Добрый день, дорогие читатели!
Сегодня я хочу рассказать, как я навела порядок в документах раз и навсегда. Главное после наведения порядка класть все документы сразу на свое место.
Бумажные документы – это такая категория вещей, которые хранятся длительный срок, и, если за ними не следить, легко теряются и быстро растут в объеме занимая все свободные ящики.
Первым делом нужно рассортировать все бумаги на категории.
1. Документы-корочки (дипломы, аттестаты, свидетельства и пр.)
Их хранить нужно вечно, а нужны они бывают очень редко, поэтому лучше сложить их все в одном месте отдельно от остальных документов.
Я храню такие документы всех членов семьи в 1 папке. Исключением из этой категории являются наши с мужем паспорта и свидетельство о рождении сына, а также полиса ОМС, которые для компактности и удобства пользования мы поменяли на пластиковые. Эти документы используются часто и практически всегда лежат в сумке.
2. Документы бумажные, обычно формата А4
Такие документы я храню в папках с файлами.
На каждого члена семьи приходится по 2 папки: в одной хранятся все документы, а в другой – медицинские заключения. Кстати в папку с мед.заключениями в отдельный файл удобно складывать все чеки за обследования, чтобы потом по прошествии календарного года оформить налоговый вычет и получить обратно 13% от затраченной суммы.
Отдельно папки с документами на квартиру, из целых три. В первой - основные документы, договора и акты, во второй – платежки, в третьей – все, что связано с ремонтом.
Бумаги во всех этих папках пересматриваются 1-2 раза в год с целью поиска неактуальных.
Еще есть сентиментальная папка с моими грамотами времен школы и института. Люблю их иногда пересмотреть. После первых соревнований сына (он занимается тхеквондо) тоже завели папку ему для дипломов.
3. Паспорта на технику и мебель
Довольно объемная категория. Все это хранится в сумке, раз в год-два я пересматриваю все ее содержимое, чтобы выкинуть документы на технику, которой уже нет.
4. Неактуальные документы
Из кипы неактуальных документов вытаскиваются все скрепки и отбираются чистые с одной стороны листы. Мы их складываем в принтер. Они используются для бытовых нужд: что-то быстро записать или распечатать для домашнего использования.
На этой бумаге рисует ребенок, на таких листах я ему распечатывала раскраски, когда он был маленький. Кстати делала я это не из-за экономии, а потому что сыну так больше нравилось. Покупные раскраски лежали у нас практически нетронутыми, сын выбирал в интернете картинку, которую хочет разукрасить, а я ее распечатывала. Причем иногда он просил распечатать одну и ту же по 10 раз.
А как у Вас организовано хранение документов?
#хранение документов #документы #организация пространства