К чему подходят принципы делегирования задач подчиненным и как его начать.
Менеджеры, обладающие навыками делегирования, имеют на треть больше дохода и эффективности, чем менеджеры с низким уровнем этого навыка. Расскажем, что такое делегирование и как грамотно передавать задачи.
Что такое делегирование задач?
Это метод распределения нагрузки — их передача от руководителя к подчиненному. Приведем пример: у руководителя назначена бизнес-встреча с потенциальными партнерами, где потребуется показать преимущества будущего проекта.
Чтобы продемонстрировать проект, эффективный руководитель придумает внутреннее содержание презентации, а ее оформление делегирует подчиненному. Пока сотрудник пишет текст и оформляет дизайн, руководитель тратит освободившееся время на подготовку к переговорам.
К чему подходят принципы делегирования?
К простым задачам, которые отнимают много времени и могут быть поручены другим людям. Такие рутинные дела сильно отвлекают от стратегической работы: например, покупка билетов, регистрация на мероприятия, бронирование отеля для командировки, сбор данных в единый документ, ответы на электронные письма или профессиональное общение в соцсетях — их вполне можно делегировать помощникам.
Также можно научить сотрудников более сложным задачам, таким как подготовка ответов на официальные запросы, сбор информации о заказчике или конкурентах, общение с представителями госорганов.
Делегировать можно и сложные вопросы, для решения которых руководителю может не хватать компетенций: ведение личных страниц в соцсетях, разработка сайта-визитки, работа в CRM-системах, сложных компьютерных программах.
Можно делегировать и другие важные процессы, которые накладываются на другие дела, но должны быть выполнены в любом случае: переговоры от лица руководителя, простая коммуникация с подрядчиками, замещение его во время командировки.
В чем преимущества делегирования для управления?
Если руководитель снимает с себя часть рутины, он освобождает время для работы над более важными задачами: планирует развитие бизнеса, проводит анализ отчетов, ведет переговоры с новыми партнерами. Делегирование помогает соблюдать сроки, вовремя представлять проекты, снизить риск срыва дедлайнов, что в целом повышает эффективность компании.
Когда вы передаете часть своих дел сотрудникам, то даете им возможность расти, получить новые навыки и знания. Такой рост сотрудников ускоряет общий темп работы и защищает коллектив в экстренных ситуациях. Команда будет знать, что делать, если руководитель заболеет или уйдет в отпуск.
Как начать делегировать?
Проанализируйте свое расписание. Если работа отнимает слишком много рабочего и личного времени, крадет отпускные и выходные дни, стоит отдать часть несложных задач текущим сотрудникам или нанять личного ассистента, в том числе удаленного.
Определить количество нагрузки поможет закон Миллера. В статье «Магическое число семь плюс-минус два» американский психолог Джордж Миллер утверждает, что человек может держать в кратковременной памяти не больше 7 ± 2 дела. Если в течение дня количество задач, о которых нужно постоянно помнить, превышает это значение, то расписание пора изменить.
Перед тем, как отдать задачу, нужно понять, имеет ли сотрудник знания и навыки для ее выполнения, и какая у него самого имеется нагрузка. Лучше делегировать работникам, которые максимально близки и знают все детали ежедневных задач.
Делегировать задачи сразу группе сотрудников неэффективно: задача должна иметь конкретное ответственное лицо, а работник — не надеяться на других и видеть свою зону ответственности.
В то же время способный, толковый сотрудник благодаря делегирования научится новому и будет работать быстрее. Если у него возникнут вопросы во время работы, нужно обязательно помочь, ответить на них и дать рекомендации, но не делать задание вместо работника. А замечания дать уже к результату, чтобы внести правки.
Для делегированной задачи важно заложить время на обратную связь и доработку. Обратная связь — ключевой фактор успеха в делегировании. Она помогает повысить уверенность работника в собственных силах.
Поэтому если отчет нужно сдать в понедельник, дедлайн нужно поставить на утро пятницы, чтобы остался день на доработку. Принимать работу, которая не устраивает по качеству, не нужно — смысл делегирования исчезает, а руководитель будет тратить то же время, постоянно исправляя ошибки.