Многие годы я решаю практическую задачу постановки системы управления документами на предприятиях и в организациях с применением информационных технологий.
Решаемая задача находится на стыке нескольких предметных областей: документоведение архивоведение, информационная безопасность, информационные технологии в области автоматизации управленческих процессов, проектное управление, риск-менеджмент, информационный менеджмент. Практическое направление деятельности – автоматизация документных процессов, внедрение систем электронного документооборота.
Если говорить о сложившихся подходах к автоматизации документооборота, то мы видим доминирующую позицию специалистов по разработке и внедрению информационных систем. Составляющая предметных областей документоведения и архивоведения значительно уступает и находится в зависимом, подчиненном состоянии.
К чему приводит такая расстановка компетенций? Разработка информационных систем управления документами происходит зачастую без участия профильных специалистов, назовем их методологами по управлению документами. Отсюда следует проблема – несоответствие функционала информационных систем законодательному, нормативно-методическому регулированию и сложившейся российской практике документационного обеспечения управления.
За разработкой информационных систем следует их практическое внедрение в управленческие системы предприятий и организаций. И здесь доминирование ИТ-специалистов приводит к тому, что автоматизация документооборота подчиняется возможностям конкретной информационной системы, технологической платформы, то есть на логику документных процессов влияет
1) набор функциональности ИС и
2) поверхностное знание методологии документооборота участниками проекта внедрения.
Таким образом, внедрение систем электронного документооборота, автоматизация отдельных участков документооборота приводит к заданному эффекту ускорения, но при этом не дает качественного результата в виде рационализации документных процессов, которая невозможна без знания и применения методологии предметной области (например, методов унификации и стандартизации). Рационализация подменяется упрощенческим подходом, что подтверждается позиционированием систем электронного документооборота не как инструмента для работы с документами, а как инструмента взаимодействия, обладающего в первую очередь удобным набором механизмов коммуникации.
Приведу примеры такого упрощенческого подхода.
Системы электронного документооборота включают в себя только управленческую документацию, что составляет 5–10% от общего объема документооборота организации. При этом в видовом составе управленческой документации преобладают служебные записки, как один из способов внутренней коммуникации.
Отсюда и сложность в интеграции систем электронного документооборота в корпоративные документные системы, которые должны объединять документы всех направлений деятельности: управленческой, кадровой, финансовой, бухгалтерской, правовой, проектной, производственной и др.
Еще одна характеристика автоматизации документооборота – это подмена понятий. Под электронным документооборотом на сегодняшний день понимается только автоматизация документных процессов: в информационной системе проходит весь жизненный цикл документа, а оригинал документа издается по-прежнему на бумажном носителе. При этом цифровизация документооборота исключает применение бумажных документов, как это уже наблюдается в процессах передачи отчетности в контролирующие органы, при обмене первичными документами с контрагентами и в межведомственном электронном документообороте. А вот во внутреннем документообороте процент использования электронных документов минимален, хотя законодательные ограничения имеют тенденцию к стремительному снижению.
Поэтому, если вы хотите перейти на новый уровень работы с корпоративными процессами управления, то не забывайте обращаться к предметной области управления документами и архивного дела, в теории которых находятся ответы на все вопросы аналитиков информационных систем.