Отдать в руки Боссу или положить на стол документы на подпись? Решаем вместе.
Может показаться, что вопрос банальный, но, как показывает практика, многие секретари просто кладут папку с документами на стол куда-попало!
Иногда документы складываются в специальные лоточки: нижний/левый - на подпись, верхний/правый - подписанные, вариаций много. Часто секретари выбирают яркие папки для документов, но и они теряются среди рабочего хаоса, ведь документы Босс подпишет, но не факт, что положит все обратно в эту самую папку, да и Босс может перепутать ваши красочные папки (ведь информация о том, какой цвет папки для какого документа, Боссу совершенно не нужна).
Халатность в данном вопросе может привести к самому страшному в жизни секретаря - потери важных документов, а ещё и позорного поиска 100500 документов на рабочем столе Босса, тратя его драгоценное время, свое время, время тех, кто ждет срочные документы обратно. Так вы покажете свою некомпетентность и непрофессионализм в работе. Кошмар!
И вот такая маленькая проблемка может лишить вас работы. Да, в крупных компаниях с конкурентоспособной заработной платой будет приличная очередь на вашу должность тех, кто не допустит таких промахов.
Спокойствие и немного сноровки!
Те секретари, которые уже несколько лет работают с одним и тем же директором, по кашлю определяют настроение и планы на предстоящий день. Но так повезло не всем!
Ценный совет
Необходимо на огромном столе у Босса распределить зоны:
- рабочая зона;
- зона для кофе;
- зона для компьютера, клавиатуры и мышки;
- зона канцелярских принадлежностей;
- зона важных документов;
- зона документов "на потом";
- зона просмотренных документов, которые нужно забрать;
- зона документов на рассмотрение и подпись.
Эти зоны станут понятны после нескольких месяцев работы в тандеме с Боссом, ведь директор - тоже человек и у него есть свои привычки, ритуалы в работе, свой порядок. Ваша задача не наводить свой порядок, а легко и незаметно интегрироваться, упростить и ускорить процесс, высвободить время.
Из практики могу сказать, что чаще всего для документов на подпись используется дальний правый угол стола относительно директора, ближе к Боссу - на подпись, ближе к краю стола - подписанные.
Самый простой и удобный вариант
Вы можете просто договориться с Боссом, куда и как положить документы - это был бы идеальный вариант! Но не всегда это бывает просто.
В силу того, что некоторые руководители не могут/не хотят/не запоминают всей вашей логики и системности или в силу определенного стиля работы, руководитель сам может подписать документ и с ним же уйти в отдел/на совещание/в командировку, а вы будете искать документ везде и всюду, волноваться, перестанете есть и спать. И такое тоже бывает.
Важна ваша бдительность, память, умение договариваться, умение систематизировать процессы, а также желание выполнять каждую задачу в полном объёме и в срок.