Каждый из вас хранит дома всевозможные документы: паспорта, свидетельства, гарантии и тд.
Часто они хранятся в хаотичном порядке, и, порой, очень сложно быстро найти нужный документ. Тут начинается паника, а вдруг он утерян. Мы начинаем нервничать, пытаться вспомнить, где видели его в последний раз.
Как избежать вышеописанной ситуации?
Верно! Организацией документов дома. Это могут быть документы домашнего офиса или просто семьи.
Процесс этот довольно длительный, монотонный, требующий большой концентрации. Нужно просмотреть каждый листочек и принять решение, нужен он или нет.
Я поделюсь планом действий, который облегчит процесс, а результат вас очень порадует.
ШАГ 1.
Для начала спланируйте время и день, когда вы будете готовы разобраться с документами. Можно попытаться сделать все за один раз, а можно разделить на несколько подходов. Пожалуй, остановимся на втором варианте. Первый отличается только тем, что вы делаете все за один раз. Поэтому продолжайте читать дальше :)
Соберите все-все-все документы, которые есть у вас в квартире. Уведомления, счета, гарантии, свидетельства и тд.
И разделите их на категории. Не делайте их слишком много, выделите 5-7 общих категорий.
Можно выделять категории по видам документов, а можно по членам семьи. Или обьединить оба подхода. В отдельной категории произвести еще и деление по каждому члену семьи.
Здесь вы можете передохнуть. Главное, не возвращайте все документы в коробку или на полку кучей. Распределите категории в отдельные файлы.
ШАГ 2.
Постепенно двигаемся от каждой категории к следующей. Можете разбирать по 1 категории в день. Но сильно не растягивайте, если чувствуете силы сегодня, сделайте столько, сколько можете.
Какие могут быть категории:
- Паспорта и свидетельства
- Документы об образовании
- Различные договора
- Медицинские документы
- Гарантии и страховки
- Выписки
- Памятные документы и тд.
Перебирайте документы из каждой категории по-очереди. Оставляйте только актуально и важное. Проверяйте даты и состояние. Для наиболее важных документов можно сделать ксерокопии и выделить их в отдельную категорию.
Гарантии плодятся у нас очень быстро. А мы имеем привычку просто их складировать. Важно перебирать их хотя бы раз в год. Обращайте внимание на срок гарантии.
ШАГ 3.
После того, как вы избавились от ненужных документов, посмотрите, сколько категорий у вас осталось и как бы вы хотели их хранить.
Это может быть коробка с разделителями.
Или папки скоросшиватели. Такой вариант подходит для хранения на книжной полке. Важно маркировать их, чтобы точно знать, где что вы храните.
Различные органайзеры также помогут упорядочить хранение документов.
А также подставки для папок. Сейчас их делают из различных материалов. Вы с легкостью подберете подходящий цвет.
И наконец папки-конверты с разделителями. На мой взгляд - самый подходящий вариант, для небольших систем хранения. Я пользуюсь именно таким вариантом.
ШАГ 4.
Как хранить мы разобрались. А сколько хранить те или иные документы?
ШАГ 5.
Запланируйте себе ревизию, хотя бы раз в год, своих документов. Чтобы держать в порядке и иметь возможность удобно пользоваться.