Снять конференц-зал в Москве для проведения мероприятий с количеством участников от 50 человек и более – вполне реальная задача. Более того, арендовать можно площадку, расположенную в историческом центре, да еще такую, которая близко расположена к метро, имеет рядом автостоянку, а внутри – полный набор технического оборудования и разноуровневые помещения для комфортного проведения официальной и неофициальной частей программы.
Что может подразумевать аренда конференц-зала?
Обычно для арендаторов важны технические параметры площадок. В число обязательных критериев входят площадь помещений, оснащенность техническим оборудованием, наличие парковочных мест, возможность удобно подъехать, разгрузиться и доставить необходимые для мероприятия устройства, оборудование, мебель. Поскольку проведение конференций в Москве зачастую включает помимо официальной части еще и неофициальную, то в чек-лист, используемый при аренде конференц-залов, включают еще и дополнительные требования к дополнительным услугам, системе охраны, микроклимату.
Требования варьируют в зависимости от формата мероприятий, их уровня и количества приглашаемых участников. Поэтому для организации пресс-конференции будут особенные требования в части технического оснащения – звук, интернет, для организации научно-практических конференций требования видоизменяются и появляются такие пункты, как видеопроекционное оборудование, кейтеринг или буфет и т. д.
Как грамотно организовать аренду
Понятно, что для проведения в Москве международной или российской конференции следует связаться с владельцем площадки или его представителем, осмотреть территорию и оценить ее в соответствии с подготовленным чек-листом, подписать договор об аренде, в котором предусмотреть делегирование части полномочий по организации мероприятия команде персонала самой площадки. В таком случае будет обеспечен, с одной стороны, резерв собственного потенциала, а с другой стороны, при правильно оформленном техническом задании специалисты, владеющие ситуацией, способны выполнить задачу на высоком качественном уровне.
Делегирование при аренде может касаться планировки залов, расстановки мебели, настройке аппаратуры и системы микроклимата, организации зон питания и зон для проведения съемки. Особенно важно грамотно реализовать техническую составляющую, в которую включают проверку аудио-, видео- и светового оборудования с возможностью трансляции мероприятия как на экраны в самом помещении, так и онлайн. В связи с этим важно убедиться в высокой устойчивости интернета.
Лофт «Якиманка» как объект аренды для организации конференций
В число факторов, привлекательных для арендаторов и организаторов конференций разного формата и масштабности, лофт The Great Hall Yakimanka отлично подходит по многим пунктам:
- удобное расположение в центре столицы;
- рядом станция метро «Полянка» и парковка;
- для выгрузки и погрузки оборудования предусмотрен лифт;
- зал имеет два уровня;
- оба помещения готовы вместить около 400 человек;
- есть санитарные комнаты и гардероб;
- есть кухня для организации питания и реализации услуг кейтеринга;
- есть второй уровень, который можно использовать как бар;
- все помещения оборудованы смарт-системой освещения, современным аудио- видео- и проекционным оборудованием;
- за комфортный микроклимат отвечает система вытяжки и кондиционирования воздуха.
В части безопасности может быть организована охрана всех подходов, а кроме того обязательно предусмотрены пожарные выходы.
Персонал лофта способен обеспечить решение организационных вопросов и предоставить необходимую помощь непосредственно во время проведения конференций в Москве.