Чтобы ответить на этот вопрос давайте сначала разберемся что такое исполнительная документация? Если начнете копаться в интернете, то получите сухой набор слов о том, что это текстовые и графические материалы, отображающие исполнение проектных решений.
От себя попробую немного развернуть более понятно для простого обывателя смысл исполнительной документации. Качественная исполнительная документация должная отвечать изучающему ее человеку на вопросы:
- кто является заказчиком;
- кто выполнил работы;
- кто осуществлял приемку работ;
- по какому проекту выполнялись работы;
- место выполнения работ (точные привязки);
- конкретные виды выполняемых работ;
- точные объемы выполненных работ;
- какие применены материалы;
- каким образом осуществлен контроль качества работ;
- отклонения от проектных значений.
Документируя ответы на вышеназванные вопросы, без проблем устанавливается факт выполнения работ, что означает наступление обязательств заказчика их оплате.
Согласно действующих нормативов, ведение исполнительной документации является обязанностью исполнителя (подрядчика). Многие исполнители считают исполнительную документацию, как дополнительную нагрузку к выполняемой работе, готовя вместо этого откровенные «шаблонные отписки».
Ни для кого не секрет, что получение оплат от заказчика за выполненные работы иногда становится очень затруднительным и превращается в целую баталию. Причиной этого бесправного положения исполнителя (подрядчика) как правило является отсутствие доказательной базы факта выполненных работ. То есть нет качественно оформленной исполнительной документации.
Причиной отсутствия качественной исполнительной документации в большинстве случаев является не желание организаций нести дополнительные расходы на содержание квалифицированного сотрудника.
Решение проблем здесь только одно, исполнителям (подрядчикам) необходимо своевременно и качественно вести исполнительную документацию. Для организации данной работы, необходимо подготовить квалифицированных сотрудников или привлечь необходимых работников со стороны. Это позволит иметь прозрачные отношения с заказчиком, а так же снимет неопределенности, связанные с прогнозированием финансовых поступлений.