Настоящий инфокоммуникационный рай уже наступил. За пару кликов, тапов и свайпов сегодня мы делимся эмоциями, шэрим фотки, заказываем еду, букаем гостиницы и отправляем важные документы по всему свету. Не осталось преград для распространения информации. А вот невежество пользователей еще сохраняется.
Не мешай остальным
Беззвучный режим
Начнем с самых простых вещей: находясь в офисе, учреждении и любом месте, где у окружающих людей кипит работа, нужно обязательно выключать звук телефона.
Не выключают звук только клинические эгоисты. Постоянные навязчивые уведомления из мессенджеров, резкие, громкие и порой откровенно странные рингтоны сильно отвлекают, раздражают и сбивают людей с рабочего ритма.
Не болтай!
«Режима тишины» касаются и личные телефонные разговоры в публичных местах.
— Алло! А? Да, теть Галя, мама рассаду передала. Да, нога у деда Сени уже не болит!
Теперь мамина рассада и проблемы деда Сени стали достоянием общественности. А ведь не должны были. Приберегите личные разговоры на дом, или напишите смску, соблюдайте общественный этикет.
Корпоративная переписка — вакханалия, как она есть
Елена Торшина как-то написала очень эмоциональную, но до боли правильную инструкцию «Как пользоваться рабочей почтой». Исчерпывающе, но я все же продолжу свою мысль.
Почтовые вложения
Прикрепленные файлы к письму-рассылке — дурной тон. Это не деловая переписка, здесь стоит не полениться и красиво ее оформить в html формате, поместив в тело письма всю необходимую информацию и гиперссылку на требуемый файл.
Если же говорить о деловой переписке и случаях, когда требуется отправить сразу несколько файлов, практичнее сделать это через облачные хранилища (о них мы тоже поговорим отдельно), поделившись ссылкой. Потому что:
- В разных компаниях почтовые сервера настроены по-разному и несколько файлов, прикрепленных к письму, могут просто не дойти до адресата.
- Корпоративные почтовые сервера могут вовсе блокировать письма с вложениями, превышающие по размеру заданное количество мегабайт.
Ссылка на облако, вставленная в тело письма — невесома и удобна в использовании.
Имена почтовых ящиков
Использовать рабочие почтовые ящики с нечитаемыми именами, напоминающие почты-времянки — это ад.
Адреса почты формата никнейм в игре + дата рождения + еще символы — допустимо для личных ящиков, но не для работы. Пример:
- a.pussykiller1989@pochtatochka.ru — недопустимо для рабочей почты.
- ivanov.mark@maill.ru — допустимо для рабочей почты.
Во-первых, как вы будете выглядеть в глазах важного адресата? Во-вторых — как адресату быстро запомнить вашу почту (а иногда это нужно).
Создайте себе два ящика: один личный — называйте как хотите, второй рабочий — называйте лаконично и понятно.
Резюмируем секрет правильного рабочего ящика: почта должна быть легко читаемой, удобно вводимой и запоминаемой.
Регистрация сервиса на личный аккаунт сотрудника
Это ужасно. Если сотрудник уволится, доступ к сервису будет сохранен за ним. Придется или потратить время, чтобы передать права новому сотруднику, или вовсе создавать новый аккаунт, теряя все накопленные данные.
Ужас будет продолжаться по кругу, пока в трезвую голову руководителя не придет мысль создать для этих целей отдельный корпоративный аккаунт (почту).
Продолжая мысль, вырабатываем правило: на каждую должность должна быть своя почта, которая будет передаваться от прошлого сотрудника к новому. Сэкономите много времени, нервов и, возможно, денег.
Пример использования почту с привязкой к должности: design@... , director@.... , manager@... и т.д.
Децентрализованная переписка
Один из смертных грехов отдельных компаний — децентрализованный канал рабочей переписки.
Все пишут друг другу куда хотят: на почту, скайп, вайбер, телегу. По итогу имеем: потерянные файлы, ссылки и важные комментарии, замечания по задачам, трудность восстановления хронологии событий, хаос.
Нет преград посадить всех сотрудников на один канал связи. Возмущающиеся по-поводу «это неудобно» поворчат и успокоятся, а процесс внутрикорпоративного общения будет выглажен и стабилен.
Облака
Некоторые юзеры до сих пор не научились пользоваться облачными хранилищами для трансфера, хранения и бэкапа файлов. А это очень удобно:
- Все необходимые файлы всегда у вас под рукой. С любого устройства.
- Делиться большими файлами просто: грузите файл на облако, делитесь ссылкой. Очень полезная штука в рабочей переписке по электронной почте (почему — читайте выше).
- Если вдруг на компе полетела система, умер диск или вовсе потерялось само устройство — важные файлы всегда можно скопировать из облака на новое локальное хранилище.
Полезно будет иметь общий диск компании, на котором хранятся файлы и документы для общекорпоративного доступа. Если почему-то до сих пор у вас его нет — организуйте.
Разделяй и будь спокоен
Разделять личные и деловые (рабочие) каналы коммуникаций — это правильно и полезно всем.
Не хочешь, чтобы клиенты и коллеги написывали тебе в вацап поздним вечером? Используй другие каналы связи с ними или заведи второй телефон.
Раздавать направо-налево свои личные контакты, разрешать людям писать и звонить тебе везде и всегда, а потом возмущаться этому — сам дурак.
В целом, хорошо бы спросить у человека, по каким каналам и в какое время с ним удобно связываться и в какое время. Форс-мажорные ситуации не рассматриваем.
Резюме
Говоря словами классиков: «Сегодня в онлайн не все могут. Вернее могут не только лишь все, не каждый может это делать».
Шутки штуками, а онлайн, как любое другое пространство, и деловая переписка, как любой другой диалог, имеют свой этикет, который лучше соблюдать, чтобы не быть чудаком.
#информационные технологии #этикет общения #интернет
