Сегодня мы расскажем вам о том, как создавать сводные таблицы в Excel.
Что такое сводные таблицы (pivot table в английской версии)? Это очень удобный инструмент, который помогает за минимальное время преобразовать тысячи строк в понятный отчёт.
Сводные таблицы часто используют для отчётов финансовой деятельности в компаниях, которые продают несколько продуктов или услуг. Например, благодаря использованию таблиц, можно увидеть долю выручки по отдельным товарам, филиалам или городам сбыта продукции.
Преимущество сводной таблицы — простота создания. Для того чтобы создать упрощённую отчётность, нам достаточно пары кликов мышкой.
Как создать сводную таблицу? Давайте рассмотрим с примерами.
Допустим, вы – поставщик бакалейной продукции, овощей и фруктов для крупных компаний. И ваша сводная таблица по всем показателям выглядит так:
Если бы не было возможности создать сводную таблицу, то это заняло бы несколько часов работы.
Давайте узнаем, как сделать это в несколько кликов.
Шаг 1. Важно проверить, чтобы ваша таблица быть плоской — без объединённых ячеек. И у каждого столбца должен быть заголовок.
Шаг 2. Выделяем всю таблицу и идём на вкладку «Вставка», выбираем «Сводная таблица» и нажимаем «Ок» (менять в настройках ничего не нужно).
Если вы пока не знаете, каким образом хотите сформировать таблицу, вам поможет кнопка «Рекомендуемые сводные таблицы», которая предложит вам разные варианты формирования отчётности. Но раз у нас есть понимание, какие показатели нам нужны, давайте создадим таблицу самостоятельно.
Шаг 3. В правой стороне документа у вас появляется меню «Поля сводной таблицы». Именно там мы продолжаем свою работу. В первой части отметьте галочками те показатели (названия колонок), которые хотите видеть в сводной таблице: Товар, Регион продажи и Продажи. Они отразятся в областях ниже.
Шаг 4. Для корректной визуализации показателей, вы можете перетаскивать их между областями.
Фильтр – это область, по которой нужно создать фильтр для исследования данных документа. Так мы можем смотреть продажи по городам, регионам или товарам.
Столбцы – показатели с качественными признаками. Можно сделать колонки по годам или регионам.
Строки – названия показателей, которые будут располагаться по горизонтали. Если в этой области будет более одного показателя, то таблица будет многоуровневой.
Значения – использование различных формул для получения количественного результата. Чаще всего используют формулу суммы для понимания результатов продаж по категориям.
В нашем примере, мы сделаем фильтр по регионам и посмотрим, как продавался каждый товар. В последнюю ячейку мы отправляем продажи, чтобы суммировались суммы, поступающие от разных поставщиков.
Шаг 5.
Как итог – мы получаем сводную таблицу с необходимыми нам данными. Сверху мы можем выбрать определенный город и посмотреть на то, как в нём идут продажи.
А что, если вам нужно сделать отчёт, в котором будут отражены продажи отдельных товаров разным поставщикам? В таком случае, нам нужно поставить галочку у дополнительного показателя – Поставщика. И расставить показатели внутри полей так, чтобы таблица была нам понятна.
И вот как теперь будет выглядеть наша таблица:
При помощи фильтра мы выбираем определённый товар и смотрим, в каких регионах и каким поставщикам было продано на наибольшую сумму.
Используя сводные таблицы в своей повседневной работе, вы сэкономите время на создание отчётов самостоятельно.