сокращённый режим работы
Если спрос на продукцию или услуги снижается, можно перевести сотрудников на режим неполного рабочего времени. Если это инициатива работодателя, он обязан предупредить работников не позднее, чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ).
Можно перевести сотрудников на сокращённый режим и сразу, но только с их согласия (ст. 93 ТК РФ).
Объявите простой
Если вы намерены остановить работу всей компании или отдельных подразделений, можно объявить простой.
Оплачивать сотрудникам время простоя нужно согласно ст. 157 ТК РФ в зависимости от причины возникновения:
- По вине работодателя — не менее ⅔ среднего заработка.
- По не зависящим от сторон причинам — не менее ⅔ оклада или тарифа.
Можно ли расценивать сегодняшнюю ситуацию в России, как основание для простоя по второй причине — пока непонятно. Возможно, позже появятся разъяснения, а пока лучше запланировать на время простоя расходы в размере ⅔ от полного заработка сотрудников.
Пересмотрите систему мотивации
Изучите порядок оплаты труда сотрудников и везде, где это возможно, сведите к минимуму окладную часть. Для этого нужно разработать систему ключевых показателей эффективности (KPI) для всех должностей.
Ст. 74 ТК РФ позволяет работодателю в одностороннем порядке изменить условия трудового договора, если изменились организационно-технологические условия труда. К таким ситуациям ТК РФ относит, в частности, внедрение новых технологий или перестройку организационной структуры.
Об изменениях условий нужно предупредить работников не позднее, чем за два месяца.
Но помните, что работник, который трудится полный рабочий день, в любом случае должен получить за месяц не меньше МРОТ в своём регионе.
Снизьте дополнительные расходы на сотрудников
Изучите дополнительные расходы на сотрудников, не связанные с оплатой труда, и сократите всё что возможно:
- Замените платное обучение бесплатными курсами.
- Отложите до лучших времён корпоративные праздники, тимбилдинг и т.п.
- Пересмотрите принятые в компании дополнительные социальные гарантии, не предусмотренные ТК РФ: компенсацию проезда и питания, материальную помощь и т.п.
Переведите вспомогательные процессы на аутсорсинг
Все бизнес-процессы, кроме основных, старайтесь отдать на ауторсинг специализированными компаниям. Это могут быть юридические услуги, маркетинговые, бухгалтерские, клининговые и т.д. В большинстве случаев это выгоднее, чем тратиться на штатных сотрудников с учётом страховых взносов и прочих расходов.
Например, для бизнеса на УСН с оборотом до 15 млн руб. в год и штатом до 10 человек бухгалтерский аутсорсинг в «Моё дело» будет стоить от 30 633 руб. в месяц. Это будет полноценный бэк-офис из бухгалтера, кадровика, юриста, налогового консультанта и бизнес-ассистента.
Сократите персонал
О сокращении сотрудников нужно предупредить за два месяца, затем при увольнении следует выплатить компенсацию в размере среднего месячного заработка. А если сокращённый специалист не найдёт работу в течение месяца после увольнения, то ему нужно будет компенсировать ещё один или два месяца, начиная со второго (ст. 178 ТК РФ).
По соглашению сторон можно уволить работника и сразу в соответствии со ст. 78 ТК РФ, но при этом об условиях нужно договориться с сотрудником. Скорее всего, придётся заплатить ему 3-4 среднемесячные зарплаты и больше.
Сокращение — это длительный и дорогой для работодателя процесс. Прибегать к нему следует в крайнем случае, если всех остальных способов оптимизации расходов на персонал оказалось недостаточно.
Уменьшите материальные расходы
Усильте контроль за работой службы закупок
Проверьте все закупочные цены и расходы по доставке на соответствие рыночному уровню.
Иногда цены завышены из-за халатности или злоупотребления работников службы закупок. Чтобы контролировать их, внедрите как минимум ежемесячную отчётность, куда будут входить данные об уровне цен по видам закупаемого сырья, материалов или товаров, остаткам на складах, периоде оборачиваемости запасов и т.п.
По каждому показателю установите нормативные значения на основе рыночных цен, планов производства и продаж и т.п. При отклонении от нормативов запрашивайте объяснения у ответственных лиц и выясняйте причины.
Держать всё под контролем вам поможет система товарного учёта от «Моё дело».
Повысьте оборачиваемость запасов и задолженностей
Можно высвободить часть финансовых ресурсов, если повысить оборачиваемость запасов. Для этого нужно свести к минимуму (в идеале — к нулю) остатки на складах сырья, готовой продукции и товаров, в которых заморажены деньги компании.
Также нужно минимизировать дебиторскую задолженность за отгруженную продукцию и товары, а также по выданным авансам.
В этом поможет система управления дебиторской задолженностью:
- По каждому виду сделки и каждому контрагенту установите норматив задолженности по сумме и сроку.
- Менеджеры, которые занимаются продажами или закупками, должны контролировать показатели задолженности по всем своим контрагентам. Вознаграждение этих специалистов привяжите к соблюдению нормативов по дебиторке.
- Составьте регламент работы с просроченными долгами: напоминание, предарбитражное письмо, исковое заявление, взаимодействие с судебными приставами.
Стремитесь работать со всеми покупателями по предоплате, а с поставщиками — на условиях отсрочки платежа.
Уменьшите непроизводительные потери
Часто компания теряет деньги из-за неправильного хранения или транспортировки материалов, а также из-за несоблюдения технологии производства. Усильте контроль за соблюдением регламентов на всех этапах работы с материальными ценностями.
Оптимизируйте технологию
Производственные компании могут снизить материальные расходы за счёт изменения технологических процессов. Возможно, ваши регламенты ме менялись годами, и для некоторых операций уже можно использовать меньшее количество сырья или обойтись более дешёвыми аналогами без потери качества готовой продукции.
Снизьте расходы на обслуживание кредитов и займов
Если вы брали кредиты по плавающей ставке, после резкого скачка ключевой ставки банк может поднять процент.
Чтобы снизить расходы на обслуживание долга, можно:
- Провести переговоры со своим банком. Если банк настроен на длительное сотрудничество, он может пойти навстречу заемщику и смягчить условия на период острой фазы кризиса.
- Если со своим банком договориться не удалось, можно рефинансировать кредит в другом банке, который предложит более выгодные условия.
- Погасить кредит досрочно, полностью или частично. В кризисных условиях это сложно, но возможно у вас высвободятся активы, которые можно продать, если вы решите приостановить или частично свернуть деятельность.
Представители малого и среднего предпринимательства (МСП) из наиболее пострадавших отраслей могут в 2022 воспользоваться кредитными каникулами сроком до 6 месяцев.
Кроме того, для субъектов МСП запущены программы льготного кредитования при поддержке ЦБ РФ. Процентные ставки по ним в зависимости от цели кредита и категории заемщика составляют от 8,5% до 15% годовых. В рамках льготных программ можно, как получить новый кредит, так и рефинансировать действующий.
Пересмотрите другие расходы
Содержание офисных и производственных помещений
Большинство офисных сотрудников можно без ущерба для бизнес-процессов перевести на удалённую работу и отказаться от аренды. Сложности возникают только на этапе перевода — нужно перестраивать процессы как с технической, так и с психологической точки зрения. Но многие уже прошли это во время пандемии, осталось только воспользоваться опытом и превратить временные регламенты в постоянные. Так вы сэкономите на аренде и содержании офиса.
Если совсем отказаться от офиса не получается, посмотрите можно ли уменьшить арендуемую площадь: оптимизировать размещение персонала и расстановку оборудования.
Если договор аренды позволяет, часть помещения можно сдать в субаренду.
Реклама
Оцените эффективность трат на рекламу по каждому направлению и оставьте только те каналы продвижения, которые дают максимальный результат.
Если речь идёт о рекламе в интернете, сравните расходы:
- На продвижение сайта и доход от клиентов, которые сделали заказы через сайт.
- На рекламу в соцсетях, в разрезе видов, и доход, который получен от клиентов, пришедших через соцсети.
Из-за блокировки некоторых ресурсов и соцсетей на территории РФ некоторые расходы на рекламу сократились автоматически. Высвободившиеся деньги можно как перераспределить на оставшиеся рекламные каналы или направить на другие нужды бизнеса.
Командировочные расходы
Командировки сведите к минимуму. Провести переговоры и подписать документы сейчас можно и онлайн. Оставьте тольке те очные командировки, где присутствие сотрудников на территории контрагента действительно необходимо. Например, когда нужно провести монтаж и настройку оборудования.
Служебный транспорт
Пересмотрите список сотрудников, которые пользуются служебным транспортом.
Чтобы максимально снизить расходы на транспорт, целесообразно передать эту функцию на аутсорсинг полностью или частично. Так вы будете платить за транспортные услуги только в те периоды, когда они действительно нужны и не придётся постоянно содержать транспорт и водителей.
Информационные услуги и связь
Проверьте и скорректируйте лимиты на корпоративную связь для сотрудников.
Если пользуетесь платными версиями справочно-правовых систем, перейдите на более дешёвый тариф или бесплатные онлайн-версии. Дополнительную информацию, которой нет в бесплатных версиях, можно запрашивать отдельно.
