Принципы хранения архивных документов в Российском государственном архиве научно-технической документации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24.
В РГАНТД хранятся документы по истории советской науки и техники ХХ века, а также личные документы, которые принадлежали видным деятелям науки и техники. Документы, поступающие на хранение в архив, систематизированы по архивным фондам и архивным коллекциям. По видам носителей они подразделяются на бумажные, фото- и кинопленку, стекло, электронные носители и др. Документы на бумажной основе хранятся в архивных коробках, папках, конвертах, иногда в связках. На лицевой части обложки папки проставлены штампы РГАНТД с номером фонда, номером описи и номером дела, на архивных документах личного происхождения также на обложке указывается фамилия, имя и отчество фондообразователя, заголовок дела и количество листов. В хранилищах поддерживается постоянная температура (+19 градусов) и влажность (55%).
Все папки с документами помещены в специальные коробки из бескислотного картона, на коробках указаны номера фондов, описей и дел, также сами коробки имеют нумерацию по каждой описи. Хранение осуществляется на специальных металлических стеллажах, на каждом стеллаже имеется топографический указатель. Все стеллажи и полки пронумерованы (для каждого хранилища своя нумерация). В хранилищах установлены воздуховоды, которые позволяют поддерживать нужный климат в хранилище, также большое внимание уделяется пожарной безопасности.
Фотодокументы, находящиеся на постоянном хранении в РГАНТД, имеют разные носители информации – негативы на фотопленке и стекле; позитивы на фотопленке, стекле, фотобумаге разного размера и цветности, а также фотоальбомы. Каждый фотодокумент имеет индивидуальный конверт либо папку. Условия хранения фотодокументов – не выше +15 С и влажности 45–50%, при особом освещении в специально оборудованных металлических шкафах. Каждый ящик шкафа выдвижной, для работы в хранилище. При тусклом освещении выдвижные ящики очень удобны. Каждый шкаф имеет топографический указатель (по размерам и цветности), каждая ед. хр. фотодокумента помещена в отдельный конверт из кальки, а размеры – 5 и 6 в специальных папках формата А-4. Все документы подписаны в валовом порядке и хранятся по размерам и цветности. Особо ценные фотодокументы размещены обособленно от общего массива.
Также на хранении находятся кинодокументы, телеметрические документы. Кинопленка представлена в двух размерах – 35мм и 16мм, на триацетатной основе. Все комплекты кинодокументов хранятся в специальных металлических и пластиковых коробках, а магнитная фонограмма дополнительно упаковывается в полиэтиленовые пакеты, для того чтобы не осыпался рабочий слой, а также для уменьшения уксусного синдрома триацетатной пленки. Оптимальная температура хранения для кинопленки на триацетатной основе от +5 до +15 при влажности не более 50%.
Работа с фото- и кинодокументами, производится в хранилище только в специальных хлопчатобумажных перчатках для работы с негативами и пленкой, мы с особой осторожностью относимся к документам. Также в хранилище есть специальное настольное оборудование с подсветкой – просветной стол, позволяющий рассмотреть негатив на предмет каких-либо повреждений, грязь, царапины, потертости и другие дефекты.
Коробки с кинолентой хранятся на специальных стеллажах, которые называются «ёлочки».
Архивные документы на бумажных носителях разделены на четыре большие группы:
1) документы секретного хранения;
2) документы космических, оборонных и медицинских организаций;
3) документы организаций и предприятий гражданских отраслей экономики, а также документы по личному составу;
4) документы личного происхождения.
Каждая группа документов находится на хранении в обособленных хранилищах, при определённом температурно-влажностном режиме.
Научно- техническая документация включает исследовательскую (отчеты о научных работах, доклады, обзоры и т.д.), конструкторскую, технологическую, проектную (чертежи, схемы), патентную документацию. Спектр научных тем самый широкий – от технологии производства знаменитого советского мороженого до космических разработок, от дизайна ткани до высокоточных механизмов. Документы содержат огромный объем научной статистики.
Перед выдачей документов пользователям и при их возврате, всегда проходит проверка документов. Для обеспечения сохранности оригиналов Особо ценных архивных документов (на бумажном носителе и на пленке) РГАНТД проводит большую работу по созданию страхового фонда и фонда пользования, путем оцифровки и фотографирования архивных документов. Сейчас у нас стоит задача, как можно большее количество архивных документов перевести в электронный вид, чтобы сохранить оригиналы архивных документов, которые несут историческую ценность в области изучения развития космической и научно-технической отрасли.
Весь этот огромный объем информации доступен исследователям.
«Новое – хорошо забытое старое» гласит древнее изречение. А «старое» хранится в архивах. Не надо изобретать велосипед дважды. Пользуйтесь архивами, это кратчайший путь к новому, к инновациям, в конечном счете, к успеху.
Отдел Обеспечения сохранности и учета архивных документов.