В предыдущей статье мы рассказали про первый этап, который необходим для реализации любого проекта по автоматизации. Это этап "Формирование бизнес требований и целей проекта".
.
Вторым очень важным этапом является предпроектное обследование бизнеса.
Цель данного этапа - понять специфику бизнеса заказчика, сформировать оптимальное программное и организационное решение, которое позволит достичь целей проекта и определить рабочую группу со стороны заказчика. Другими словами нам нужно зафиксировать текущее состояние бизнеса - точку "А", желаемое состояние - точку "В" и сформировать понятный план перехода из точки "А" в точку "В" с распределением задач по ответственным сотрудникам как со стороны подрядчика, так и со стороны заказчика.
.
Предпроектное обследование состоит из следующих задач:
.
1. Описать бизнес-процессов компании заказчика в модели AS IS (как есть сейчас). Важно отметить, что здесь описываются те бизнес-процессы, которые прямо или косвенно относятся к цели проекта.
.
2. Определить самые неэффективные участки бизнес-процессов. Для этого, имеет смысл опираться на временные и стоимостные затраты каждой отдельной операции и каждого отдельного бизнес-процесса. Чтобы получить показатели времени и стоимости делается функционально-стоимостной анализ, который наглядно показывает неэффективные участки.
.
3. Дальше подбираем программный продукт или то программное решение, которое максимально типовым функционалом (без существенных доработок программы), закроет потребности бизнеса.
.
4. Описываем бизнес-процессы в модели TO BE (как будет) применительно к выбранному на предыдущем шаге программному продукту.
.
5. Готовим план перехода из точки "А" в точку "В". Это список задач для подрядчика и заказчика, которые необходимо сделать для того, чтобы провести изменения в бизнес-процессах компании заказчика.
.
6. Далее формируем модель будущей информационной системы (тестовые цепочки документов на тестовой базе), с учетом отражения в ней всех операций бизнес-процессов по модели TO BE и демонстрируем её заказчику. Здесь заказчик понимает и наглядно видит как будет работать его бизнес с новой информационной системой, как будут выглядеть отчеты, кто из его сотрудников и какие документы будет оформлять.
.
7. После согласования бизнес-процессов в модели TO BE и модели будущей информационной системы, готовим точную смету работ со сроками и критериями конечного результата для каждого раздела учета.
.
8. Составляем отчет об обследовании, куда включаем все вышеописанные документы и презентуем его в финальном виде заказчику.
По результатам предпроектного обследования и у рабочей группы со стороны заказчика, и у сотрудников подрядчика появляется четкое понимание того как будет работать бизнес в точке "В" и какой совместный путь предстоит пройти обеим сторонам для достижения целей проекта.
.
Это один из важнейших этапов, без которого любой проект по автоматизации либо не реализуется до конца, либо обходиться для заказчика очень дорого.