Как применить делегирование в повседневной жизни

Передача своих задач другим позволяет высвободить свое время на более приоритетные и приятные задачи. Разрешите заботиться о себе!

Доверие

В основе делегирования лежит доверие - ты отдаешь другому свою задачу и веришь, что тот с ней справится.

Доверие растет постепенно: сначала задачи более простые и короткие. При успешном выполнении растет сложность задач, зато они становятся более интересными.

Алгоритм делегирования

Первый шаг к делегированию - определить, какие задачи ты хочешь передать другим. 

• Это могут быть рутинные задачи, которые отнимают много времени, но не дают значимого эффекта, 
• Также стоит делегировать то, что тебе не нравится делать самой. 
• Наконец, стоит делегировать те задачи, в которых ты не профессионал, если нет задачи освоить эту сферу.

Второй шаг - определить, кому ты можешь передать свои задачи. Важно подобрать исполнителя таким образом, чтобы твои задачи были ему интересны либо сами по себе, либо приносили ему результат в обозримом будущем.

Делегировать не обязательно человеку. Многие задачи можно автоматизировать:

• Пылесосить может робот-пылесос.
• Стирать - стиральная машина.
• Сушить - сушильная машина.
• Разбудить утром - будильник.
• Напомнить о встрече - календарь на телефоне.

Можно привлечь специалистов:

• Принести покупки домой может служба доставки. Чтобы не готовить, можно заказать через интернет готовые блюда.
• Убраться в доме поможет клининговая служба.
• Прическу сделает парикмахер.
• Маникюр и педикюр - мастер ногтевого сервиса.
• Уроки с ребенком сделает репетитор.
• Присмотрит за ребенком няня или детский центр.
• Организует праздник агентство праздников.

На работе можно делегировать свои задачи:

• Сотруднику, если вы руководитель
• Стажеру, если вы сотрудник

Третий шаг - формулировка задачи. Здесь пригодятся критерии SMART.

SMART-задачи

S - specific - четкая формулировка

Понятно, что нужно сделать, без дополнительных вопросов. 

• Определен формат результата (например, шаблон документа, с примером). Иногда достаточно словесного описания, иногда лучше зафиксировать договоренности.
• Определен порядок процесса (например, в инструкции). Нужна ли инструкция - зависит от уровня исполнителя. Если квалификация высокая - детальное прописывание шагов будет раздражать, демотивировать.

M - measurable - измеримая

У задачи должны быть измеримые критерии, показатели, по которым можно четко сказать - достигнут результат или нет.

A - achievable - достижимая

У исполнителя должно хватать компетенций на выполнение задачи. Либо она должна входить в зону ближайшего развития - новый навык, который можно освоить на основе предыдущего опыта.

R - relevant - актуальная

Задача должна быть значимой для исполнителя, мотивировать его, соответствовать его целям.

T - timed - ограничена во времени

Обозначить сроки начала и окончания выполнения задачи стоит, чтобы уложиться в запланированные сроки.

Четвертый шаг - постановка задачи

Обозначаем задачу исполнителю, рассказываем условия ее выполнения.

Чтобы убедиться, что вас правильно поняли, полезно будет попросить исполнителя повторить задачу своими словами.

Пятый шаг - контроль выполнения задачи

Контроль

Точки контроля принято ставить:

Перед началом выполнения задачи - убедиться, что у исполнителя есть все, необходимо для ее выполнения.

В середине - убедиться, что задача начата, ответить на вопросы, возникшие по ходу выполнения задачи.

Если в рамках задачи есть существенный расход ресурсов, стоит провести промежуточный контроль перед этим действием, чтобы убедиться, что предыдущие шаги выполнены корректно.

Финальная точка контроля - после выполнения задачи. Убедиться: все ли выполнено корректно, в соответствии с постановкой задачи, дать обратную связь исполнителю. 

Обратная связь

Обратную связь стоит начать с положительного - что получилось, что стоит закрепить и повторить в следующий раз.

Если что-то не получилось - стоит выяснить причину и разработать план действий, чтобы в следующий раз стало еще лучше.

Заключение

На первых порах будет сложно делегировать. Ведь у вас больше опыта в решении задач, вы знаете, как лучше, быстрее и правильнее выполнить задачу самостоятельно. Однако если вы освоите эту технику, то сможете стать более счастливой, ведь тогда появится время для действительно интересных и приятных задач!