При переходе на прямые договоры с РСО инициатор ОСС лично, минуя УО, доставляет подлинник протокола ОСС в ГЖИ, а его копию предоставляет в УО. Из этого следует, что скан-образ протокола ОСС для размещения в ГИС ЖКХ УО может делать и с копии протокола, представленного ей инициатором ОСС. Здесь УО подстерегает опасность разместить скан-образ протокола ОСС в ГИС ЖКХ с копии, которая не соответствует подлиннику, доставленному инициатором в ГЖИ. Необходимо написать заявление в ГЖИ с просьбой сравнить копию с подлинником, поскольку имеются сомнения в их идентичности. Если копия с подлинником совпадают, но УО обнаружила, что протокол оформлен и укомплектован с нарушением действующего законодательства, она обязана уведомить об этом инициатора и ГЖИ. УО заявляет им письменно о том, что не может считать сданные инициатором документы протоколом ОСС, поскольку они не соответствуют законным требованиям к их оформлению и не будет их размещать в ГИС ЖКХ в качестве протокола ОСС как официального документа. УО необходимо подготовить Инструкцию (Положение, Правила) по приему от инициатора ОСС комплекта протокола. К этой работе нужно отнестись очень серьезно и начать с подробного описания процесса сдачи инициатором комплекта протокола. Приносит инициатор ОСС в УО некий пакет документов, который он назвал протоколом ОСС и просит его принять. Секретарь в канцелярии не вправе оценивать представленные документы, он только принимает от инициатора ОСС заявление о приеме этих документов, ставит на заявлении входящий регистрационный номер, берет эти документы и все. Образец данного заявления не нужен, пусть инициатор сам пишет, что захочет.
Чтобы передать и принять документы по ОСС необходимо составить и подписать акт приема-передачи. Предоставить в УО вместе с заявлением акт приема-передачи документов по ОСС в двух экземплярах обязан инициатор ОСС. Подписание сторонами именно этого акта будет свидетельствовать о приеме УО комплекта протокола ОСС. Без акта приема-передачи заявление и комплект протокола ОСС не принимаются. Далее комплект протокола ОСС передается в юридический отдел УО для полной проверки на соответствие действующему законодательству. После этого юридический отдел дает письменное заключение на имя директора УО о проведенной проверке. Дальнейшие действия зависят от того, кто в соответствии с принятой Инструкцией подписывает акт приема-передачи и кто подписывает ответ инициатору в случае возврата комплекта протокола для устранения обнаруженных нарушений. В этом ответе просто указываются ошибки в оформлении официального документа без каких-либо правовых оценок. Если инициатор ОСС в дальнейшем обращается с жалобой или иском, то УО вправе привлечь инициатора к уголовной ответственности за принуждение к совершению преступления. Во исполнение Приказа Минстроя # 912 ГЖИ обязана следить за соблюдением УО обязательных требований ЖК и Приказа Минстроя # 44 в отношении подготовки, проведения, оформления комплекта протокола ОСС и его размещения в ГИС ЖКХ в определенном законодательством виде. Из этого следует, что УО должна перед размещением комплекта протокола ОСС в ГИС ЖКХ проверить представленный инициатором комплект протокола ОСС на его соответствие действующим НПА и имеет право отказать в приеме комплекта протокола ОСС на основании неправильного оформления официального документа и при обнаружении признаков недостоверности и подложности. При этом любой, чьи обязанности и права затрагивают решения ОСС, имеет право обратиться в ГЖИ с требованием наказания УО, разместившей в ГИС ЖКХ криминальный комплект протокола ОСС. После наложения штрафа ГЖИ обязана выдать предписание УО об удалении из ГИС ЖКХ данного комплекта протокола ОСС и вернуть УО его подлинник.
На самом деле законодатель задумывал совсем другую схему прохождения данных официальных документов. Подготовленный в соответствии с действующим законодательством и правилами оформления, комплект протокола ОСС передается инициатором ОСС напрямую в ГЖИ, минуя УО. На ГЖИ возлагалась обязанность по полной проверке представленного комплекта протокола ОСС, его возврата инициатору при обнаружении нарушений. Только ГЖИ имела право официально опубликовывать комплект протокола ОСС, как официальный документ, размещая его в ГИС ЖКХ. После этого опубликованный официальный документ вступал в силу. При этом распечатать копии комплекта протокола ОСС из ГИС ЖКХ имели возможность УО, собственники помещений в МКД и третьи лица, чьи права и обязанности затрагивались в решениях данного ОСС. Поскольку проверку и опубликование осуществлял госорган (ГЖИ), то в дальнейшем не требовалось получать от ГЖИ заверенные копии, достаточно было официально опубликованного комплекта протокола ОСС в ГИС ЖКХ. По окончании трехлетнего срока хранения подлинника комплекта протокола ОСС в ГЖИ он должен передаваться в действующую УО для дальнейшего хранения в составе документации на МКД. Сейчас УО или собственники помещений в МКД могут написать заявление в ГЖИ с требованием вернуть им подлинник комплекта протокола ОСС по истечении трехлетнего срока хранения в ГЖИ. Писать нужно заранее, за 3-4 месяца, чтобы не уничтожили, нашли и отложили в сторону. Представляете какой объем работы должна была выполнять ГЖИ и какую ответственность нести. Поэтому данный законопроект стараниями заинтересованных лиц был успешно отклонен и ГЖИ осталась сторонним наблюдателем с функцией временного хранителя подлинников. При этом так завуалировали неизменный по отношению к любым официальным документам регламент их прохождения, что даже не каждый опытный юрист сможет разобраться в хитросплетениях казалось бы простых слов, фраз и предложений в НПА, относящихся к данному вопросу. Каркас любого регламента прохождения официального документа должен состоять из следующих обязательных действий:
1. Создание официального документа в соответствии с действующим законодательством и установленными правилами его оформления;
2. Подписание созданного официального документа надлежащими лицами;
3. Полная проверка созданного и подписанного официального документа на соответствие действующим НПА;
4. Официальное опубликование (введение в официальный документооборот) официального документа (желательно госорганом);
5. Сдача на хранение подлинника официального документа.
Поэтому, рассматривая документы по ОСС с точки зрения их официальности, можно решить очень много проблем как без привлечения судебной системы, так и посредством грамотного направления судебного разбирательства в нужное "официальное" русло.