Налоговики при проверках особое внимание уделяют авансовым отчетам. Найденные в этих документах противоречия – повод подозревать компанию в фиктивных сделках. Для любой организации это риск потери налоговых вычетов.
Списать траты бывает непросто. Даже если у вас на руках подтверждающие документы. Информация в них может быть некорректной.
Проверять отчет от сотрудника – обязанность бухгалтерии. Документ утверждает руководитель (абз. 5 Указаний, утв. постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55). Поэтому у вас тоже потребуют объяснений, если пропустите отчет с ошибками или недостоверными данными, из-за которых снимут расходы.
В первичный документ, содержащий информацию об услугах или выданных товарах, должны быть включены данные о вашей компании. Если сотрудник действовал от себя – его точные данные. Не лишним будет отфиксировать, что деньги расходовались по целевому назначению, которое должно быть указано в поручении/приказе руководителя либо заявлении на выдачу средств.
Если данные не сойдутся, налоговик будет подозревать, что таким образом компания замаскировала зарплату или непроизводственные расходы.
Как убедиться в подлинности документов
Факт совершения операции должен быть подтвержден (письмо Минфина от 24.03.2021 № 03-03-07/21069). Неважно как велся расчет, купюрами или безналично, вы должны получить бланк строгой отчетности или кассовый чек с QR-кодом. Без него чек считается недействительным, признавать расходы по такому документу нельзя — настаивают чиновники (письма Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819, от 22.01.2020 № 03-03-06/1/3298).
Инспекторы проверяют в документах и реквизиты продавца. В случае если они некорректные — снимают расходы, как по фиктивным сделкам.
Из судебной практики
В ходе выездной проверки налоговики обнаружили в авансовых отчетах нестыковки. Нашли чеки от компаний с несуществующим ИНН и ликвидированных организаций. Руководитель попробовал реабилитироваться и предъявил новые чеки с подобными данными. К сожалению, инспекторов это не убедило. Все закончилось доначислением более 700 тысяч НДФЛ. (решение Арбитражного суда Республики Татарстан от 04.08.2020 № А65-7109/2019).
Как проверить кассовый чек
В приложении «Проверка чеков ФНС России». С помощью QR-кода или ввода данных вручную. Приложение позволяет хранить чеки и скачивать их при необходимости, что нивелирует риск потери. Проверить перед отчетом чек может любой сотрудник. Можно ввести это правило в организации и озвучить его сотрудникам, чтобы в дальнейшем не спорить с ними из-за некорректных чеков.
Предупредите, что приветствуются и фотоотчеты о затратах. Можно зафиксировать на телефон отель, где сотрудники остановились в командировке, заправку или кафе. Теперь в случае потери документов, вы будете знать где их можно запросить. Сотрудник должен помнить, что при невозможности подтвердить траты, у него возникает налогооблагаемый доход.
Предупредите сотрудников: за подделку есть ответственность и даже уголовная. Повесьте памятку на видное место в офисе или направьте ее по электронной почте (см. образец).
#бридж групп #бухгатерский учет #авансовый отчет #управление бизнесом #бизнес и финансы