Подотчетные лица несут непотребные чеки на покупку тмц, что делать?
ВНИМАНИЕ! В этом посте говорим о тмц! На услуги есть варианты документирования (для клиентов «Шевченко, Шмелёва и партнеры» подробно разбирали в мае 2021 года на вебинаре)
Прежде всего, нужно заручиться поддержкой генерального директора. Объяснить, что чеки, оформленные с нарушением требований закона О ККТ (54-ФЗ) по мнению Минфина России не могут признаваться в налоговых расходах, такие расходы считаются документально не подтвержденными.
Вот его письмо – Письмо от 5 марта 2021 г. N 03-03-07/15819.
Итак, должен быть издан приказ за подписью генерального директора (директора), где должно быть зафиксировано, что при приобретении товаров, материалов подотчетное лицо прикладывает к авансовому отчету кассовый (ые) чек (и), содержащие QR-код с обязательным указанием наименований приобретаемых материалов, товаров и цены за единицу наименования в кассовом чеке.
С этим приказом нужно ознакомить подотчетных лиц.
И все! Какие-то другие чеки: без конкретных наименований того, что купили, без QR-кода не принимаем.
Важно учитывать также и то, что все-таки цели бизнеса иногда важнее правильно оформленных документов.
Например, сотрудник командирован в населенный пункт, где единственная гостиница, которая дает счет по форме 3-Г или серенькую квитанцию к ПКО. Онлайн-чеки? Не видели, не слышали, не практиковали…
Или, срочно нужно было сделать ремонт авто директору, счет шел на минуты, купили запчасти у дяди Вани. Какие еще чеки с QR-кодом, как расписать какие именно запчасти куплены? Ни видел, не слышал, не практиковал…
В таких случаях возможно оформление служебной записки подотчетного лица, с описанием ситуации и утвержденной генеральным директором с надписью «оплатить/принять к учету и т.д.»
Суммы по таким чеки относим на непринимаемые расходы (если не хотим спорить с налоговой), например, счет 26 «Не принимаемые».
Для целей НДФЛ на этот случай есть великолепное письмо Минфина от 25 июля 2006 г. N 03-05-01-04/219 - если работник в качестве отчета о приобретении товаров или услуг представляет в бухгалтерию организации документы об их оплате и в них имеются реквизиты поставщика, а также указаны наименование и стоимость товара (услуги), то такие расходы, возмещаемые организацией, не могут быть признаны доходом работника и, соответственно, являться объектом налогообложения налогом на доходы физических лиц.
Со ссылкой на это письмо можно и нужно побороться.
16.07.2021 г.