Различные виды бланков документов актуальны для одновременного выполнения нескольких задач.
- Сокращают время на оформление документации. Заготовка уже содержит информацию постоянного характера, что упрощает и ускоряет набор данных.
- Исключают вероятность ошибки в реквизитах. Достаточно скрупулезно проверить заполненные поля один раз во время подготовки шаблона.
- Облегчают восприятие написанного текста. Четкая структура и привычное расположение сведений ускоряют процесс обработки необходимых данных.
- Печать фирменных бланков повышает престиж компании в глазах клиентов и партнеров, особенно если листы оформляются типографским способом.
Каждая ведущая документооборот организация может иметь несколько шаблонов для подготовки приказов, писем, распоряжений. Их изготавливают различными способами:
- с использованием штемпеля;
- с применением заготовки в электронном виде, созданной собственными силами на компьютере:
Варианты фирменных бланков, отпечатанных на профессиональном оборудовании в типографии, выглядят солидней и лучше защищены от подделки, что положительно сказывается на репутации компании.
Какие бывают бланки
Классификация по типу сведений
Внешний вид и назначение бланка обусловлен типом сведений. В зависимости от передаваемой информации заготовки можно разделить на несколько категорий:
- общая — применяются для донесения любых данных внутри компании (кроме официальных писем и унифицированной документации);
- шапка письма — имеет стандартные принципы оформления и применяется исключительно для служебных писем;
- шаблоны для подготовки конкретных документов, включающие реквизиты соответственно учредительной документации компании.
Классификация по расположению данных
Виды бланков, применяемых организациями, могут отличаться по расположению постоянных сведений.
- Угловые. Основные данные предприятия и эмблема наносятся в левом верхнем углу. Такое расположение часто применяется для писем, т. к. позволяет набрать информацию об адресате в правой стороне, симметрично реквизитам отправителя.
- Продольные. Постоянные сведения печатаются по центру страницы вдоль верхнего поля, что удобно при наборе внутренних распоряжений, приказов и актов, не требующих указания получателя.
Классификация по составителю документа
Еще одна классификация показывает, какие существуют виды бланков в зависимости от составителя:
- организация — в качестве отправителя выступает предприятие, фонд и пр.;
- структурное подразделение — применяются в крупных компаниях с большим управленческим аппаратом и требуют указания наименования отдела после названия организации;
- должностное лицо — используются руководителями компаний и подразделений, наделенными правом подписи.
Рассмотренные классификации применяются для официального документооборота по общепринятым правилам, но каждая компания вправе разработать дополнительные индивидуальные образцы, не вписывающиеся в рамки ГОСТа. Руководитель может решить, что необходимы собственные шаблоны для нестандартных ситуаций (сертификаты, справочная информация, рекламные листы). Для разработки оригинального варианта бланка в таком случае можно обратиться к специалистам типографии.
На этапе создания шаблона для любого документа в организации необходимо учесть все три рассмотренные классификации, подобрав оптимальное сочетание элементов структуры (отправитель, расположение шапки и предназначение заготовки).
Персональные шаблоны не имеют строгих рамок оформления. Официальные бумаги формируются по определенным правилам, которые диктует государственный стандарт.
Требования к оформлению бланков
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает набор требований к перечню реквизитов официальных документов, стандартное оформление которых необходимо для реализации следующих целей:
- унифицированный формат основных видов оформления бланков обеспечивает документу юридическую силу;
- соблюдение канонов составления документации облегчает процесс ее подготовки и дальнейшей работы с информацией.
Официальные виды бланков, их характеристики и правила оформления — все это предусмотрено государственным стандартом, основные положения которого заключаются в перечислении реквизитов, необходимых для заполнения и однозначно идентифицирующих вид документа и его составителя.
Изготовление шаблона по ГОСТу подразумевает использование светлого листа бумаги формата А4, на который в обязательном порядке наносятся следующие сведения.
- Наименование организации-составителя. Независимо от того, какие бывают бланки, их шапка должна однозначно определять автора бумаги, поэтому в данном поле необходимо указать полное и краткое наименование компании, статус отправителя (должность сотрудника, название филиала и вышестоящей организации). Состав реквизитов зависит от структуры учреждения и типа документа.
- Различные виды бланков организации должны содержать поля для даты и регистрационного номера.
- Место издания официальной бумаги (в бланках для писем указывается адрес, телефон и другие контактные данные).
- Шаблоны для конкретных документов включают в себя наименование их видов (распоряжение, акт).
Особое внимание следует обратить на бланк письма, который помимо перечисленных данных должен содержать:
- отметки для заполнения даты и регистрационного номера входящей корреспонденции;
- дополнительные сведения — код по ОКПО, ОГРН, идентификационный номер (ИНН) и КПП (указываются при рассылке документов-писем в различные организации).
Отдельного упоминания заслуживает применение символики, которая обычно присутствует на всей официальной документации. Это может быть:
- Государственный герб (для органов власти и управления, которые имеют право на использование данного изображения, установленное законом);
- эмблема ведомства (утверждается указами Президента РФ);
- фирменный знак.
Независимо от типа бланков документов символика наносится в верхней части страницы.
При разработке персональных неофициальных шаблонов необязательно строго придерживаться определенных правил оформления. Так, некоторые типы произвольных документов могут исполняться на цветной бумаге с использованием различных шрифтов, а их структура может сильно отличаться от требований ГОСТа.
Рассмотренные основные виды бланков и требования к их оформлению относятся к официальной документации, которая ведется в каждой компании. Как же создать все необходимые шаблоны для упрощения процедуры документооборота?
- Можно задействовать своих сотрудников, которые сделают заготовки в электронном виде для дальнейшего использования внутри организации. Но для официальной внешней переписки, проведения семинаров и рекламных акций, подготовки справочных материалов для партнеров такой вариант выглядит непрезентабельно.
- Различные виды бланков можно заказать в типографии, которая обеспечит идеальное качество печати и выполнит все требования к ним. Листы, оформленные профессионалами, выглядят солидней распечатанных на обычном принтере, что положительно сказывается на имидже компании.
Типография «Контекст Полиграфия» изготовит любые варианты бланков не только по ГОСТу, но и напечатает шаблоны по готовым формам клиента или разработает индивидуальные заготовки, соответствующие фирменному стилю компании. Заказчику достаточно только предоставить следующую информацию:
- логотип в векторном формате;
- наименование организации;
- реквизиты, которые необходимо указать на заготовке;
- образцы фирменного оформления (готовые шаблоны, применяемые шрифты).
Если у предприятия еще не сформирован фирменный стиль, то типография предоставляет услуги дизайнеров, которые в сотрудничестве с заказчиком:
- разработают логотип;
- подберут подходящие к случаю шрифты;
- найдут оптимальное расположение данных на странице.
Разнообразные типы бланков документов можно распечатать несколькими способами: офсетным, цифровым или трафаретным. Цвет и качество бумаги может выбрать сам клиент или дизайнеры типографии (согласно виду, предназначению и применяемому оформлению документа) после согласования с заказчиком.
Узнать больше полезной информации из мира полиграфии Вы сможете, подписавшись на наш канал или на нашем сайте kontext.ru
#типография москва
#печать бланков
#полиграфия