Доброго времени суток, это АСАПно
У вас уже дёргается глаз? Уверены, что это нормальная реакция на ненормальную коммуникацию. Ведь речь — особенно письменная — отражает наше отношение к тем, к кому она обращена, и нередко это отношение может задеть или даже вызвать гнев. Давайте ещё раз пробежимся по основным правилам деловой переписки, а в конце соберем хит-парад выражений, которые хочется запретить.
Уважаем время адресата
Писать человеку «ASAP», «Горит», «Как можно скорее» — это значит повергать его в пучину стресса. Даже если случилось так, что задача очень срочная и требует немедленного внимания, лучше написать об этом в более спокойном тоне, например, чётко обозначить дедлайн: «Написать пост для Дзена к 06.03.2022». Самое лучшее — это вынести сроки в тему письма, а в теле уже подробно расписать задачу. И извиниться за срочность.
Уважаем границы адресата
Здесь всё просто: не оцениваем человека, не домысливаем за него и не принимаем за него решения. Например, менеджер пишет дизайнеру, что «вёрстка баннера займет у него всего пять минут», и «задача интересная даже для такого гения дизайна». В этих выражения плохо абсолютно всё, потому что нельзя решать за другого человека, сколько времени у него может уйти на выполнение задачи и насколько эта задача ему интересна, а слово «гений» в этом контексте звучит как издевательство. Не делайте так.
Уважаем труд адресата
Наш совет: проверяйте и снова проверяйте, всё ли понятно в вашем сообщении. Если вы приложили документы, то необходимо подробно расписать, какие и зачем. Если вас попросили ответить на вопросы, то перечитайте их: вдруг пропустили какой-то. Небрежность раздражает.
Но стоит отличать внимательность и микроменеджмент: мы сейчас говорим о том, чтобы грамотно были переданы смыслы, не стоит задерживаться на одном письме часами, потому что вы не уверены в одной запятой.
Уважаем себя
Писать коллегам с уважением — это не значит источать вежливость в каждом слове. Иногда излишнее дружелюбие может вызвать обратный эффект — отторжение. И это не про то, чтобы нянчиться с каждым. Или наоборот, хранить неприступную холодность. Это про то, чтобы относиться к другим также, как вы хотите, чтобы относились к вам.
Например, не стоит пересылать общую переписку, не спросив согласия всех её участников. Ведь вам бы такое не понравилось, правда?
Ну а теперь долгожданная вторая часть: пишите в комментариях слова и выражения, которые вас страшно бесят. Давайте оставим их все под этим постом и больше не будем использовать в деловой переписке!