Есть определенные требования, по которым кадровики осуществляют поиск людей на открытые вакансии. Вообще, это их работа - разрабатывать подобные регламенты приема тех или иных людей "с компетенциями, навыками и знаниями" на конкретные вакантные места в компании. Требования к "секретарю", в этом плане, не эксклюзивные.
Можно разобрать требования к уровню профессионализма кандидата, но это все банально, найти информацию об этом легко.
Давайте лучше разберем обратную ситуацию, почему вы не сможете работать секретарем? Рассмотрим данный вопрос с другой стороны.
Можно, конечно, перечислить требования и сказать, что все зависит от них. Если кандидат соответствует требованиям, значит получит работу, если не соответствует - значит не получит. А если кандидат сомневается в своих знаниях или желании работать секретарем, как узнать?
В жизни может сложиться разная ситуация и обстоятельства будут диктовать свои правила. Поработать секретарем, пока не найдете другую работу, может показаться нормальным вариантом. Ключевое слово - показаться.
1. Вы не сможете работать секретарем, если вы не умеете делать 3-5 дел одновременно.
Например: звонить по телефону, одновременно отправлять электронные приглашения на совещания, печатать документы к следующему совещанию своего Босса, встречая гостей в приемной.
Каждый может сказать ,что умеет делать 2-3 дела одновременно, что в современном мире уже считается нормой. Все мы заняты 2-3 делами сразу, особенно если у вас есть дети, вы понимаете, о чем я говорю.
2. Вы не сможете работать секретарем, если не обладаете отличной памятью.
Не всегда есть возможность записать все в блокнотик, иногда информация поступает неожиданно и из разных источников!
Например: вы зашли на совещание к Боссу, а там 3-4 других директора, каждый из которых озвучил 2-3 своих просьбы, Босс озвучил еще 2-3 свои просьбы, никто из них не будет ждать, что вы сходите за блокнотом и будете записывать. Придется запоминать.
3. Вы не сможете работать секретарем, если вы пишете и говорите с ошибками.
Да, неграмотность и косноязычие встречается даже среди руководящего состава компаний. Но вы именно тот человек, который должен с этим бороться и ликвидировать все ошибки со всех сторон - от персонала к руководству и от руководства к персоналу.
Вы будете выступать неким "буфером обмена" всей информации, которая должна быть отфильтрована и проверена на ошибки.
4. Вы не сможете работать секретарем, если вы не умеете налаживать связи с людьми.
Быть секретарем - значит быть дипломатом. Умение разговорить собеседника, попросить помощи у кого-либо, договориться о чем-либо - все это присутствует в работе секретаря. Вы должны хорошо наладить общение с руководством, персоналом, а также со всеми службами почты, уборки и прочее.
5. Вы не сможете работать секретарем, если не любите нудную работу с документами.
Очень многие не любят работать с документами, а тем более их проверять, разрабатывать, внедрять. В некоторых компаниях весь документооборот входит в обязанности секретаря.
Здесь важно заметить, что работу с документами нужно не просто знать, а любить. Иначе свою работу вы возненавидите через две недели.
6. Вы не сможете работать секретарем без организаторских способностей.
Организовать своему Боссу совещание, собеседование, поездку, встречу, да что угодно - не должно вызывать у вас никаких препятствий и страхов.
Однажды ко мне на собеседование пришла девушка без опыта работы секретарем, но она очень хотела получить эту должность. В пользу того, что она обладает хорошими организаторскими способностями, она рассказала, как пошагово сама организовала собственную свадьбу на несколько десятков человек, какими инструментами она пользовалась, чтобы ничего не пропустить. К слову, должность она получила.
7. Вы не сможете работать секретарем, если не любите людей.
Человеческий фактор прошит красными нитками через всю работу секретаря. Все завязано на людей, на их ответственность, память, пунктуальность, исполнительность, грамотность, профессионализм.
90% работы секретаря происходит через людей. Если вы любите тихо сидеть в кабинете за столом и работать, то вы точно не сможете быть секретарем.
8. Вы не сможете работать секретарем, если вы плохой исполнитель.
Есть две категории людей: хорошие руководители и хорошие исполнители. Тут важно, что реально ближе к вашему темпераменту, характеру. Руководить на должности секретаря у вас не получится, а вот исполнять десятки поручений придется ежедневно.
9. Вы не сможете работать секретарем, если допускаете плохой внешний вид и настроение в работе.
Здесь и так все понятно, вы - лицо компании, первый человек, с которым знакомятся все пришедшие в компанию люди.
Вы ежедневно и без исключений должны быть привлекательной, в опрятном виде строго корпоративного вида, в хорошем настроении, обладать особой располагающей энергией.
10. Вы не сможете работать секретарем, если мечтаете о развитии и карьере.
Должность секретаря занимает особое место в организационной структуре любой компании. Секретарь, в большинстве случаев, не имеет никакого профессионального роста.
Учитывайте этот пункт при устройстве на работу. Вас будут спрашивать, кем вы видите себя через 5 лет, и, к сожалению, через 5 лет вы будете по-прежнему секретарём.
Каждый пункт - откровение и честный взгляд на ежедневную секретарскую рутину. Если в ежедневном формате вы не видите себя секретарем по этим 10 пунктам, то при возникновении сложных ситуаций на работе, вам лучше не начинать карьеру в этой сфере вовсе.
Пишите в комментариях, какой из 10 пунктов на ваш взгляд самый жестокий и неприемлемый!
