6-НДФЛ
Каждый второй бухгалтер считает отчет 6-НДФЛ сложным, даже несмотря на то, что в 2021 году он был значительно упрощен. Для корректного заполнения отчета важно, чтобы кадровые документы и начисление ЗП были проведены в хронологическом порядке. Не допускается проведение документов задним числом.
Предположим, вы начислили отпуск или больничный лист работнику и тут вспомнили, что этого работника нужно было перевести в другое подразделение. Если сделать перевод и не пересчитать отпуск или б/л, то это приведет к ошибкам в 6-ндфл, которые будет сложно найти. Также нужно следить, чтобы в ведомостях на зп не появлялась запись «в т.ч. за другие месяца», это тоже означает, что что-то исправили задним числом и не переформировали ведомость на выплату. Такие ошибки потянут за собой искажение в справках 2-НДФЛ, особенно критично, если появятся такие записи за предыдущие года.
Заполнение отчета лучше начинать с 2 раздела Отчета. В этом разделе указываются обобщенные данные по полученным доходам работников, нарастающим итогом с начала отчетного периода (1 квартал, полугодие, 9 месяцев и год). Отдельно (справочно) указывается сумма дохода по дивидендам, трудовым договорам и доходы по договорам ГПХ. Важно помнить, что сумма строк 111-113 может не совпадать со строкой 110 и это нормально. Если были выплаты, не относящиеся к перечисленным пунктам, аренда автотранспорта или жилья у физических лиц.
Важно помнить, что 6-НДФЛ заполняется по дате получения дохода. Таким образом если есть премии или выплаты по договорам ГПХ, которые выплачиваются в следующем отчетном периоде, они не попадут в отчет за текущий отчетный период (например, премия начислена за декабрь, а выплачена в январе, в отчет за 2021 год она не попадет, будет отражена в отчете за 1 квартал 2022 г., также и с договорами ГПХ).
По строке 140 отражается НДФЛ начисленный с общей суммы доходы, а вот НДФЛ удержанный может не совпадать с начисленным, если выплата зп происходит в следующем отчетном периоде, например, в январе за декабрь. Обычно это разница на НДФЛ с последней начисленной зп.
С 1 разделом отчета все намного проще. Он заполняется за последние 3 месяца отчетного периода. Для заполнения нужно предварительно сгруппировать сведения по датам, не позднее которых требуется заплатить НДФЛ.
Перейдем к сверке нашего отчета с ЗУПом. Чтобы убедиться в корректности отчета воспользуемся 2-мя отчетами (в разделе налоги - отчеты по налогам):
- Свод по начисленной зп (вкладка Зарплата - отчеты по зарплате);
- Анализ НДФЛ по месяцам (вкладка налоги - отчеты по налогам);
В отчете «Анализ НДФЛ по месяцам» есть 2 периода, с помощью которых будем сверять отчет:
- Период получения дохода – это отбор по дате получения дохода для целей учета НДФЛ;
- Период взаиморасчетов – отбор по периоду начисления доходов, этот отбор обычно сходиться со сводом.
По умолчанию в настройках Анализа по НДФЛ стоит только отбор по периоду получения дохода. Для настройки второго отбора в настройках отчета выбираем расширенный вид и на вкладке Отборы напротив «Периода взаиморасчетов». Ставим звездочку. Таким образов в шапке отчета появится 2 варианта формирования отчета.
Для проверки сформируем Свод начислений по зп и Анализ по НДФЛ по месяцам за отчетный период (галочка должна стоять «период
взаиморасчетов»). Сумма дохода и начисленного НДФЛ должна сойтись в этих двух отчетах, это означает что начисления попали в учет по НДФЛ. Далее формируем отбор по Периоду получения дохода и сверяем данные с самим отчетом 6-НДФЛ.
1. Сумма начисленных доходов по Анализу должна совпадать с строкой 110 отчета 6-НДФЛ.
2. Вычеты равны строке 130 отчета 6-НДФЛ.
3. Исчисленный НДФЛ равен строке 140.
4. Чтобы сверить строку 160 нужно поменять настройки Анализа на Период взаиморасчетов и сверить сумму удержанного налога. Это связано с тем, что в стр. 160 попадает НДФЛ удержанный с декабрьской зп.
Для сверки 1 раздела отчета 6-НДФЛ рекомендуется свериться с платежами, через анализ счета 68.01 в корреспонденции с счетом 51.
Так же в завершении рекомендуем формировать и сверять 6-НДФЛ ежемесячно. Таким образом после начисления зп, можно оперативно выявить и исправить ошибки и в дальнейшем будет уходить меньше времени на сбор и сверку отчета.