Как автоматизировать обработку первичных заявок от клиентов. Битрикс24
Инструменты Битрикс24 отлично подходят для автоматизации бизнес-процессов компании без привлечения программистов.
Давайте автоматизируем обработку первичных заявок от клиентов по следующему сценарию:
- Получили заявку через форму на сайте
2. Отправляем письмо с типовым ответом, например, с презентацией вашей компанией и ссылкой для перехода на сайт
3. Одновременно добавляем информацию об оставившем заявку в рекламную аудиторию ВКонтакте
4. Если пользователь вернётся на сайт, то менеджеру будет поставлено задание Связаться с клиентом.
Важно! для выполнения настроек у вас должны быть права Администратора CRM или Администратора портала.
Шаг 1. Создаём форму для размещения
на сайте
Зайдите в раздел меню: CRM —> Ещё —> CRM-формы.
Укажите название формы,
добавьте описание
справа кликните на знак “плюс” рядом с Лидом, потом кликайте на названия полей: Имя, Фамилия, Телефон, Email.
Добавьте в форму все необходимые поля.
Подробное описание процесса создания формы смотрите по ссылке:
https://helpdesk.bitrix24.ru/open/6881761/
Шаг 2. Создаём статусы лидов
Сначала нужно описать, как у вас происходит процесс обработки заявок. Для нашей автоматизации нам нужны три статуса:
- Новая заявка,
- Отправлено письмо,
- Повторный заход на сайт.
В Битрикс24 есть ещё два обязательных статуса: Сконвертирован и Некачественный лид. Их мы редактировать не будем.
Чтобы настроить статусы перейдите
CRM —> Ещё —> Настройки —> С чего начать —> Справочники —> Статусы лидов
Переименуйте существующие статусы, лишние удалите.
Подробнее о настройке статусов читайте здесь https://helpdesk.bitrix24.ru/open/6837847/
Шаг 3. Настраиваем робота, который отправляет письмо
Перейдите на страницу Лидов, выберите пункт Роботы.
На открывшейся странице кликните Настроить роботов.
Теперь давайте выберем Робота, который будет запускаться при переходе в статус Новая заявка.
Для этого надо кликнуть Добавить,
выбрать Для связи с клиентом, Отправить письмо
Настраиваем форму отправки письма и нажимаем Сохранить
Шаг 4. Настраиваем робота, добавляющего контакт в рекламную аудиторию
Нажимаем Добавить, выбираем пункт Реклама, Реклама Вконтакте.
Важно! Перед продолжением настройки создайте рекламную аудиторию Вконтакте.
Подключаем свой рекламный аккаунт к CRM
После подключения выбираем рекламный кабинет и рекламную аудиторию, в которую будет добавлен пользователь.
Сами рекламные аудитории создаются только через Вконтакте, Битрикс24 просто подтягивает в настройки аудитории, которые вы создали раньше.
Шаг 5. Создаём робот для перевода лида
в следующий статус
Добавить Для сотрудника Сменить статус
Настраиваем робот: выбираем статус, в который будем переведён лид.
Шаг 6. Настраиваем триггер для ожидания перехода клиента на сайт
Битрикс24 умеет отслеживать заход на сайт, если установить на сайт виджет Битрикс24.
За действиями клиента следят триггеры. Когда клиент выполнит определённое действие, сработает триггер и переведёт лид в соответствующий статус.
Чтобы отследить переход на сайт, нам нужно установить триггер Возврат посетителя на сайт для статуса Повторный заход на сайт.
Кликаем Добавить в поле Триггеры в статусе Повторный заход на сайт.
У этого триггера практически нет настроек, он автоматически получает информацию от виджета Битрикс24.
Шаг 7. Настраиваем триггер для ожидания клика по ссылке в email
Также Битрикс24 может отслеживать переходы по ссылкам в письме, для этого есть другой триггер. Им удобно пользоваться, если вы не можете установить виджет на сайт, либо вам нужно отслеживать переходы по ссылке из письма на посторонний ресурс. Например, можно менять статус лидов, которые посмотрели ваш промо-ролик на YouTube.
В настройках этого триггера нужно указать ссылку, по которой будет осуществлен переход.
Шаг 8. Настраиваем робота, который поставит задание менеджеру
Когда сработает один из установленных триггеров лид будет переведён в статус Повторный заход на сайт, а мы установим робота, чтобы поставить задание менеджеру.
Чтобы менеджеру было проще понять, о какой заявке идёт речь в теме задания добавим название лида и контактную информацию в описание. Для подстановки значений кликните на троеточие справа от поля Название и/или Описание.
Вот так может выглядеть задание для менеджера: обращение по имени, название лида, описание действия, которое совершил клиент, сразу же телефон, мейл, чтобы не нужно было искать.
Шаг 9. Тестируем
Обязательно заполните CRM-форму и проверьте все этапы автоматической обработки лида.
Удачной работы!
Хотите использовать свой Битрикс24 на полную?
Мы готовы вам в этом помочь!
https://bestrank.ru
#роботы и триггеры #автоматизация процессов