Статья 1. Подготовка к семинару
Доброго времени суток уважаемые подписчики и гости моего канала!
Сегодня я хочу поделиться своим опытом в части проведения семинаров по улучшениям в компании по разным направлениям. Правильнее сказать, проведения эффективных семинаров, или даже эффективного проведения эффективных семинаров!) Итак, все по порядку...
Что такое Кайдзен Семинар (англ. Kaizen Event)? Начнем с того, что вспомним, что такое Кайдзен. А это - японская практика непрерывного улучшения процессов (ну или как кому нравится называйте). А раз непрерывное улучшение, то Кайдзен Семинар - это ряд событий (встреч), результатом которых является внедрение улучшений по одному из направлений компании, направленных на работу в долгосрочной перспективе
Кайдзен Семинар - это ряд событий (встреч), результатом которых является внедрение улучшений по одному из направлений компании, направленных на работу в долгосрочной перспективе
Займу немного вашего времени и напишу это же более простыми словами и на примере. То есть, в компании решили улучшить направление по обслуживанию оборудования. Согласно рекомендаций по проведению семинара, компания назначила команду и провела ряд встреч с заведомо известной структурой их. В результате команда выработала ряд действий по улучшению, часть действий внедрили сразу (рекомендуется внедрить все, но мы то знаем, это невозможно в 90-95% случаев). Самое главное, все внедренные действия необходимо проверить на эффективность и подтвердить что улучшения будут работать долго! Вот как-то так
Ну а теперь сам механизм, теория, стандарт по проведению семинара. В этой статье рассмотрим первый шаг - подготовка к семинару. Ну а чтобы вас заинтересовать и привлечь интерес ко всему циклу статей, вот список всех шагов, которые мы рассмотрим:
- Подготовка
- Команда и руководитель семинара
- День 1 Обучение
- День 2 Состояние "как есть"
- День 3 Состояние "как надо", Gap анализ и план действий
- День 4 Внедрение
- День 5 Внедрение и подведение итогов. Отчет
- Подтверждение эффективности
- Примеры внедренных Кайдзен семинаров
Подготовка к семинару начинается за несколько недель. Точнее за 4 недели. Ответственный за внедрение бережливого производства в компании, проводит еженедельное собрание по рассмотрению плана проведения семинаров. На рисунке 1 приведен пример такого плана.
На моей практике, я проводил подобное собрание в присутствии всех основных руководителей подразделений компании и генерального директора. Более того, иногда привлекались ключевые специалисты и операторы. Основная цель данного мероприятия - это внести в план новые семинары, рассмотреть те, которые будут скоро проводиться и самое главное - принять решение о старте подошедших по сроку семинаров. Для интереса и продолжения постоянного улучшения, мы с генеральным директором устанавливали план по подаче предложений по семинару. Никакой мотивацией это не подкреплялось (в премию не входило), но когда твой главный шеф этого хочет, то волей-неволей руководители подбрасывали идеи!)
Итак, собрание состоялось, решение о внедрении семинара принято! Начинаем подготовку к семинару. Кстати сказать, что как только исполнитель принял решение о подаче предложения по семинару, он заполняет лист заявки на семинар (рис. 2) и передает его ответственному за внедрение бережливого производства.
Этот лист является ключевым с данного момента и отслеживается до момента подтверждения эффективности внедрения действий семинара. Для наглядности процесса подготовки и отслеживания семинаров применяют доску Kaizen Event Board (Доска Кайдзен Семинаров), см. рис. 3
В лотки под названием Kaizen Funnel кладут заявки на семинар. Еженедельно сперва рассматриваются они и принимается решение о старте подготовки. Если решение положительное, то на доске в лотке "week -4" появляется лист кайдзена. И каждую неделю лист перемещается от -4 до 0. За это время надо подготовить семинар. "Week 0" означает, что на этой неделе проводится сам семинар.
Что значит за 4 недели подготовить семинар или подготовиться к семинару?
За это время нужно сделать следующее:
- Собрать команду, которую инициатор семинара внес в лист. Обсудить участие каждого члена этой команды. Вы же понимаете, что инициатор не зря внес в лист, так как без всех заинтересованных, семинар не провести и не принять соответствующие управленческие решения о внедрении улучшений! Определить команду и собрать команду, это на мой взгляд, практически 30% будущего улучшения!!! Поверьте на слово!
- Определить и согласовать с командой проблему над которой будете трудится на семинаре и цель семинара. Это очень важно, так как в спорных момента всегда важно возвращаться к этим двум условиям!
- Определить (и это важно) какие ключевые показатели влияют на процесс, который предстоит улучшать.
- Собрать данные по показателям за последний период работы процесса
- Поговорить с экспертами, если это возможно и необходимо
- Хоть это не сложно, но тем не менее очень важно, подготовить всю необходимую документацию (например: чертеж детали, вводимые изменения, статистику, стандарты и т.п.)
- Ну и на последок нужно позаботиться о комфорте участников семинара. Позаботьтесь о комнате переговоров, о проекторе, доске, бумаге для флип-чарта, канцтоварах, о связи со сторонними представителями и т.д. и т.п.
Ну вот вроде бы и все по подготовке. Нашли процесс, требующий улучшения, заявили о нем, включили в план проведения и подготовились к проведению семинара.
Друзья, на этом первый этап закончен, следующая статья о команде и руководителе семинара. Кого интересуют материалы, приведенные в этой статье, пишите в комментариях или на почту kylkodv1977@yandex.ru
Всем спасибо за внимание!