Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии и 34-й президент США. Быстрый темп жизни, множество различных рабочих и личных задач помог разработать и внедрить в повседневную жизнь данную технику.
Суть матрицы Эйзенхауэра
Эта техника помогает быстро определить из всего списка дел самые актуальные, а остальные рассортировать по скорости выполнения и ценности для человека. Возможно, звучит сложно, но данная техника популярна благодаря внешней простоте использования.
Налейте чашечку кофе, сядьте поудобней и давайте разбираться.
Берем список ваших задач и отвечаем на два вопроса:
- Это важно? Да/Нет
- Это срочно? Да/Нет
Далее в Excel или на обычном листе бумаги рисуем четыре квадрата, как показано ниже.
Получаем квадраты A, B, C, D.
- А – Важно, Срочно
- B - Важно, не срочно
- C – Не важно, Срочно
- D– Не важно, Не срочно
Разберем каждый пункт подробнее.
Квадрат А: Когда важно и срочно
Иногда данный квадрат называют «авральный квадрат», т.к. в данном квадрате находятся задачи, которые необходимо в короткие сроки решить, при этом данные задачи очень влияют на ваши цели или бизнес.
Большое количество дел в квадрате А должно вас насторожить. Если вы видите это, значит у вас есть проблемы с приоритизацией, либо о перегрузке в определенных сферах.
Задачи с данного квадрата должны выполняться за 1-2 дня.
Квадрат B: Когда важно, но не срочно
Данный квадрат называют «квадрат потенциала». В данный квадрат записываем задачи, которые влияют на выполнения ваших целей, но время на выполнение еще есть.
Данный квадрат является очень опасным, т.к. задачи в этом квадрате собраны важные задачи, при этом срок реализации данных задач может быть от 3 дней и более. В один прекрасный день может получиться так, что вы недосмотрели, а задача уже переведена в квадрат А и у вас останется 1-2 дня на реализацию данной задачи.
Задачи в данном квадрате тоже следует проверять часто. Есть риск, что вы будете откладывать задачи, после чего в квадрате А будет уже огромный список, который осилить будет очень сложно.
Квадрат С: Когда неважно и срочно
Задачи данного квадрата и квадрата А часто путаю или не знают куда отнести. Важно определить свои цели и ценности. Если вы четко знаете свои цели, то вы легко отделите важные задачи и от неважных. Данный квадрат не просто так называют «Квадрат помех». Определите свои помехи от реальных целей и запишите их именно в этот квадрат.
Иногда очень сложно объяснить какие задачи подходят для данного квадрата, но попробую объяснить. Допустим вам необходимо доделать срочно документы и передать дальше. Ваша задача А - доделать документы сегодня. При этом у вас в графике есть совещание, но оно не важное (не помогает решить главную задачу). В данном контексте получается, что "совещание" - это задача, которая вас отвлечет от быстрого решения основной задачи А и является "помехой". Статус у задачи "совещание" срочный (т.к. стоит в графике на сегодня), но данная задача для нас на данный момент не важна, т.к. она не помогает решить главную задачу.
Таких задач, отвлекающих от важных дел может быть много. Выполняя их создается ощущение продуктивности, но не достигаются и откладываются реально важные задачи. Время на данные задачи необходимо минимизировать, а лучше вообще отказаться от решения данных задач.
Квадрат D: Когда неважно и не срочно
Данный квадрат называют "квадрат растрат" или можно просто - "мусорная корзина". В данном квадрате находятся задачи, которые не соответствуют вашим целям, при этом время на выполнение данных задач можно потратить много.
Задачи из данного квадрата лучше просто забыть или выполнять только тогда, когда все остальные задачи уже выполнены.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра
Есть несколько стратегий использования матрицы:
1. Идти от запланированного.
В ежедневник сначала вносим необходимые, заранее запланированные по времени задачи: чаще всего это задачи из квадрата B. После этого в свободные окна в расписании перенесите срочные дела из квадрата A.
2. Последовательный план.
Если в квадрате А у вас получилось слишком много дел, то сначала вносим все задачи из квадрата А, далее вносим задачи из квадрата B и если останется время, то делаем задачи из квадрата С.
3. Тушение пожара.
Сначала в ежедневник вносим и делаем задачи из квадрата А, далее из квадрата С, а после из В и D. Т.е. заносим все задачи по убыванию срочности, а затем — важности.
Недостаток использования матрицы приоритетов Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра сосредотачивается на срочных и важных делах, поэтому часто может приводить к выгоранию от количества срочных и важных задач.
Заключение
Берегите себя, правильно распределяйте свое время и обязательно подпишитесь на канал!