Среди клиентов есть распространенное заблуждение: если я отдал тендер на аутсорс компании или специалисту, то в этот процесс я больше не погружаюсь, и от меня ничего не требуется. Тем самым они перекладывают зону ответственности на других людей.
Распределение зон ответственности при тендерном сопровождении – тема актуальная для всех сторон взаимодействия. Должен ли клиент быть вовлечен в процесс? Однозначно – да. В статье рассмотрели перечни зон ответственности для клиентов и для тендерных специалистов – кто и за что должен отвечать.
Распределение зон ответственности при тендерном сопровождении – что это значит?
На всех своих занятиях мы всегда говорим, что отдать участие в тендерах на аутсорс и никак в этом не участвовать, не получится.
Тем, кто занимается тендерным сопровождением, рекомендуем своим клиентам об этом говорить. Ведь все, что касается денег, требует внимания собственника бизнеса/руководителя/предпринимателя. Он в любом случае должен принимать те или иные решения, выполнять определенные действия в упряжке с тендерным специалистом.
Если полностью отдать это направление на аутсорс и не погружаться в детали, есть риск получить на выходе не то, что планировалось, либо вообще ничего не получить. Понятно, что вовлечение клиента не будет 100%-ным, потому что основные функции выполняет компания или отдельный сотрудник, но остаться в стороне клиент не должен.
Зоны ответственности клиента
Сразу обозначим, что все моменты, связанные с ответственностью и клиента, и тендерного специалиста должны быть закреплены документально. Все будет зависеть от того, что это за тендерное сопровождение: либо это разовые услуги, либо комплексное сопровождение. Заключение договора – важнейший этап при сотрудничестве клиентов с аутсорсинговыми компаниями и тендерными специалистами. Устно проговорить обязанности – недостаточно, все условия необходимо прописывать в договоре.
Рассмотрим зоны, в которые должен быть вовлечен клиент при комплексном тендерном сопровождении.
- Если компания никогда не участвовала в тендерах и однажды решила это реализовать, то начинать нужно с оформления электронной подписи (ЭП). С 1 января 2022 года предприниматели и руководители юрлиц получили право приобретать ЭП в ФНС. Но делегировать процесс получения электронной подписи нельзя, потому что руководитель или ИП должен в первый раз прийти за подписью сам в отделение налоговой службы.
- Предоставление необходимых документов и информации тендерному специалисту для подготовки заявок и дальнейшего участия в торгах. Без предоставления этих исходных данных тендерный специалист ничего сделать не сможет. В договоре может быть прописан пункт о неразглашении информации в рамках оказания услуг, поэтому клиент не будет волноваться об этом моменте.
- Предоставление доступа к необходимым ресурсам для оказания услуг. Если клиент уже зарегистрирован в ЕИС, то он должен предоставить доступ к системе специалисту. Точно также предоставляется доступ к электронным торговым площадкам (ЭТП), передается сертификат электронной подписи. Если у клиента нет желания передавать свою ЭП специалисту, то стороны организуют удаленный доступ к компьютеру клиента через специализированные сервисы.
- Гарантия полноты и достоверности той информации, которую клиент передает. Конечно, специалист может какие-то данные перепроверить, указать на несоответствия, но лезть в учредительные документы, сверять информацию по выполненным контрактам, были ли они реально выполнены, он не будет. Клиент ручается за информацию, которую он предоставляет, потому что она будет использоваться при участии в торгах. Если заявка будет отклонена по причине недостоверных сведений, то ответственность ложится не на специалиста, а на клиента.
- Планирование и постановка задач. Клиент должен четко понимать, для чего ему нужны тендерные продажи, в каком объеме, сколько денежных средств он готов на это выделять, как часто участвовать и т.д. Тендерный специалист может подготовить и 50, и 100 заявок. Вопрос в том, готов ли клиент к таким объемам и хватит ли у него оборота.
... Друзья, на этом статья не заканчивается. Переходите на наш сайт онлайн-школы для поставщиков "Азбука Тендеров" и читайте до конца.
В продолжении рассмотрим все зоны ответственности клиента, перейдем к зонам ответственности тендерного специалиста, расскажем, как научиться правильно оформлять договорные взаимоотношения сторон.
Подписывайтесь на Тендерный клуб в Телеграм