Часто в своей практике сталкиваюсь в ситуации, когда организация приступает к регламентации Бизнес-процессов без осознанного понимания, какие проблемы можно решить с помощью регламентации, а какие - нет. В итоге получается регламентация, ради регламентации. Ресурсы потрачены - проблемы не решены! Цель данной статьи - описать проблемы, которые можно решить с помощью регламентации Бизнес-процессов.
Регламентация Бизнес-процессов может решить следующие проблемы:
- Требуется внедрить систему автоматизации. Для этого требуется разработать Техническое Задание на автоматизацию. В этом случае, без описания (создания регламента) Бизнес-процесса не обойтись
- Есть проблемы с Результативностью (объем, качество, сроки) и Эффективностью (себестоимость) Бизнес-процесса. Для того чтобы провести анализ причин возникновения проблем, Вам потребуется его описать (провести регламентацию)
- Наличие большого количества системных ошибок (Сам процесс спроектирован правильно. Сотрудники и рады бы поступить правильно в той или иной ситуации, но правильный вариант поведения не всегда очевиден). Создание регламента, позволит существенно снизить количество системных ошибок
- Создание новой системы (новых Бизнес-процессов). Компания решила внедрить систему аттестации персонала для повышения Результативности и Эффективности системы Управления персоналом. Хотите Вы или не хотите это делать, но создать регламенты новых Бизнес-процессов придется
- Риск потери управления при расширении бизнеса, особенно при создании удаленных объектов управления (филиалы, представительства, ..). Отсутствие "прямого" контакта с управляемой системой, усложняет работу менеджера и, как следствие, без регламентов не обойтись
- Риск занижения цены при Продаже бизнеса. Наличие актуальной системы регламентации повышает прозрачность бизнеса для Покупателя и положительно влияет на рыночную стоимость сделки
- Риск потери управления (возможно и собственности) при передаче бизнеса в управление наемному менеджеру. В этом случае возрастает роль систем контроля, которые не могут эффективно работать без регламентов Бизнес-процессов
- Повышение результативности и эффективности процесса Адаптации. Если у Вас происходит частая смена сотрудников, то для ввода их в должность, без регламентов не обойтись
Это не все возможные варианты проблем, для решения которых Вам потребуется регламентация Бизнес-процессов. Но в любом случае, если Вы задумаетесь о регламентации, то начинать надо с проблем, которые Вы хотите решить с помощью этого инструмента.
Более подробно о системах регламентации, месте регламентов Бизнес-процессов в этой системе - здесь (видео на RUTUBE)