Сервисы для организации видеозвонков пережили взрывной рост в начале пандемии. В апреле 2020 года видеозвонки ежедневно использовали больше 300 млн человек.
Формат помогал тысячам компаний поддерживать коммуникацию между сотрудниками и постепенно превратился в daily routine: сегодня сложно представить рабочий день без виртуальных встреч с клиентами, партнерами или коллегами.
Организация звонка, как и подготовка к офлайн-встрече, требует осознанного подхода и определенных навыков — иначе разговор вряд ли получится конструктивным. Сегодня расскажем о 5 правилах, которые помогут сделать виртуальные встречи эффективными и не дадут собеседникам заскучать.
1. Делайте перерывы
Одно из исследований показало: участие в нескольких видеозвонках подряд негативно влияет на эмоциональное состояние сотрудников. Четырнадцать волонтеров посетили четыре виртуальные встречи — при этом одна группа общалась без перерыва, а другая устраивала между звонками небольшой отдых.
Оказалось, мозг человека, который лишает себя отдыха, работает не лучшим образом — звонки нон-стоп способствовали нарастанию стресса и отстраненности. А вот перерывы между встречами помогли участникам сохранить вовлеченность и снизить напряжение — при том, что каждый длился не больше 10 минут.
Планируя звонки на день, оставляйте между ними время на отдых. Так встречи принесут больше пользы, а участники будут дольше сохранять работоспособность и мотивацию.
2. Планируйте
Звонок требует такой же внимательной подготовки, как встреча с коллегами в офлайне.
Во-первых, у каждой видеоконференции должна быть конкретная цель. Например, поделиться новой информацией, принять оперативное решение или поддержать мотивацию команды.
Во-вторых, после того, как организатор определился с целью, ему предстоит утвердить список участников и регламент. Ольга Демьянова из Школы наставников Сколково советует на данном этапе обращаться к следующему списку вопросов:
- Кто обладает информацией и знаниями, касающимися рассматриваемого вопроса?
- Чьи интересы затрагивает этот вопрос?
- От кого зависит принимаемое решение?
- Кому нужно знать информацию, которая будет обсуждаться?
- Кто будет реализовывать принятые решения?
Никогда не устраивайте видеозвонки без подготовки. Продумайте, что хотите обсудить с коллегами, определитесь с таймингом встречи и выберете модератора, который поможет участникам оставаться в пределах заявленной повестки.
3. Приоритезируйте
Список вопросов, которые вы планируете вынести на обсуждение, стоит составить заранее. Разобраться, в каком объеме уделять внимание тем или иным вещам, поможет матрица Эйзенхауэра — поле, на котором шкала «срочно//не срочно» и шкала «важно//не важно» образуют четыре квадрата. В них и нужно расположить все существующие вопросы.
Квадрат важных и срочных дел в идеале должен оставаться пустым или малочисленным — если в нем появляется обширный список, то это указывает на проблемы с планированием и сроками. Вместе со следующим квадратом («важное, но несрочное») первый квадрат требует постоянного мониторинга — не забывайте выносить его содержание на обсуждение.
А вот тем из квадрата «срочное, но неважное» стоит по возможности избегать. К ним относятся любые вопросы, которые могут самостоятельно решить заинтересованные сотрудники, а также отвлеченные вопросы, никак не связанные с бизнесом. Наконец, стоит полностью исключить из программы совещаний вопросы, которые оказываются в квадрате «неважное и несрочное».
4. Найдите удобную и безопасную платформу
Качество виртуальных встреч зависит от площадки, которой пользуется команда. Важно уделить внимание базовым вещам вроде стабильности интернет-соединения, а также безопасности и функционалу сервиса.
Видеозвонки должны быть удобными — предпочтение стоит отдавать сервисам, которые не потребуют специальных знаний. В идеале, принять участие в виртуальной встрече можно в режиме «одного окна» — не устанавливая дополнительное программное обеспечение помимо того, которым специалист уже пользуется для работы.
В #битрикс24, например, вы можете общаться с коллегами и создавать групповые видеозвонки. При этом собеседникам не потребуется открывать дополнительные приложения для конспектирования тезисов или создания документов — все эти функции доступны в видеозвонках.
5. Подводите итоги
Конечно, следить за ходом встречи и фиксировать важные мысли — задача каждого участника. Предполагается, что действующие специалисты умеют работать с поступающей информацией. Но чтобы избежать разногласий, обозначить приоритеты и всегда иметь возможность вернуться к обсуждению, не забывайте «официально» резюмировать встречу и формулировать ключевые тезисы.
В #битрикс24 протокол звонка можно создавать, не переключаясь на другие вкладки и приложения. Документ будет доступен для редактирования всем участникам встречи, а после ее завершения ссылка на него останется в групповом чате.
#битрикс24 #бизнес #видеозвонки