Уполномоченные сотрудники вправе подписывать документы от имени компании сертификатами электронных подписей, выданных им как физлицам. То есть эти ЭП сотрудники могут использовать и в личных, и в рабочих целях.
Наделить должностное лицо правом подписывать документы должен руководитель компании или ИП в машиночитаемой доверенности.
Пока еще действует переходный период, но он закончится к концу 2022 года, поэтому компании уже сейчас дорабатывают свою учетную политику и вносят изменения во внутреннюю модель работы.
МЧД – что это такое?
В 2022 году начали действовать изменения, внесенные в 63-ФЗ от 06.04.2011 года. Эти изменения говорят о применении физическими лицами сертификатов электронных подписей, на которых указываются их личные данные. Подписывает документы руководитель организации или ответственный сотрудник. Полномочия сотрудника подтверждаются машиночитаемой доверенностью, которую выдает руководитель. Таким образом, сотрудник подписывает документы, не нарушая нормы законодательства, а сами документы остаются юридически значимыми.
Электронная доверенность, которую руководитель организации выдает сотруднику, наделяя его правом подписания документов, называется машиночитаемой доверенностью (сокращенно – МЧД).
Уполномоченным лицом могут назначить бухгалтера, делопроизводителя или менеджера тендерного отдела – это человек, который регулярно работает с документацией и подписывает формы от лица организации.
МЧД не требует нотариального заверения. Руководитель подписывает доверенность своей квалифицированной электронной подписью, и этого вполне достаточно.
Каким требованиям должна соответствовать МЧД?
Требования к МЧД установлены Минцифры РФ в Приказе № 857 от 18.08.2021 года. Она должна быть создана в электронном виде и запакована в XML-файл. В этом же Приказе приводится структура машиночитаемой доверенности – какую информацию указывать в документе:
- номер и наименование;
- данные о доверителе для физлица или ИП;
- информация о доверителе для российского и иностранного юридического лица;
- сведения о представителе;
- дата исполнения и время действия;
- список разрешенных действий с идентификаторами по классификатору;
- идентифицирующие сведения об информационной системе для проверки данных о досрочном прекращении действия;
- возможность передоверия;
- усиленная квалифицированная электронная подпись;
- формулировка о возможности передоверия;
- наименование системы, в которую будет загружаться доверенность (не обязательно).
... Друзья, на этом статья не заканчивается. Переходите на наш сайт онлайн-школы для поставщиков "Азбука тендеров" и читайте до конца.
В продолжении узнаете, как руководителям и сотрудникам работать с ЭП по новым правилам в 2022 году, а также ответим на самые распространенные вопросы по МЧД.