При планировании работ удобно установить какой-то цикл планирования (ритмический паттерн). Например, в Agile распространены спринты — это двухнедельный цикл планирования, в ходе которого выполняются работы. По итогам цикла проводится оценка выполнения работ и планируется новый.
В личных проектах тоже можно установить цикл планирования: например, раз в неделю устанавливать контрольные точки по всем проектам, а в конце недели отслеживать их выполнение. После того, как цикл установлен, можно заняться совершенствованием планирования. Для этого будет необходимо собирать статистику по выполнению задач в ходе цикла. Благодаря сбору данных вы сможете сравнивать результат (качество и время) выполнения похожих задач, понимать, сколько именно у вас, а не абстрактного Васи Пупкина уходит на чтение учебника, написание постов и прочие работы. Вы сможете также выделить закономерности: например, когда вы читаете утром, то вы за 1 помидорку прочитываете 50 страниц текста, а вечером только 30 (или наоборот). Либо увидите, что выполнение одних задач вам дается быстрее, а на других вы постоянно «застреваете», потому что задачи не нравятся или вам не хватает мастерства для их решения.
Когда вы видите, сколько времени тратится на каждую из задач, вы можете предпринимать какие-то действия, чтобы улучшить результат: можете изменить технологию или дисциплину, выбрать другую роль. Например, вы раньше вели заметки при помощи ручки и бумажки, из-за чего вам сложнее писать посты, собрать заметки воедино и вывести новое знание. Тогда вы меняете ручку с бумажкой на печатние текста в Notion, Obsidian или планшет со стилусом, который распознает ваш почерк и направляет распознанный текст в ваш Evernote. Также вы можете на основе собранной статистики точнее оценивать задачу в помидорках: корректировать оценку «на лету» из опыта, или даже изучить дисциплину статистики и строить примерные оценки времени на основе распределения времени на задачи.
Обратите внимание, что единицей отслеживания является задача, а не исполнитель. Важна статистика по выполнению задачи, исполнители могут меняться. Отслеживайте количество времени, которое задача провела в статусе «Открыто», «В процессе», «закончено» и других: так вы можете увидеть, какие задачи в каких статусах у вас чаще всего зависают. Кроме того, в коллективных проектах вы сможете обсуждать проблемы с временем выполнения задачи, а не исполнителя Васю Пупкина, который ее сделал не так — и быстрее договоритесь с Васей о том, что ему нужно поменять в следующем цикле.
Когда вы придете в рабочий проект, скорее всего там уже будет известно, какую именно статистику собирать. В личных проектах можно оценивать следующую статистику по задачам:
- Запланированное время выполнения задач (в помидорках и/или часах) и реальное время выполнения задач. Как часто вы промахиваетесь с оценкой времени на выполнение задачи? На сколько помидорок или часов вы промахиваетесь? Также время можно оценивать не только в помидорках или часах, но и в деньгах (условно «заработанных» и условно «потраченных»). Об этом можно подробнее прочитать в посте «Экономика времени»[1].
- Количество отвлечений при выполнении задачи. Сколько раз вы отвлеклись на разговоры с окружающими, сообщения в мессенджерах или листание соцсетей?
- Выбранные роли и практики (дисциплина + технологии). Помогли ли выбранные технологии и способы решения задачи вам решить ее быстрее? Смогли ли вы научиться чему-то новому или сократить время на решение рутинной задачи?
- Проблемы, с которыми столкнулись при решении задачи. Например, вы недостаточно мелко декомпозировали задачи или на вашем рабочем месте было шумно.
- Чувства в ходе выполнения. Есть ли задачи, решение которых приносит радость? Тогда можно подумать над тем, как увеличить количество таких задач в вашей жизни. Есть ли задачи, которые вам не нравятся? В таком случае стоит подумать над их автоматизацией или делегированием.
Для сбора статистики можно использовать тот же экзокортекс, который вы используете для планирования работ:
- Focus To-Do с встроенным модулем статистики,
- таблица Google Sheets / Excel с задачами и настроенной оценкой выполнения задач,
- приложения или таблица Google Sheets/ Excel для отслеживания эмоций.
Можно настроить мониторинг статистики по выполнению задач: отчеты и дашборды по каждому циклу планирования / cadence. Это позволит вам вовремя отследить «зависшие» задачи в проектах и принять решение о том, как с ними справиться, а также оценить, устраивает ли вас выбранный ритм работы, или его стоит поменять. Например, Focus To-Do каждый день в 22:00 выдает отчет по выполненным задачам в течение дня, а каждое воскресенье в 22:00 — отчет по выполненным задачам в течение недели.
#познавательное