Передача своих задач другим позволяет высвободить свое время на более приоритетные и приятные задачи. Разрешите заботиться о себе!
Доверие
В основе делегирования лежит доверие - ты отдаешь другому свою задачу и веришь, что тот с ней справится.
Доверие растет постепенно: сначала задачи более простые и короткие. При успешном выполнении растет сложность задач, зато они становятся более интересными.
Алгоритм делегирования
Первый шаг к делегированию - определить, какие задачи ты хочешь передать другим.
- Это могут быть рутинные задачи, которые отнимают много времени, но не дают значимого эффекта,
- Также стоит делегировать то, что тебе не нравится делать самой.
- Наконец, стоит делегировать те задачи, в которых ты не профессионал, если нет задачи освоить эту сферу.
Второй шаг - определить, кому ты можешь передать свои задачи. Важно подобрать исполнителя таким образом, чтобы твои задачи были ему интересны либо сами по себе, либо приносили ему результат в обозримом будущем.
Делегировать не обязательно человеку. Многие задачи можно автоматизировать:
- Пылесосить может робот-пылесос.
- Стирать - стиральная машина.
- Сушить - сушильная машина.
- Разбудить утром - будильник.
- Напомнить о встрече - календарь на телефоне.
Можно привлечь специалистов:
- Принести покупки домой может служба доставки. Чтобы не готовить, можно заказать через интернет готовые блюда.
- Убраться в доме поможет клининговая служба.
- Прическу сделает парикмахер.
- Маникюр и педикюр - мастер ногтевого сервиса.
- Уроки с ребенком сделает репетитор.
- Присмотрит за ребенком няня или детский центр.
- Организует праздник агентство праздников.
На работе можно делегировать свои задачи:
- Сотруднику, если вы руководитель
- Стажеру, если вы сотрудник
Третий шаг - формулировка задачи. Здесь пригодятся критерии SMART.
SMART-задачи
S - specific - четкая формулировка
Понятно, что нужно сделать, без дополнительных вопросов.
- Определен формат результата (например, шаблон документа, с примером). Иногда достаточно словесного описания, иногда лучше зафиксировать договоренности.
- Определен порядок процесса (например, в инструкции). Нужна ли инструкция - зависит от уровня исполнителя. Если квалификация высокая - детальное прописывание шагов будет раздражать, демотивировать.
M - measurable - измеримая
У задачи должны быть измеримые критерии, показатели, по которым можно четко сказать - достигнут результат или нет.
A - achievable - достижимая
У исполнителя должно хватать компетенций на выполнение задачи. Либо она должна входить в зону ближайшего развития - новый навык, который можно освоить на основе предыдущего опыта.
R - relevant - актуальная
Задача должна быть значимой для исполнителя, мотивировать его, соответствовать его целям.
T - timed - ограничена во времени
Обозначить сроки начала и окончания выполнения задачи стоит, чтобы уложиться в запланированные сроки.
Четвертый шаг - постановка задачи
Обозначаем задачу исполнителю, рассказываем условия ее выполнения.
Чтобы убедиться, что вас правильно поняли, полезно будет попросить исполнителя повторить задачу своими словами.
Пятый шаг - контроль выполнения задачи
Контроль
Точки контроля принято ставить:
Перед началом выполнения задачи - убедиться, что у исполнителя есть все, необходимо для ее выполнения.
В середине - убедиться, что задача начата, ответить на вопросы, возникшие по ходу выполнения задачи.
Если в рамках задачи есть существенный расход ресурсов, стоит провести промежуточный контроль перед этим действием, чтобы убедиться, что предыдущие шаги выполнены корректно.
Финальная точка контроля - после выполнения задачи. Убедиться: все ли выполнено корректно, в соответствии с постановкой задачи, дать обратную связь исполнителю.
Обратная связь
Обратную связь стоит начать с положительного - что получилось, что стоит закрепить и повторить в следующий раз.
Если что-то не получилось - стоит выяснить причину и разработать план действий, чтобы в следующий раз стало еще лучше.
Заключение
На первых порах будет сложно делегировать. Ведь у вас больше опыта в решении задач, вы знаете, как лучше, быстрее и правильнее выполнить задачу самостоятельно. Однако если вы освоите эту технику, то сможете стать более счастливой, ведь тогда появится время для действительно интересных и приятных задач!
