Пожалуй, мой самый любимый инструмент LEAN – Makigami. Анализ непроизводственных, вспомогательных процессов.
Информация первична, сначала мы заключаем договора, строим планы, и только потом запускаем производство. То, насколько эффективен будет информационный поток зависит и материальный поток, непосредственно в производстве.
Карта процесса Makigami визуализирует текущий процесс: в любом месте, где «продукт труда» не видим непосредственно, неосязаем физически.
Офис – это «производство» информации, и как любое производство, обладает множеством потерь.
Офис «высшего класса» предоставляет достоверную информацию, в соответствующей форме, в нужное время, в нужном месте и при наименьших затратах и усилиях.
Таким образом информация должна отвечать следующим требованиям :
• подтверждать, что получение выгоды происходит рационально и эффективно,
• подтверждать, что наши потребители удовлетворены,
• подтверждать, что мы соблюдаем все законодательные предписания (напр. требования обеспечения документацией, требования по ведению и хранению документов и т.д.)
Используя карту процесса Makigami, любая из «8 потерь» в зоне, непосредственно не участвующей в процессе производства, может стать или станет видимой.
Люди склонны думать скорее в рамках «операций» или «функций», чем в рамках процессов или даже систем.
Таким образом, чтобы увидеть перспективы получения выгоды и, в частности, выгоды для потребителя, нам необходимо изменение нашей системы представлений и воззрений.
В левой колонке перечисляются участники процесса (Роли/Подразделения). Напротив указываются шаги по процессу. Каждый шаг анализируется на предмет создания ценности для клиента процесса. Связь между шагами так же оценивается – зеленые – нет риска утери информации, красный – высокий риск утери информации, были случаи раньше.
Анализ времени по каждому шагу. Указывайте Среднее время выполнения каждого шага.
В последнем столбике, в верхней части указывается количество передач, то есть переходов с одного шага на другой. Хорошо себя зарекомендовали процессы, в которых участники 3-5, когда больше, процесс имеет тенденцию «спотыкаться». Если же до 80% всех шагов исполняет один участник – процесс теряет динамику, «чахнет».
Если процесс имеет «петли» - значит, не простроен. Исключайте лишние шаги.
Был у меня в практике обратный случай, когда вместо сокращения процесса, его удлинили. Казалось бы, ухудшили. Но нет, результатом стало улучшение качества. Значит, процесс был не работоспособным до улучшений.
Расчет общего времени. Расчет % добавленной ценности = общая добавленная ценность/ общее время * 100
Помимо проблем процесса, укажите и идей по улучшениям процесса.
После анализа, пропишите карту будущего состояния процесса, и план по достижению.