С 1 июля 2021 года ИП и руководители компаний могут бесплатно получить в налоговой квалифицированную электронную подпись — КЭП. За саму подпись платить не нужно, но придется покупать токен и лицензированную программу по работе с КЭП, если у вас их не было. Разобрались, как получить КЭП, сколько это будет стоить и как пользоваться подписью.
Для чего нужна электронная подпись
Квалифицированную электронную подпись используют, чтобы удаленно обмениваться документами с контрагентами и государственными органами.
С помощью КЭП можно:
- сдавать отчетность в налоговую;
- отправлять документы государственным органам — через портал госуслуг, сайт Росреестра и другие площадки;
- участвовать в госзакупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ на всех электронных торговых площадках;
- взаимодействовать с ЕГАИС;
- обмениваться документами с контрагентами.
Документ, подписанный КЭП, имеет такую же юридическую силу, как если бы человек подписал его от руки на бумаге.
Как работает КЭП
Технически КЭП — это файл с уникальным цифровым кодом, который прикрепляют к документу и приравнивают его к подписи на бумаге. КЭП позволяет определить владельца подписи и подтверждает, что документ не меняли перед отправкой.
Электронную подпись, которую получают в налоговой, записывают на специальную флешку — токен. На флешку также записывают сертификат — он содержит информацию об электронной подписи и ее владельце.
Схематично процесс подписания можно представить так:
Кто и где может получить КЭП
До 1 июля 2021 года ИП и руководители компаний получали КЭП для себя и сотрудников в коммерческих удостоверяющих центрах. Чаще всего это было платно. С 1 июля электронную подпись для ИП и руководителей компаний начала бесплатно выдавать налоговая.
Сейчас получить подпись в налоговой могут все ИП и руководители компаний, кроме руководителей компаний из списка исключений. К исключениям относятся банки, операторы платежных систем и некредитные организации, такие как инвестиционные фонды и ломбарды. Они получают КЭП в удостоверяющем центре ЦБ РФ.
Также выпустить КЭП в налоговой не смогут сотрудники ИП и компаний, которые действуют по доверенности. Они по-прежнему должны получать подпись в аккредитованных коммерческих удостоверяющих центрах.
В чем особенность КЭП от налоговой
КЭП, которую налоговая начала выдавать с 1 июля 2021 года, универсальна и подходит для любых электронных документов. Например, если раньше для участия в госзакупках нужна была отдельная подпись, то теперь КЭП от налоговой подойдет для всего.
Еще одна особенность КЭП от налоговой — она записывается только на токен. Чтобы подписывать документы, нужно вставлять токен в компьютер с установленной программой «КриптоПро CSP» или другой подобной программой. Подписывать электронные документы на другом устройстве, где нет этой программы, не получится.
До конца 2021 года в коммерческих удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию, можно получить облачную КЭП. Для ее использования токен и компьютер не нужны: чтобы подписать электронные документы, понадобится только смартфон с доступом к интернету. Например, клиенты Тинькофф Бизнеса могут успеть выпустить такую облачную КЭП в 2021 году и пользоваться ей еще год.
Во сколько обойдется подпись, если получать ее в налоговой
Саму КЭП налоговая выпускает бесплатно. Но для ее использования понадобится купить токен и лицензию на программу «КриптоПро CSP». Лицензию нужно покупать на каждое устройство, где планируете подписывать документы. Например, если ИП хочет пользоваться электронной подписью на рабочем и домашнем компьютере, то придется покупать две лицензии.
Если у предпринимателя или компании уже есть токен или действующая лицензия, заменять их не понадобится.
Лицензия на КриптоПро CSP для одного рабочего места на год — 1350 ₽, а без ограничения срока действия — 2700 ₽. Токен в среднем стоит 1000 ₽.
Как получить КЭП в налоговой и начать пользоваться ей
Чтобы получить КЭП в налоговой, нужно:
1. Купить токен в интернет-магазинах или обратиться к компании-оператору электронного документооборота. Главное, чтобы оператор был сертифицирован ФСТЭК или ФСБ России.
2. Подать заявление в налоговой по предварительной записи или в личном кабинете ИП или компании на сайте ФНС.
3. Собрать документы и получить КЭП.
Если подаете заявление на бумаге в налоговой, нужно взять с собой паспорт, СНИЛС и токен. Сертификат электронной подписи запишут на токен сразу в день подачи заявления.
Если подаете заявление удаленно, за самим сертификатом КЭП все равно придется идти в налоговую. С собой обязательно нужно взять паспорт, СНИЛС и токен, на который сразу запишут сертификат, если с документами все будет в порядке.
4. Установить программу «КриптоПро CSP». Ее нужно скачать и установить на компьютер, на котором вы будете подписывать документы. Первые 90 дней можно пользоваться бесплатной демоверсией, а потом придется покупать лицензию.
Подробнее каждый шаг разбираем в «Бизнес-секретах».