С целью обмена опытом, подведения итогов, обсуждения текущих проблем, актуальных вопросов в сфере науки, производства, общественных отношений проводятся конференции, конгрессы, симпозиумы, выставки, форумы.
Конференция — одно их популярных мероприятий. Участники собрания — представители сообщества, группы, объединенные общими интересами.
Заинтересованное лицо (руководитель предприятия, организации) может организовать конференцию самостоятельно, поручить одному из подчиненных, обратиться в специализированное агентство. Оно занимается организацией мероприятий на профессиональном уровне, обеспечивает соответствие изложенным требованиям с учетом целей запланированного собрания.
Конференции были известны еще до нашей эры. До недавнего времени участвовать в подобном собрании могли ученые, представители знати. Сегодня приобщиться к общению в рамках конференции на некоторые темы может любой желающий в качестве зрителя, докладчика. Для обсуждения сложных, запутанных вопросов организаторы мероприятия могут пригласить экспертов.
Подготовка к проведению конференции
Первые шаги на пути подготовки к конференции — определение темы, целевой аудитории. Длительность подготовительного периода может составлять от нескольких дней до нескольких месяцев. Все зависит от масштабности собрания, сложности проблемы, складывающихся обстоятельств. Научная конференция предполагает подготовку обширного научного материала, проведение исследований. Цель научной конференции — не только подведение итогов, обсуждение достигнутых результатов, но и попытка обозначить возникшие затруднения, возможные способы их решения.
Для профессионалов в области организации массовых мероприятий не существует мелочей. Многолетний опыт, отличное знание специфики подготовки, проведения конференций помогают им избегать ошибок. Они знают, что небольшое упущение может иметь большие, неприятные последствия. Недовольство, разочарование участников, мелкие бытовые неурядицы подрывают репутацию организатора собрания, сказываются на результативности.
Профессиональная организация конференции предусматривает несколько этапов. Один из них — составление детализированной программы.
Разработка программы конференции
В процессе разработки программы происходит детальное планирование распорядка каждого дня, уточнение состава участников, подбор докладчиков. Организаторы налаживают коммуникацию с каждым участником, определяют способы обмена информацией, уточняют контактные данные, сообщают об условиях участия.
Подготовка доклада для выступления сопряжена со значительными затратами времени. Стоит заранее побеспокоиться о выгодах, которые получат докладчики. Выгоды могут быть материальными, моральными поощрениями. Для некоммерческой конференции важное значение имеет информационная поддержка докладчиков. Она осуществляется в процессе подготовки доклада, во время выступления, некоторое время после завершения работы собрания.
В плане работы на каждый день обязательны следующие пункты
1. Общее расписание
Перечень заседаний с указанием времени начала, длительности каждого доклада, аудитории, места проведения;
2. Расписание для спикеров
Подготовка для каждого участника тезисов выступлений, вопросов для обсуждения в прениях, анкет, итоговых материалов;
3. Время на отдых
Время на завтрак, обед, ужин, отдых, общение, культурные мероприятия. При интенсивной работе в течение всего дня — короткие перерывы с кофе, прохладительными напитками, легкой закуской.
Разработка плана продвижения конференции
Одна из целей для организаторов конференции — ее продвижение. Это поле деятельности маркетолога. Он сообщает целевой аудитории сведения о предстоящем собрании. В случае масштабного мероприятия маркетолог обеспечивает освещение важных выступлений средствами массовой информации, привлекает опытного PR-менеджера. Задача этих специалистов — максимальный охват целевой аудитории, привлечение как можно большего числа заинтересованных людей.
Продвижение конференции осуществляют стандартными способами офлайн-маркетинга, широко используют возможности интернета. Инструменты интернет-маркетинга позволяют точнее определять целевую аудиторию с помощью настроек, снизить расходы на рекламу.
В некоторых случаях организаторы планируют проведение платного мероприятия. Участники заранее оплачивают билеты, подтверждая таким образом свои намерения. В процессе реализации билетов хорошо работает система скидок. В момент начала продаж скидка максимальная, с течением времени она уменьшается. Такой маркетинговый прием позволяет реализовать значительную часть билетов задолго до намеченной даты проведения конференции.
Техническая поддержка
Удобство, комфортные условия общения, передачу, представление информации обеспечивает использование технических средств, информационных технологий. Без них проведение мероприятия на высоком уровне, успех, результативность маловероятны.
Систему технического обеспечения составляют
1. Площадка
Площадка для размещения участников во время заседаний. Это может быть большая комната, зал, холл, открытое пространство. Выбор места проведения зависит от количества участников, темы собрания, целей организаторов. Все участники должны иметь возможность свободно передвигаться, смотреть, слушать, участвовать в обсуждении.
2. Проживание и питание
Проживание, питание особенно актуально, если мероприятие длится несколько дней. Организаторы конференции заблаговременно бронируют места для проживания участников в гостинице, отеле, тщательно продумывают систему питания. Заказывают отдельное помещение, договариваются об обслуживании, меню, напитках. Именные талоны помогают учесть предпочтения каждого участника, определить перечень блюд.
3. Техническое обслуживание
Техническое обеспечение собрания направлено на то, чтобы докладчики, участники, гости чувствовали себя комфортно, работали с максимальной эффективностью.
По функциональному назначению все оборудование разделено на несколько групп
1. Звуковое оборудование
Для работы со звуком используют микрофоны, микшеры, эквалайзеры, усилители, акустические системы, средства записи, воспроизведения звука. Каждая аудитория, помещение, зал имеет свои акустические особенности, поэтому перед началом работы собрания необходимо провести испытание, настройку аппаратуры.
2. Видеооборудование
Для демонстрации выступлений в режиме реального времени используют профессиональные видеокамеры, передающие изображение на вмонтированные плазменные панели, в студию для прямой трансляции. Видеокамеры обеспечивают запись с возможностью дальнейшей обработки снятого материала. Сами участники могут записывать отдельные интересные фрагменты на любительские камеры, телефоны.
Докладчики используют в ходе выступления иллюстрации: схемы, диаграммы, фото; для привлечения внимания зрителей к мелким деталям используют лазерную указку. Изображения проецируют на обычный экран с помощью мультимедийного проектора. Если лектору необходимо писать, рисовать на ходу, применяют интерактивную доску. Пишут стикером; есть возможность выбрать цвет фона, шрифта, линий.
3. Осветительное оборудование
Особых требований к освещению для конференции нет. Места для зрителей освещаются мягким рассеянным светом, не раздражающим глаза. Сцена, подставка для выступающего освещаются более ярко для привлечения внимания зрителей, для освещения текста докладчика. Все чаще лекторы не читают заготовленную речь по бумаге, а излагают свои мысли в свободной форме, пользуясь тезисами, электронными носителями информации. Если докладчики из разных стран, места участников оборудуют системой синхронного перевода.
4. Вспомогательное оборудование
К вспомогательному оборудованию принадлежат провода, кабели, удлинители, подставки, подпорки, средства для перемещения тяжелых вещей, запасные источники питания (аккумуляторы, генераторы), системы охлаждения, нагрева воздуха, приспособления для ежедневной уборки, элементы пожарной безопасности. Поскольку конференция — научное, а не развлекательное мероприятие, спецэффекты: лазерную иллюминацию, столбы пламени, фейерверки, клубы белого дыма не используют.
Каждому участнику собрания готовят раздаточный материал: буклет с программой конференции, расписанием на каждый день, именами докладчиков, темами, тезисами выступлений, информационные, рекламные материалы от спонсоров мероприятия, комплект для записей, оригинальный подарок на память. Это может быть книга, набор делового человека, сувенир. Обязательное требование: на нем должны быть нанесены реквизиты собрания: место проведения, дата, запоминающийся девиз.
Наша компания занимается организацией деловых встреч, развлекательных мероприятий. Предоставляем полный комплекс услуг: от составления программы собрания, расписаний на каждый день, бронирования мест проживания, подбора площадок, обслуживающего персонала до сопровождения конференции, оформления итоговых материалов. С нами сотрудничают ведущие, переводчики, экскурсоводы. Обеспечиваем максимальную техническую поддержку, возможность прямой трансляции. Для продвижения масштабного мероприятия создаем сайт, организуем продажу билетов.
Информационная поддержка после завершения конференции
После завершения конференции организаторы продолжают работу по ее продвижению. Они собирают, упорядочивают, издают материалы докладов, выступлений; это может быть сборник статей, серия публикаций в тематических журналах. Из фотографий создают альбом, презентацию, из отснятых видео фрагментов монтируют ролик, короткометражный фильм.
Привлечению внимания к тематике собрания поможет статья в прессе, упоминание о событии в теленовостях, интервью с активными участниками. Популярны отзывы о конференции гостей, экспертов, размещение материалов в интернете.
Работу над конференцией организаторы завершают анализом достигнутых результатов. Они выясняют, что удалось, что не получилось достигнуть, какие были трудности, что необходимо улучшить. Выводы используют при подготовке к следующему собранию.