CRM для мероприятий

Давайте настроим CRM для мероприятий) Не буду рассказывать про то, как выбрать тему, пригласить спикеров, сделать кофе-брейк (кстати, запрещено на время пандемии), арендовать зал и подготовить раздатку. Сегодня только об ИТ-поддержке этого процесса.

Итак, для начала структурируем, что надо сделать.

В 90% случаев структура будет такой:

— выбрать, кого пригласить

— пригласить,

— зарегистрировать,

— напомнить,

— еще несколько раз напомнить,

— отметить пришедших,

— поблагодарить за визит,

— отправить материалы тем, кто пришёл

— собрать в отдельный сегмент тех, кто не пришёл

— обработать тёплые лиды (тех, кто был на мероприятии).

Для "приземления" этого процесса прекрасно подойдёт воронка в CRM. По общему правилу организации воронок: каждая стадия — это набор действий с понятным результатом. Исходя из этого, создаём стадии:

1. Кого пригласить? — здесь формируем сегмент клиентов, которые уже есть в нашей CRM, отправляем всем приглашения

2. Зарегистрировались — сюда попадут те, кто заполнит форму регистрации. На этой же стадии будем отправлять напоминания о мероприятии.

3. Пришёл на мероприятие — сюда передвинем тех, кто посетил мероприятие

4. Передан в отдел продаж — те, кто проявил интерес и готов обсудить покупку

Теперь добавим точки отказа, нам нужны стадии для случаев, когда клиент выпадает из нашей воронки.

Наш клиент может проигнорировать приглашение, таких мы соберём в стадии «Не зарегистрировались», а может зарегистрироваться, но не прийти на мероприятие, таких мы соберём в стадию «Не пришли». Теперь воронка выглядит так:

Теперь наполним стадии автоматическими действиями, которые будут двигать сделки в нашей воронке:

1. Кого пригласить: отправляем приглашение со ссылкой на форму регистрации, в день мероприятия все сделки, оставшиеся в этой стадии, передвигаем в стадию «Не зарегистрировались».
2. Зарегистрирован: сразу отправляем письмо «Спасибо за регистрацию» и за день до мероприятия письмо «Ждём вас завтра». На следующий день после мероприятия все сделки, зависшие на этом шаге передвигаем в стадию «Не пришли».
3. Посетили: сразу после мероприятия письмо «Были рады вас видеть, вот обещанные материалы и офферы», создаем сделку с этим клиентом в воронке отдела продаж, а сделку-регистрацию двигаем в стадию «Передан в отдел продаж».

Добавим эти действия на схему и получим настоящее ТЗ для настройки воронки мероприятий.

Что ещё можно улучшить:

1. Отслеживать переходы по ссылкам в приглашении из Письма № 1 и собирать их в отдельную стадию.
2. Добавить генерацию QR-кода и отправку его после регистрации, чтобы автоматизировать проверку посетителей в день мероприятий.
3. Тех, кто зарегистрировался, но не дошёл сразу же приглашать на следующее мероприятие.
4. Передавать клиентов из всех важных сегментов в ретаргетингованные рекламные кампании.
5. Прописать более сложные и прогревающие цепочки писем.

Узнать обо всех возможностях CRM можно на наших курсах:

Администратор Битрикс24 (Облако или Коробка) и CRM в Битрикс24

#crm-система #внедрение crm битрикс24 #crm для агентства #организация мероприятий #events #event агентство #crm для мероприятий