Подотчетные суммы — это деньги, которые компания выделяет сотрудникам для исполнения каких-либо поручений. Вполне вероятна ситуация, когда, например, денежные средства потрачены не все, а остаток почему-то бухгалтерии не вернулся. В таком случае при проверке инспектора ФНС могут признать суммы, о которых идет речь, личным доходом работника. В связи с этим возникнут вопросы – почему не удержан НДФЛ, не начислены страховые взносы, а затем организации будут начислены пени и выставлены штрафы за нарушение налогового законодательства. Как лучше действовать бухгалтеру, оказавшись в такой ситуации?
Первый и самый маловероятный путь решения данной проблемы – сотрудник вносит в кассу недостающую сумму. Разумеется, вряд ли такое может произойти, поэтому предлагаем следующие варианты.
Подотчет есть возможность удержать из зарплаты работника. Для этого необходимо сначала получить согласие сотрудника, а затем издать приказ об удержании сумм в течение 1 месяца с момента окончания срока, установленного ранее для возврата денежных средств. Здесь стоит отметить, что предельный размер такого удержания из заработной платы не может превышать 20%. При этом при процедуре удержания у организации не возникает доходов и расходов в целях налогообложения на прибыль или УСН, также на эти суммы не начисляется НДФЛ и страховые взносы. Однако, если период пользования средствами довольно велик или была оформлена отсрочка платежа, задолженность может быть расценена как беспроцентный заем. В данном случае сотруднику может быть начислен НДФЛ в размере 35% с материальной выгоды на экономии на процентах.
Если между организацией и работником возникают разногласия или пропущен месячный срок для вынесения распоряжения руководителя об удержании – взыскать задолженность можно, обратившись в суд.
Ещё один способ решения данного вопроса – прощение долга. Правильный подход к его оформлению сформулирован в ст. 415 Гражданского кодекса РФ. Этот способ является самым невыгодным для работодателя, так как в данном случае прощение долга повлечет за собой возникновение дохода, который облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Разобраться с этими и другими вопросами поможет система Консультант Плюс. Кроме законодательства с учетом последних внесенных изменений и судебной практики, в ней можно найти пошаговые инструкции по практическим вопросам, разъясняющие письма органов власти, конструктор договоров и многое другое. Для круглосуточного доступа к максимально расширенной базе рекомендуем подключить Консультант Плюс коммерческая версия.