Сегодня первый день Натальи в должности экономиста в крупной многопрофильной компании. Её попросили зайти в отдел кадров для подписания документов:
- Здравствуйте, я Наталья, Ваш новый экономист, можно? - сказала Наталья заглядывая в отдел кадров через полуоткрытую дверь.
- Да-да, заходите - приветливо сказала Юля, специалист отдела кадров.
Юля взяла папку и принялась что-то искать. Тем временем Наташа подошла к столу Юли и, осмотревшись вокруг, стала рассматривать что лежит на столе. На краю стола лежали две аккуратно сложенные стопки документов в скоросшивателях, а рядом с клавиатурой лежала распечатка таблицы с ФИО сотрудников и по всей видимости датами их отпусков по графику. Напротив каждого сотрудника до половины листа стояли отмеченные синей пастой плюсики.
- Говорят бумага подорожала больше двух тысяч за 500 листов - сказала Наташа кивая на лежащую распечатку на столе.
- Да, - улыбнулась Юля, - мы итак уже давно на черновиках печатаем.
- Так Вы в Excel ведите табличку, хотите, я Вам помогу формулы для проверки придумать или макрос написать? - добродушно предложила Наташа.
- Да, я и так веду таблицу в Excel, а это я просто электронные письма с напоминанием отправляю тем сотрудникам, у которых отпуск в следующем месяце, - махнув кистью руки на монитор сказал Юля.
- Так может лучше рассылку сделать, чем мучаться с каждым письмом?
- Рассылку сделать не получится, нужно каждому в письме написать свои даты отпуска - с небольшой грустью ответила Юля.
- Почему не получится? Очень даже получится. Хотите покажу как?
Юля взглядом спросила разрешение у начальницы отдела, та ответила одобрительным кивком.
- Хорошо. Давай попробуем. - сказала Юля предложив Наташе своё кресло.
Наташа села в кресло, открыла новую книгу Excel и создала пример таблицы:
Сохранила таблицу в созданную ей папку "Пример рассылки" на Рабочем столе. Затем открыла Word и на вкладке "Рассылки" панели инструментов кликнула "Выбрать получателей" и в появившемся меню выбрала "Использовать существующий список..."
Затем Лист1
Наташа кликнула по кнопке "Строка приветствия" и в появившемся окне сразу кликнула ОК.
Затем написала текст и вставила поле "Дата_начала_отпуска"
...затем поле "Дата_окончания_отпуска"
- В-о-о-т! Теперь посмотрим, что получается, - Наташа, кликнув на кнопу "Посмотреть результаты", увидела что дата отображается на по русски.
Дописала в поле ввода "Коды поля" значение
\@ "dd.MM.yyyy"
и нажала ОК. Тоже самое проделала с полем "Дата_окончания_отпуска". Получила:
- Теперь остаётся сделать рассылку примерно таким образом.
- Вот и всё! Теперь, после того, как нажмёте эту кнопку, Outlook отправит каждому персональное письмо. - с довольным видом сказал Наталья, вставая со стула.
- Кла-ас! - восхищенно воскликнула Юля. - Ирина Игоревна, смотрите, как теперь можно!
Ирина Игоревна, начальник отдела персонала, подошла к компьютеру Юли и спросила:
- Ну, и как это работает?
Наташа проговорила всё, что делала за компьютером отвечая на попутные вопросы Ирины Игоревны.
- Молодец, - похвально отозвалась Ирина Игоревна качая головой. - Это ты курсы компьютерные какие заканчивала?
- Нет, этому в институте учат на информатике. Наверное просто свежо в памяти. - смущенно ответила Наталья.
- Ну, будет у тебя свободное время, заходи к нам, чайку с конфетками попьём. - предложила Ирина Игоревна.
- Спасибо! Обязательно зайду. - ответила Наталья и, подписав необходимые документы и попрощавшись, удалилась из кабинета.
Полезные ссылки: