Кажется, что нет ничего сложного в проведении вебинара. Но у нас есть весомый контраргумент - опыт службы поддержки Pruffme. Ежедневно им прилетают десятки сообщений с проблемами спикеров - то камера не включается, то презентация не грузится, то звук барахлит.
Мы собрали все возможные ситуации, когда что-то может пойти не так и посоветовали, что делать, чтобы их предотвратить.
Вышли в эфир, но вас не видно и не слышно участникам
Это одна из самых популярных проблем, с которой обращаются в поддержку наши пользователи.
Вика Ракитянская, менеджер по работе с ключевыми клиентами:
Звонит нам спикер и говорит, вебинар начался, но меня никто не видит и не слышит. Мы начали проверять все параметры и, как обычно, начали с интернет-соединения. Оказалось, что спикер выходит с дачного интернета. Естественно, интернет у него оказалась слабым и просто не вытягивал прямую трансляцию. Этого можно было избежать, заранее протестировав связь и настроив ее.
Татьяна Иванова, менеджер службы поддержки:
Обращается к нам спикер, которого пригласили выступить на конференции. Выступает он первый раз на нашей платформе. Он переживает, так как видео не включается. Оказалось, он просто не разрешил доступ к камере в браузере. Протестировав платформу перед мероприятием, этой ситуации легко можно было избежать.
Совет.
Обязательно перед вебинаром протестируйте камеру и микрофон с того устройства, с которого вы будете выступать. Рекомендуем это сделать дважды: за день до выступления, и за пару часов до него. Парадоксальное наблюдение - большинство проблем возникают именно при повторном тестировании.
Более подробно о том, как проверить оборудование и интернет, рассказали в видео-инструкции
Если все-таки вебинар начался, а у вас не работает звук и видео, не паникуйте - извинитесь перед слушателями в чате, возьмите небольшой перерыв и попробуйте сменить браузер, устройство или интернет (выходили с wi-fi, переключитесь на мобильный). Но лучшее решение в такой ситуации - обратиться в службу поддержки платформы.
Не удалось включить презентацию или другие материалы
Много обращений поступает к нам и с просьбой спикеров помочь с загрузкой презентации.
Эллина Гупайло, контент-менеджер:
Возникла проблема с презентацией у преподавателя на уроке. Урок уже начался, а презентация никак не может прогрузиться. Оказалось, что в презентации больше 300 слайдов, слишком много весит и поэтому не загружается. Что можно было сделать? Разделить презентацию на три части по 100 слайдов и перед уроком загрузить их по отдельности в комнату.
Совет.
Загружайте все материалы, которые нужны на вебинаре, заранее. Это необходимо для того, чтобы файлы успели загрузиться, и чтобы проверить корректность их отображения. Убедитесь, что их форматы соответствуют разрешаемым на площадке. Если ваш формат не подходит, воспользуйтесь онлайн-конвертером для перевода word в pdf, pdf в png или др. Чтобы найти онлайн-конвертер, вбейте в поисковике нужный, например “перевести пдф в пнг”, и откройте первую или вторую ссылку.
Участники заходят за полчаса до мероприятия в вебинарную комнату и не понимают, туда ли они зашли или нет
Участники, перешедшие по ссылке на пять минут раньше начала мероприятия, попали в пустую вебинарную комнату. Они в растерянности, не понимают, туда ли зашли, те ли действия совершили. Большинство из них начинают писать модераторам или спикеру и нервничать. Чтобы не наводить панику среди участников, позаботьтесь о приветственном видео или тексте.
Совет.
Оформите заставку для онлайн-мероприятия, чтобы люди понимали, что в вебинарной комнате что-то происходит и скоро вы подключитесь. В качестве заставки может быть картинка о вебинаре с музыкальным сопровождением и с отсчетом времени, видео-презентация вашего продукта/курса или просто актуальные мемы.
Также Вы можете зайти за 10-15 минут до вебинара в комнату, всех поприветствовать и сообщить, что мероприятия скоро начнется. Участникам будет приятно такое внимание (это расположит их к вам), а также они будут понимать, что всё сделали верно и находятся в нужной комнате.
Появились долгие паузы - спикеры растерялись и не знают, что делать дальше
Вика Ракитянская, менеджер по работе с ключевыми клиентами
Обязательно нужно продумывать сценарий вебинара. Бывают ситуации, когда один спикер выходит в эфир и не может переключить презентацию, а другой не может показать свой экран. Это всё из-за того, что заранее не оговорили, какие права будут у каждого выступающего.
Также необходимо подумать о том, нужен ли будет модератор или нет. Справиться ли спикер с вопросами сам или ему нужна будет помощь.
Совет.
Не поленитесь подготовить план (сценарий) вебинара, даже если это ваш десятый вебинар. Так вы будете чувствовать себя уверенно, сможете вернуться к теме в случае лирического отступления, и вам будет легче взаимодействовать с другими спикерами.
Встретьтесь со спикерами (если вас несколько) за 2-3 часа до вебинара: распределите роли, если это еще не сделано, проговорите все организационные моменты и обозначьте, в какой последовательности вы будете выступать.
Кстати, этот сценарий будет очень полезен, если вы решите написать статью на тему вебинара.
Изображение нечеткое, видео рябит
Александр Цидзеневский, менеджер службы поддержки:
Был как-то случай, что у одного из спикеров ужасно рябила камера. С оборудованием всё было в порядке (камера была профессиональная), с интернетом тоже. После нескольких попыток найти источник проблемы, мы обнаружили, что дело в свете. Если его выключить, рябь пропадала.
Совет.
Позаботьтесь о том, чтобы фон, освещение и ваш внешний вид были приятны глазу слушателя и не отвлекали от темы мероприятия.
Фон. Убедитесь, что в кадре нет ничего лишнего - помещение убрано, никто не маячит сзади. В идеале фон должен быть однотонным и в корпоративном стиле. Для этого можно приобрести специальные фоны, они продаются во многих магазинах для фотографов.
Освещение. Важно, чтобы было хорошее освещение, иначе картинка будет некачественной. Для этого необязательно приобретать профессиональное оборудование, можно воспользоваться настольной лампой или так направить камеру, чтобы было хорошее естественное освещение.
Внешний вид. Здесь, как и в фоне, ключевое правило - однотонность, потому что камера лучше воспринимает монохромные цвета. Особенно избегайте мелкую клетку или полоску - есть шанс создать рябь.
Случилось то, что не должно случится.
Всегда имейте план Б. Есть такой закон подлости, который активизируется в самые важные моменты. Поэтому подумайте о том, что может пойти не так, и подготовьте обходные пути.
Например, может внезапно выключиться компьютер, у вас на этот случай должен лежать рядом с собой планшет или телефон, чтобы можно было подключиться через них. Или заболел прямо перед самым эфиром второй спикер, вам следует воспользоваться заранее подготовленным запасным планом, где его участие не предусмотрено (не включено). Или вот еще из классического - не запустилось видео, аудио, презентация, вы должны знать, как поступить, чтобы не образовалось длинной паузы.
Но не увлекайтесь. Ситуаций, когда что-то может пойти не так, может быть тысячи, подумайте об основных, а в остальных случаях импровизируйте. Будьте искренни и открыты и попробуйте отнестись с юмором к проблеме, тогда ваши участники оценят вашу способность выходить из сложных ситуаций и еще больше потянутся к вам :)
P.S. Еще больше ответов на вопросы про подготовку к вебинару можно найти здесь
