Как управлять себестоимостью в ресторане

Преподаватель Swissam International University, Елена Львовская, рассказала, как повлиять на себестоимость и зачем это нужно.

Каждый управляющий знает, что ресторан — это не высокомаржинальный бизнес, и чтобы получить даже 10-20% чистой прибыли, нужно изрядно постараться. Себестоимость – одна из самых крупных статей затрат, поэтому грамотная оценка, управление и регулирование себестоимости позволяет ее снизить и, соответственно, увеличить чистую прибыль.

Материал подготовлен по совместному вебинару DocsInBox&Swissam: «Как управлять себестоимостью блюд в ресторане?». Посмотреть его вы можете здесь.

Начнем с определений

Себестоимость – это стоимость всех продуктов, используемых при приготовлении блюда. Например, рассмотрим популярное блюдо – картофель пюре. Туда входит картофель, сливочное масло, зелень. Если сложить, сколько стоит 2 картофеля, 20 грамм сливочного масла и 3 пучка зелени, получите себестоимость пюре (допустим, 100 рублей).

Если себестоимость разделить на цену и умножить на 100%, это будет Food Cost. Себестоимость/цена*100% = Food Cost. Допустим, вы приняли решение продавать пюре с себестоимостью 100 рублей за 400 рублей. Получается, что фудкост пюре: 100/400*100% = 25%.

Наценка – разница (в рублях) между продажной ценой и себестоимостью, деленная на себестоимость и умноженная на 100%.

В каждом ресторане себестоимость, фудкост и наценка совершенно разные. Это связано, в первую очередь, с концепцией ресторана. К примеру, Food Cost итальянского ресторана не будет равен фудкосту грузинского или бару. То есть в зависимости от того, чем вы торгуете, вы можете устанавливать те или иные цены. На себестоимость, фудкост и наценку влияет много условий: каждый ресторан хочет быть «в рынке», у каждого ресторана разный набор продуктов (с разной себестоимостью), позиционирование у каждого ресторана тоже разное (фаст-кэжуал, премиальный и др.)

«У меня в управлении было 2 ресторана: итальянский и грузинский. В грузинском фудкост был гораздо ниже, потому что в меню было много позиций с тушеными овощами, кореньями, курицей. А в итальянском ресторане, с учетом того, сколько сейчас стоит пармезан и дорогие итальянские травы, фудкост был гораздо выше.»

Елена Львовская,
Директор по сервису сети ресторанов Italy Group, управляющий директор, директор по развитию, PR-директор WHITE GROUP (2011-2018 гг).

Plate Cost (Food Cost расчетный) – «стоимость тарелки». Рассчитывается для каждого блюда на основании его калькуляционной карты. Может отличаться достаточно сильно у разных блюд.

Period Cost (Food Cost фактический) – рассчитывается за период как себестоимость всех истраченных (иногда всех закупленных) продуктов (с учетом бракеража, комплиментов, питания персонала и т.п.), деленная на общую выручку за отчетный период.

Методы учета продуктов

В бухгалтерском учете по-разному учитываются продукты:

1. FIFO («first in, first out» – первое, что купили – первое, что отдали в зал) используется для списания.
2. LIFO («last in, first out» – последнее, что купили – первое, что отдали в зал) используется для планирования.
3. Усредненная себестоимость (в течение месяца что-то покупаем и постепенно отдаем в зал) используется для остатков.

Допустим, вы бармен, и к вам вчера приехало молоко. Вы открыли, сделали пару капучино. Сегодня приехала еще одна поставка молока. У вас заказывают снова капучино, вы идете к холодильнику и видите свои коробки с молоком. Логично, что вы выберете вчерашнее – оно не испорчено и уже открыто. Это будет принцип FIFO. То есть первое, что пришло, первым уходит в зал. Давайте представим другую ситуацию: вчера вы покупали молоко за 50 руб./литр, а сегодня оно стоит 100 руб./литр. Получается, сегодня цена капучино для вас как для ресторана сильно поменяется, хотя вы взяли вчерашнее молоко.

В идеале бухгалтер-калькулятор в учете использует все эти методы. При списании списывается первое, что вам пришло. Вы не можете, даже если к вам пришел более дорогой продукт, прогнать его сейчас, а завтра взять тот, что пришел раньше, более дешевый. Вы будете отдавать вчерашнее. Но для планирования вам нужно брать последние цены. Если к вам сегодня пришел товар дороже, вы не будете на следующий месяц планировать по цене дешевле, что была вчера. Когда вы ведете учет в целом за месяц, вы считаете усредненную себестоимость. Это позволяет увидеть ваш финансовый результат.

Кто занимается закупками в ресторане?

При всей важности атмосферы, качества обслуживания, интерьера, самое важное в ресторане – это еда, то, что лежит у гостя в тарелке. Поэтому очень важно качество продуктов, которые к вам приходят.

Обычно в небольших ресторанах закупками занимается шеф-повар или специально обученный су-шеф, который отвечает за закупки в ресторане. В этом есть свои минусы, главный из которых – вы отнимаете драгоценное время шеф-повара. Он главный человека на кухне, у которого много других задач (управление командой поваров, составление меню, повышение квалификации и другие).

Если ресторан начинает расширяться или это большой ресторан (от 100 посадочных мест), то лучший вариант – нанять менеджера отдела закупок. Этот человек будет:

1. Нести ответственность за закупки.
2. Выбирать лучших поставщиков.
3. Принимать товар.
4. Проверять его качество.
5. Заводить накладные и сверять цены (что можно, к счастью, не делать с внедрением ЭДО) и др.

Конечно, среди минусов выделения отдельного менеджера по закупкам то, что вы тратите деньги ему на зарплату. Но с другой стороны, вы сможете сильно сэкономить, потому что у него есть время этим заниматься, в отличие от шеф-повара.

Ваши конкурентные преимущества перед поставщиками

Любые отношения с поставщиками двусторонние: как вам должно быть удобно с ними, так и им с вами.

Выделим три правила идеальной закупки

1. Никогда не соглашайтесь на первую цену. Сначала поставщик всегда дает общую цену, потом в процессе знакомства и обсуждений предоставляет скидку. Если вы согласитесь сразу на изначальную цену, то потом поставщик не будет идти к вам навстречу и менять условия.
2. Найдите «дно цены». Всегда старайтесь договориться с поставщиком о какой-то нижней цене. Если вы понимаете, что вы дошли до предела, соглашайтесь.
3. Обсуждайте дополнительные условия. Дополнительные условия – это тоже деньги, и иногда даже большие, чем изначальная цена.

Всегда при общении и обсуждении сделки с поставщиком лучше стараться договариваться, придерживаясь концепции «win-win». Если сильно давить на него, отношения испортятся, и больше он с вами работать не будет (еще и другим расскажет о вас в плохом свете). Правильнее будет обсудить с поставщиком, какие у него сложности – может быть, вы можете что-то взять на себя (например, самим забирать продукты со склада). А он, в свою очередь, снизит цену.

Итак, ваши конкурентные преимущества перед поставщиками:

1. График оплат. Часто поставщики изначально любят работать по предоплате, так как ресторанные бизнес сейчас не пользуется особым доверием. Многие работают по постоплате. Тем не менее, какая она будет, зависит только от вас и от ваших коммуникативных навыков. Вообще есть возможность платить после поставки до двух месяцев.
2. Сроки согласования. Длительные переговоры и задержки в принятии решения с вашей стороны могут стоить вам хорошего поставщика.
3. Объемы. Если у вас большие объемы (например, несколько ресторанов, каждому из которых нужен товар поставщика), то вы будете выгодным покупателем. Тогда для вас как для оптового покупателя поставщик будет готов снизить цену.
4. Количество объектов и расстояние между ними. Если у вас несколько объектов и расстояние между ними большое, а поставщик один, он может не успевать отвезти товар в оба места к открытию ресторана. Ему будет невыгодно вам возить, и вам придется взять другого поставщика на вторую точку (или договориться с первым с помощью вашего умения вести переговоры).
5. График поставок. Гибкий график поставок, удобный подъезд к зоне выгрузки – это плюсы, которые работают на вас. Если у вас есть специальный человек, который занимается приемкой товара (лучше всего, если это кладовщик), вам не обязательно привозить товар до 9 утра.
6. Прием товара. Ценно, когда ресторан умеет принимать товар быстро. А если поставщик приехал, привез вино, которое может принять только бармен, а бармен стоит за стойкой, и поставщику приходится его ждать, это невыгодно ни одному поставщику.

Ценообразование

Можно выделить следующие способы регулировки фудкоста из зала:

1. Концепция меню

Конечно, стейк с себестоимостью 1000 руб. не может продаваться за 4000 руб. Но если у вас есть в меню блюда с низкой себестоимостью, то вы можете сильно повысить на него наценку.

Например, у вас все салаты в меню по 500 руб., и при этом есть оливье, в котором достаточно грамм и который достаточно сытный, и с себестоимостью 70 руб. Вы можете продавать его тоже за 500 руб. Меню выравнивается, у гостя не возникает вопросов – все салаты в одну цену, а какой фудкост, его не волнует.

2. Распределение блюд в меню

Во время пандемии многие рестораны ввели меню по qr-кодам: гость наводит телефон на код, и у него открывается меню в телефоне. По статистике, гости заказывают первые три блюда сверху, мало, кто дальше листает экран. Вы можете также поставить в меню наверх те позиции, которые наиболее выгодны по себестоимости. Или это могут быть те блюда, которые вы хотите, чтобы гости распробовали/ блюда от шефа/наиболее дорогие блюда – на ваше усмотрение.

3. Блюда от шефа

Каждые две недели шеф-повар должен внедрять в меню новые блюда. Общая смена меню – это достаточно большая и трудоемкая работа, а придумать 1-2 новых сезонных блюда раз в две недели – вполне реально, шеф может справиться с этим вдвоем с управляющим. Придумывать блюда нужно со средней себестоимостью.
Если у вас в среднем фудкост равен 25%, то пусть блюдо от шефа будет с 20%. Так как это блюдо сезонное, эксклюзивное, вы можете поставить на него цену выше, чем на аналогичные блюда в меню, и его будут покупать. Почему? Большинство гостей в ресторане – постоянные, которые часто приходят и пробуют одно и то же меню. Блюда от шефа для них будут развлечением, чем-то новым в любимом ресторане.

4. Продажи в зале — мотивация команды зала

Команда в зале напрямую влияет на продажи, и отлично, когда официантам самим нравятся блюда, которые они продают. Мотивация может быть разная, например, кто продаст наибольшее количество блюд от шефа. При разработке блюда от шефа, шеф-повар должен проводить его дегустацию с официантами, может быть, доработать его по их комментариям, тогда они его сами полюбят и будут лучше продавать.

5. Блюда-коровы, собаки и звезды

Звезды – это блюда от шефа или другие временные классные редкие позиции, которые ярко выстреливают и вытягивают вашу себестоимость к бюджетным показателям.
Блюда-коровы – это те, что вы вынуждены держать. Например, итальянский ресторан не может обойтись без пасты «4 сыра», при этом это дорогое блюдо с высоким фудкостом.
Собаки – это классические блюда, которые никогда не уберут. В итальянском ресторане, например, никогда не уберут пасту «Болоньезе» и пиццу «Маргарита» из меню. При этом у них средний фудкост и средние цены – гости хорошо берут.

От DocsInBox

Мы рады, если материал оказался полезным и помог вам научиться грамотнее управлять себестоимостью в ресторане!

Себестоимость блюд — крупная статья расходов, которая напрямую влияет на доходы ресторана. Важно и нужно правильно оценивать и регулировать ее, чтобы повышать чистую прибыль. В грамотном управлении себестоимостью и в целом снижении расходов ресторана поможет автоматизация. Системы автоматизации помогают не только упростить жизнь при вводе первичных документов, но и контролировать закупочные цены и поставщиков, а также влияют на расходы заведения в целом.

DocsInBox – компания, созданная автоматизаторами, рестораторами и поставщиками. За 10 лет работы мы помогли более 8 000 ресторанов перейти на электронный документооборот.

Узнать больше о нас и том, как мы можем автоматизировать ваши процессы работы с поставщиками, вы можете на нашем сайте docsinbox.ru.